Nutika ettevõtja blogi

AI, pilved ja klienditeenindus: need on 2023. aasta olulisemad märksõnad raamatupidamises ja ärihalduses

Raamatupidaja on aina enam ühtaegu projektijuht ja esineja, klienditeenindaja kui ka õpetaja.Foto: Shutterstock

Millised trendid kerkivad raamatupidamises uuel aastal esile ja millised muutused jätkavad vaikselt levimist? Raamatupidamise ja ärihalduse teenuseid pakkuv Xolo toob välja mõned olulisemad märksõnad, mis tänavust aastat sektoris iseloomustada võiksid.

Automatiseeritud lahendused ja AI

Tehisintellekt on moesõna, ja küllap põhjusega. Praegusel ajal ei mõisteta selle all ju isemõtlevaid roboteid, vaid lahendusi, kus mingid protsessid on masinõppe abil automatiseeritud.

Väga lihtne ja juba praegu raamatupidamises käigus olev automatiseeritud lahendus on, et süsteem saab arve saabudes automaatselt aru, kuhu see tuleb kanda, ning oskab sealt leida kõik vajalikud andmed. Vähemalt Eestis on see üsna tavaline, kuid sagedasti toimib see rakendusliidese (API) ehk omavahel seotud või standardiseeritud lahenduste abil – selle vahelüli abil saab kindlaks määrata, et näiteks ühes tarkvaras mingisse lahtrisse pandud number peab teises jõudma just sinna lahtrisse.

Mure tekib juhul, kui arve saabub võõrast süsteemist: sel juhul ei saa lahendus enam aru, kust mingi number tuleb võtta. Siis peab masinõppe abil süsteemi treenima, et see arvetelt vajalikud andmed juba ilma API-ta leiaks.

Selliseid lihtsaid asju juba edukalt ka tehakse ning uued võimalused aina avanevad. Seeläbi tekib näiteks ärihalduse ja raamatupidamisega tegelevates firmades töötavatel spetsialistidel võimalus keskenduda rutiinsete tegevuste, nagu andmete sisestamise ja võrdlemise asemel loovale tööle – vaadata numbrite taha, aidata arendajatel luua uusi lahendusi ning nõustada kliente. See on aga juba puhas lisaväärtus.

Pilvelahendused saavad küpsemaks ja levivad laiemalt

Eesti on tuntud kui IT-lahenduste kasutamise osas edumeelne riik ning võib öelda, et oleme ka pilvelahenduste kasutamise osas esirinnas, seda ka raamatupidamise valdkonnas. Ja põhjusega – need annavad kasutajatele rohkem paindlikkust oma tegevuste korraldamisel, võimaldades lihtsamat kaugtööd ning paremaid võimalusi andmetele ligipääsu andmiseks erinevatele osapooltele, aga ka turvalisuse tagamiseks.

Niisamuti võimaldavad need vähendada ja hajutada kulutusi nii riist- kui tarkvarale ning muuta tööjõu tegutsemise efektiivsemaks ehk vähendada ka tööjõukulusid. Raamatupidamise ja ärihalduse teenuste kasutajatele annavad pilvelahendused aga võimaluse saada igal ajahetkel ülevaate firmas toimuvast.

Võib öelda, et pilvelahendused on Eestis ja maailmas juba väga levinud, kuid ruumi veel on. Andmeturvalisuse ja sidelahenduste arenedes saavad neid lahendusi kasutusele võtta aina enamad raamatupidajad ning firmad. Täiendava tõuke selleks andis koroonapandeemia ning kaugtöö laiem levik. Kokkuvõtvalt võib öelda, et küsimus pole, kas või miks pilvelahendusi kasutada, vaid millal seda tegema hakata.

Hea klienditeeninduse ja teenusekasutajate koolitamise tähtsus kasvab

Uued tehnoloogiad tähendavad, et teenusekasutajad panevad rohkem ise käe külge: näiteks arveid üles laadides või vajaduse ilmnedes kannetele märkmeid tehes. See aga eeldab, et IT-lahendused on intuitiivsed ja mugavad kasutada ning teenusepakkujad peavad kliente nende kasutamiseks koolitama, et kaasaegsetest lahendustest suurim võit saada: on ju tõsiasi, et ultramoodne süsteem, mida keegi kasutada ei oska, ei ole kuigi tõhus.

