“Halloo, kus sa oled?”

“Hei-hei, kodus ikka, milles asi?”

“Sa pidid täna restorani lahti tegema, kus oled?”

“K****, kas täna on neljapäev? Mul läks täitsa meelest…”

Umbes sellise vestluse on varem või hiljem oma karjääri jooksul maha pidanud ilmselt enamik nendest, kelle tööks on olnud kohviku-restorani eestvedamine.

Tagajärjeks on takistused töös, teenindamata kliendid ja saamata jääv tulu.

Tööaja planeerimine nii, et tulemus oleks efektiivne, töötajate soovidega arvestatud, vajalikud muudatused alati graafikusse kantud ja need ka kõigi töötajateni jõuaks ning meeles püsiks, pole tingimata lihtne ülesanne. Või vähemalt siis, kui seda tehakse köögiseinale riputatud paberile trükitud tabelis pastakaga järge ajades. Selline aga tihtipeale restoranide töögraafik praegu just välja näebki. 

Sageli kasutavad restoranide töötajad omavahel info jagamiseks Messengeri või muu sotsiaalmeediakanali gruppe, aga need teated kipuvad muu jutu sisse ära kaduma.

Lahenduseks töögraafikute tarkvara kasutuselevõtt

Töögraafikute tegemisel aitab optimaalse lahenduse ja efektiivse ajakasutuse sisse seada asjaajamise digikujule üleviimine. Jalgratast siin leiutada pole mõtet, ise Google Drive’i failide riputamine ei pruugi anda soovitud tulemust. Kasutada võiks pigem spetsiaalset töögraafikute tarkvara, mille abil saavad kõik protsessis osalejad reaalajas asjal silma peal hoida, muudatustest teavitusi, soovi korral meeldetuletusi jms.

HoReCa-sektoris, kus tööpäevade arvestus on küllaltki dünaamiline, on töötajatel eriti oluline jooksvalt teada, kui palju nad on tööl olnud, sest nad tahavad silma peal hoida summal, mida neil palgapäeval oodata on. Vana kooli paberi ja pliiatsi meetodil peetud graafiku tõttu võib kuu lõpus aga pahatihti tekkida vaidlus, kes ikkagi millal tööl oli ja kas paari nädala eest tehtud ületundide eest sai makstud õige summa või mitte. 

Eestis on kogenuim restoranidele tarkvara pakkuja Ektaco, kes muuhulgas pakub ka väga head digitaalset tööaja planeerijat. Nende pakutavas tarkvaras käib graafikute koostamine veebis ja seda saab reaalajas töötajatele kuvada. Töötajatel on olemas iseteenindus, kus nad saavad märkida, millal vaba päeva soovivad ja vajadusel näiteks kolleegiga tööpäevi vahetada. Kasutada saab selleks kõigeks nii arvutit kui mobiiliäppi.

Töögraafikute tarkvara ja kassaaparaat üheskoos

Eestis ainsana on Ektaco abil võimalik ühendada digitaalne töögraafikute planeerimine ja kassasüsteem. Mõlemad kujutavad endast tegelikult eelkõige tarkvaralahendust.

Pabertabeli puhul käib planeerimine eelkõige sisetunde põhjal, kuigi tegelikult saaks olla märksa täpsem ja efektiivsem. Selleks on aga vaja täpseid andmeid selle kohta, milline on restorani töövoog. Võib-olla mõnel päeval näiteks polegi baarmeni vaja tööl hoida, kui kokteile ei tellita ja karastusjookide serveerimise ja kohvi valmistamisega saavad hakkama ka kelnerid-ettekandjad. Digitaalse graafiku ja kassasüsteemi kokkupanemine võimaldab tööd korraldada vastavalt reaalaja vajadusele.

Juhataja näeb kassat ja graafikut kokku sidudes ka distantsilt, kui palju on ühel või teisel hetkel tööl inimesi ja milline on samas klientide hulk. Vajadusel võib siis vahest töötajate arvu vähendada ja mõne neist koju saata. Näha on ka muuseas, kelle tööl hoidmine sel päeval on kõige kulukam.

Tööajaarvestusega integreeritud kassatarkvara on igatpidi ka mugavam. Esiteks tuleb töötajate kasutajaprofiili luua vaid ühel korral. Samuti saab probleemidele lahenduse ühest kohast ning ära jääb mitme teenusepakkujaga omavaheline vastutuse veeretamine.

Nii et aeg oleks restoranidel ka tööaja planeerimises jõuda 21. sajandi efektiivsuse tasemeni, eriti nüüd, mil läbimõeldud kokkuhoid on muutumas möödapääsmatuks.