Ektaco blogi

Piits või präänik: kas tööajaarvestuse süsteemist lõikab kasu töötaja või tööandja?

CompuAccess töötajate terminalFoto: Ektaco

Tööajaarvestus on aluseks sellele, et kogu palgaarvestus, graafikute haldamine ja töötegemine toimuks ettevõtetes nagu kellavärk. Milline on tänapäeva moodsaim tööaja arvestuse tarkvara ja kas see töötab pigem töötaja või tööandja kasuks?

Millega tegu?

Hea tööaajaarvestus täidab mitut olulist eesmärki – planeerimine, graafikute loomine, tööaja registreerimine ja palgaarvestuseks alusandmete ettevalmistamine ning asjakohased andmed iga töötaja kohta. Ettevõtetele, kus palga arvestamise aluseks on töötundide lugemine või tööprotsessis osalemise registreerimine, on automatiseeritud tööajaarvestuse süsteem vältimatu abivahend, milleta tuleb raamatupidajal või töötajatel endal kogu arvestus ise ära teha.

Nii mõneski ettevõttes on oluline, et töötaja oleks kindlal kellaajal kohal ja selleks, et ettevõtte tegevus toimiks sujuvalt ning kuskile ei tekiks takistavaid lünki, tasub tööprotsessil silma peal hoida. Tarkvara aitab jälgida erinevate ülesannete või töölõikude pikkust või mahtu, et ettevõte saaks oma tegevust paremini planeerida, leida üles võimalikud kitsaskohad ja neid optimeerida. Kui rakendusest selgub, et mõni ülesanne võtab kauem aega, ei ole see ilmtingimata märk sellest, et töötaja on laisk, vaid et tööjõudu on juurde vaja. Selliste mustrite leidmine on oluline nii töötajale kui tööandjale, et töö saaks tehtud ja keegi ei peaks liiga suure koormuse all rügama. 

Mis kasu on süsteemist töötajale?

Esimene võit töötaja jaoks on see, et töötundide lugemine toimub tarkvara abil automaatselt ja sellel saab jooksvalt silma peal hoida nii tööandja kui töötaja. Nii ei teki palgapäeval üllatusi, vaidlusi ega tagantjärele arveldamist ja kõik on töötaja jaoks võimalikult läbipaistev. Süsteem on liidestatud teiste kasutusel olevate programmidega ja töötunnid saab kuu lõpus palgaprogrammi üle kanda ja neid ei pea keegi eraldi arvutama hakkama.

Teine võit on graafiku koostamine ehk tööaja organiseerimine – rakendusse saab sisestada kõik asendamised, haiguspäevad, puhkused ja muud muudatused ja selleks ei pea hakkama esitama eraldi avaldusi või tööandjale helistama. Süsteem arvestab automaatselt sisse ka Eestis kehtivaid riigipühad. 

Näiteks, kui ettevõttel on linna peale viis toitlustuskohta ja kindel arv töötajaid, tuleb graafik koostada nii, et töö käiks kõigis viies kohas sujuvalt ja tõrgeteta. Kui mõni töötaja haigestub, toimuvad kõik muudatused rakenduses ja tööandja ei pea hakkama töötajaid ükshaaval läbi helistama, vaid saab vajalikud muudatused teha otse tarkvaras.Töötaja saab oma graafikut jälgida mobiiltelefoni äpist ning sealt esitada ka vaba päeva soove jms. tööandja jutule minemata. 

Kuidas see töötab?

Tööaajaarvestuse kasutusele võtmiseks tuleb tööandjal süsteemi sisestada töötajate andmed ja töötajatel tuleb oma nutiseadmesse alla laadida tööaja arvestuse äpp. Kui tegemist on näiteks toitlustusettevõttega, tuleb töötajal tööle jõudes lihtsalt end äpis kohale märkida ja mingit lugerit või muud riistvaratöötaja registreerimiseks kohapeal tarvis ei lähe. 

Kui aga juhtub, et töötajal ei ole nutiseadet, võib tööandja paigaldada ka ukse juurde kiibilugeja, kus saab töötaja siis nööbi või kaardiga end tööle piiksutada. Sellisel kujul tööle registreerimine sobib hästi näiteks ehitusfirmadele, kus on lisaks töötundide mõõtmisele oluline jälgida, et ehitusobjektil ei liiguks kõrvalisi isikuid. Lisaks saab turvalisuse suurendamiseks paigalda objektile sellised väravad, mis avanevad kaardiga ja kust mahub korraga läbi ainult üks inimene.

Covid-19 piirangute vältel saab tarkvara ja väravaid kasutada ka selleks, et jälgida külastajate arvu näiteks muuseumis või spordiklubis, et teha kindlaks, et see ei ületaks lubatud piiri. 

Suur vend jälgib?

CompuAccessi eesmärk ei ole iga hilinemise, viivituse või muu viperuse üle arvepidamine ega töötaja pidev survestamine. Eksimine on inimlik ja pigem on tarkvara mõeldudki selleks, et võimalikud ootamatused leiaksid lahenduse kiirelt ja läbipaistvalt. Võib-olla lahkub mõni töötaja iga päev 10 minutit enne tööaja lõppu, sest viimane buss või tramm läheb just sel ajal? Sellepärast on oluline, et tööandja ja töötajad saaksid omavahel sujuvalt suheldud ja info liiguks võimalikult kiiresti.

Ektaco tööajaarvestuse süsteemis CompuAccess on tööandja ja töötaja võrdsel pulgal – mõlemal on ligipääs ja ülevaade tehtud tööst, palgaarvestusest ja graafikutest. Süsteem hoiab kogu ettevõtte omavahel kontaktis ja võimaldab nii tööandjal kui töötajal keskenduda oma tööle. 

Ektaco tööajaarvestuse tarkvara CompuAccess kohta leida rohkem infot siit

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.