Eelmises punktis on välja toodud automatiseeritud lahenduste võlu, et tasemel raamatupidajad saavad rutiinse töö asemel tegeleda suuremat lisandväärtust loovate tegevustega. Näiteks võibki tuua klientide nõustamise sisulistes maksuküsimustes – ilmselt on iga raamatupidamise teenust sisse ostev klient rahul, kui lisaks paberimajanduse korras hoidmisele saab ta teenusepakkujalt vajadusel ka head nõu.

Raamatupidaja rolli muutumine

Nagu eespool välja toodud, on raamatupidaja roll muutumas. Senise arvudega tegelemise asemel (kuigi see on jätkuvalt oluline) nõuab amet aina enam pehmeid oskusi. Raamatupidaja on seega ühtaegu nii projektijuht ja esineja, klienditeenindaja kui ka õpetaja. Samas võiks tal olla arusaam ka enda valdkonna IT-lahenduste toimimisest, et vajadusel arendusprotsessi oma osa anda. Samas käib see valdkond ühte jalga paljude teistega, sest erinevad oskuste olemasolu on kui mitte hädavajalik, siis tugev konkurentsieelis enamikes sektorites.

Proaktiivne raamatupidamine

Väga paljudes ettevõtetes ja asutustes käib raamatupidamine ikka vana hea rutiini kohaselt: kuu jooksul tehakse tehinguid, perioodi lõpus võetakse asjad kokku ja vormistatakse aruanne. Nutikamad lahendused võimaldavad aga seda, et suurem osa senisest perioodi lõpu rutiinsest tööst tehakse ära automaatselt ning finantsistil jääb vaid üle jooksvalt asjadel silm peal hoida ja kui kõik on korras, siis kuu lõpus piltlikult öeldes nuppu vajutada, et näiteks vajalikud aruanded esitada ja maksud maksta.

Selline reaalajas raamatupidamine on osaliselt juba igapäevane ning võimaldab muu hulgas probleemidele kiiremini reageerida, sest võimekas süsteem annab kasutajale kohe teada, kui kuskil mingid andmed ei klapi. Lisaks aitab see hajutada kõikide töökoormust, kuna finantsasjadega tegeldakse kohe ja nüüd, mitte kuu või majandusaasta lõpus lühikesel perioodil. Pealegi võib näiteks andmeid olla tagantjärele keerulisem leida ning seetõttu võib ka probleemide hilisem lahendamine olla kas raske või koguni võimatu.

Koos andmeanalüüsi ja automatiseerimise lahenduste arenguga ning raamatupidajate rolli muutumisega kasvab ka proaktiivse raamatupidamise tähtsus. See tähendab, et enam ei tegelda asjadega tagantjärele ega isegi mitte reaalajas, vaid keskendutakse juba tulevikule ja probleemide ennetamisele ning töö optimeerimisele. Muidugi pole prognooside tegemine ja visiooni seadmine midagi otseselt uut ning raamatupidajat nähakse nõustajana juba praegu. Tulevikus aitavad erinevad tehnilised lahendused n-ö ennustamist aga täpsemaks ja enesestmõistetavamaks muuta kõikide ettevõtete hulgas.

Andmeturbe tähtsus kasvab veelgi

Kui veebis olevate andmete hulk aina kasvab, suurenevad paratamatult ka mõningad riskid. Näiteks võivad sensitiivse ja potentsiaalselt kasuliku info vastu huvi tunda pahatahtlike kavatsustega isikud. See tähendab, et teenusepakkujad (ja ka kliendid) peavad turvalahendustele aina enam tähelepanu pöörama.

Loomulikult mõistavad teenuste loojad ja raamatupidamisettevõtted seda hästi ning levinud kaasaegsete lahenduste kasutaja võib enamasti olla üsna kindel, et tema andmed on tehnilises mõttes piisavalt turvatud. Kuid kuna inimene on loomult ekslik, võivad nõrgimaks lüliks osutuda hoopis teenuse kasutajad. Näiteks kaheastmeline autentimine ei ole enam midagi uut, kuid kui see pole teenuse kasutamisel kohustuslik, jäetakse see mõnikord mugavuse tõttu sisse lülitamata. Samuti juhtub endiselt, et kogemata tehakse klikk kahtlase sisuga e-kirjas sisalduval lingil.

Suuremates ettevõtetes ja ärihalduse teenusepakkujate hulgas on turvaauditid riskide vähendamiseks seetõttu tegevuse loomulik osa. Kuid riskide kaardistamine ja vähendamine ning töötajate koolitamine turvalahenduste kasutamises ja näiteks rünnete äratundmiseks ja nendele reageerimiseks muutub kõikide asutuste ja ettevõtete puhul enesestmõistetavamaks.

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.