Tööajaarvestussüsteemi üks eesmärk on muuta töötprotsessid kõigile võimalikult lihtsaks ja sujuvaks, aga sama oluline on töötajate kaasamine ja rahulolu. Kas tööajaarvestus võib lisaks töötundide lugemisele ja graafiku loomisele mõjutada ka näiteks seda, kuidas inimesed omavahel suhtlevad?

Suhtlus on hea töökeskkonna alus

Tänapäeval on suur osa suhtlusest kolinud ümber nutiseadmetesse ning sõprade ja kolleegidega peetakse vestlused maha helistades või erinevate äppide vahendusel. Silmast silma suhtluse vähenemisel on oma osa teinud viiruse ohust tingitud piirangud, mis peegelduvad ka tänases töökultuuris. Ometi on hea ja tõhus suhtlus nii kolleegide kui juhtkonnaga vajalik selleks, et töö kulgeks sujuvalt ja tulemuslikult ning töötajad tunneksid end hästi.

Suur hulk inimesi on püsinud pikalt kodukontoris või harjunud sellega, et tervise huvides tuleb tööpostil hoida distantsi. Üks viis, kuidas tuua oma kollektiiv uuesti kokku on tööajaarvestussüsteem. 

Süsteemiga võib tööpäeva peale organiseerida ühiseid puhkepause, mille ajal võib juua kohvi ja kolleegidega rahulikult jutustada. Näiteks on Soomes ja Rootsis ettevõtetes juurdunud tugev kohvinurga kultuur, millel on märgatav positiivne mõju. See tähendab, et kogu kollektiiv peab puhkepause samal ajal, et töötajad saaksid koos omavahel jutustada ja päid tuulutada. Kolleegiga ei pea rääkima ainult tööst, vaid ka teistel teemadel. Nii õpib kollektiiv üksteist paremini tundma, mitte ei veeda iga päev kaheksa tundi ainult töömõtete ja võõraste inimeste keskel. Ühiseid puhkepause võiks korraldada läbi tööajaarvestussüsteemi ka Eestis.

Vaba päeva võtmiseks ei pea minema ülemuse jutule

Tavaliselt on päeva vabaks küsimine aeganõudev protsess: töötaja kirjutab avalduse, saadab või viib selle ülemusele ja ülemus hakkab omakorda vaatama, kas leiab kellegi asendama. Mugavam variant oleks aga kasutada tööajaarvestussüsteemi, milles pääsevad kõik töötajad töökorraldusega seotud infole ligi, saavad selle kaudu omavahel suhelda ja leppida kokku kõik vajalikud töögraafiku muudatused ja asendused. 

Sellisel süsteemil on kaks kasutegurit: töötajatel tuleb omavahel klapitamiseks rohkem suhelda ja ülemused ei pea hakkama lahendama probleeme või kedagi vabal päeval tööle sundima, sest töötajad on juba omavahel kõik paika pannud.

Iseteenindus tööpostil

Tänapäeval teenindavad inimesed ennast mitmes valdkonnas ise: kaupa tellitakse e-poodidest ja äppidest, spaad ja lennud broneeritakse nutitelefonist, arsti vastuvõtule registreerimiseks ei pea kuskile helistama ning toidupoodides eelistatakse iseteeninduskassasid. Tänapäeval tõstab iseteenindus tasapisi pead ka töökorralduses, sest inimesed eelistavad ajada oma asju ise ning endale sobival ajal.

Paljudes ettevõtetes luuakse töögraafik Excelis, prinditakse välja ja riputatakse seinale. Töötajad teevad sellest telefoniga pilti või märgivad tööpäevad endale kalendrisse. Muudatused märgitakse pliiatsiga seinal rippuvale graafikule või saadetakse grupivestluse kaudu laiali. Nii võib aga osa infost kaduma minna, ununeda või segadust tekitada. 

Kogu töökorraldusega seotud protsess võiks kolida äppi, kus graafik ja muudatused on töötajatele alati nähtavad. Äpis saab inimene teavitada haigestumisest, paluda vaba päeva või esitada puhkusesoovi. Nii jõuab kogu oluline info otsustajani läbi ühe kanali, mitte nii, et üks avaldus antakse üle ukse, teine jõuab meili teel ja kolmas sotsiaalmeedia kaudu. 

Üks või mitu erinevat äppi?

Tänapäeval on iga asja tarbeks eraldi äpp: ainuüksi sõnumite saatmiseks on keskmisel inimesel nutiseadmes vähemalt 2-3 erinevat kanalit. Tööajaarvestus võiks teha koostööd ka teiste rakendustega ja koondada kokku mitu funktsiooni. Nii saaks töötajad ühest kohast info palgaarvestuse, erinevate teavituste ja graafiku kohta ning suhelda samas rakenduses kolleegide või ülemustega. 

Samuti võiks rakendusse tuua kõik tööks vajalikud koolitused ja täiendõppe. Koolitusi võiks jälgida nutiseadmest või arvutist, anda koolitajatele tagasisidet või vastata erinevatele küsimustele. Eriti kasulik oleks selline lahendus äsja alustanud töötajatele, kes võiksid rakendusest leida kõik tööülesannete täitmiseks vajaliku info, kontaktid ja sisseelamisprogrammi. 

Kasuta andmeid nutikalt

Tööaja planeerimisel tuleb arvestada erinevate hooajaliste teguritega nagu külmetuste või puhkuste perioodid, aga toitlustusasutustes või spordiklubides on oluline jälgida ka klientide harjumusi ja eelistusi. Näiteks, kui on teada, et restorani läheduses toimub mõni festival või kontsert, on tõenäoline, et tol õhtul on koormus suurem ja tööl võiks olla rohkem inimesi. Sellist infot võiks süsteemi talletada ja analüüsida. 

Enamasti lähtutakse tööaja planeerimisel aga kogemusest, mis ei pruugi olla piisav. Näiteks, kui spordiklubi teab, et teatud päevadel on alati kliente palju, aga ei selgita küsitluste või uuringu käigus välja, miks see nii on, ei saa olla 100 protsenti kindel, et see alati nii jääb. Töögraafikuid peaks koostama andmepõhiselt, et vältida ebameeldivaid üllatusi, ülekoormust ja töötajate pahameelt.

Tööajaarvestussüsteem peab oskama kohaneda

Restoranid, spordiklubid ja tehased töötavad erinevalt ega saa kõik kasutada ühesugust lahendust. Tööajaarvestussüsteem peab olema selline, et seda saaks kasutada erineva töökorraldusega ettevõtted, mis tähendab, et konfiguratsioone ja funktsioone peab olema palju. 

Arvestada tuleb ka töötajate soovidega, sest kõik ei pruugi olla nutiseadmetest vaimustuses. Mõni töö nõuab varustust, kaitsekindaid või prille, millega ei ole nutitelefonis lihtsalt mugav toimetada. Sellepärast on oluline, et tööandja leiaks lahenduse, mis arvestaks kõigi vajadustega ja muudaks töötajate elu lihtsamaks, mitte keerulisemaks. 

CompuAccess tööaajaarvestussüsteemi kohta leiad rohkem infot siit.