Nutika ettevõtja blogi

Appi, kuludokument on kadunud! Mida teha ja kuidas selliseid olukordi ennetada?

Mõnikord lihtsalt juhtub nii, et ühe pisikese ostuarve pärast on segadust kui palju: kulu on aruandluses kirjas, kuid arve on kadunud kui tina tuhka.Foto: Shutterstock

Raamatupidamine on imelihtne. Eriti siis, kui selles on abiks oma ala parimad spetsialistid. Aga teinekord võivad ootamatult keerukaks osutuda üsna pisikesed asjad. Üheks selliseks on ettevõtte kuluaruandlus ja -dokumentide säilitamine. Kuidas seda õigesti teha?

Küllap teab iga ettevõtja, et firma kuludokumendid tuleb alles hoida. Aga mõnikord lihtsalt juhtub nii, et ühe pisikese ostuarve pärast on segadust kui palju: kulu on aruandluses kirjas, kuid arve on kadunud kui tina tuhka. Kuidas täbarat olukorda küll lahendada?

Miks kuludokumente üldse säilitama peab?

Aga alustame algusest. Mis see kuludokument üldse on ja milleks ta vajalik on? Laiemalt öeldes on iga ettevõtlusega seotud kulu tõendav kviitung või ostuarve üks raamatupidamise algdokumentidest.

Kulusid ettevõtluses ikka tekib ja loomulikult on mõistlik neid katta just firma vahenditest, mitte omaniku isiklikust rahakotist. Kuid ettevõtte vahendite kasutamisest peab alati ka jälg jääma. Sellele jäljele on seatud aga teatud nõuded. Nende kohta saab lähemalt lugeda siit.

Jälje olemasolu on vajalik näiteks selleks, et maksuamet saaks veenduda, kas raamatupidamises ettevõtte kuluna märgitud väljaminek on tõesti ka ettevõtlusega seotud või on kogemata kombel kirja saanud hoopis mõni isiklik väljaminek. Või teistpidi, kas kirja saanud kulu on ikka tehtud või on tegu ehk hoopis ettevõttest deklareerimata tulu võtmisega.

Siit jõuame asja tuumani: kui kuludokumenti tehtud väljamineku kohta ette näidata pole, siis ei saa ka tõestada, kuhu see raha täpselt läks. Tagajärjeks on maksukohustus. Ja mitte lihtsalt maksud, vaid üsna suured maksud. Nimelt eeldab maksuamet sel juhul, et kulu polegi ettevõtlusega seotud ja sellelt peab tagantjärele maksma tulumaksu määras 20/80. Lihtne näide: kui 80-eurosele ostule pole arvet esitada, siis peab hiljem maksma juurde 20 eurot tulumaksu.

Järele mõeldes pole ka maksukohustuse tekkimine maailma lõpp, eriti kui summa on väike. Kuid ettevõtlusega tegeldakse enamasti siiski tulu teenimise eesmärgil ja sestap on selliseid ebavajalikke kulusid mõistlik vältida. Õnneks on see üsna lihtne.

Nagu öeldud, kulude kohta peavad olema tõendavad dokumendid. Siinkohal tasub mainida, et ettevõte peab alles hoidma kõik raamatupidamise dokumendid seitsme aasta jooksul nende tekkimisest alates.

Dokumente võib säilitada ka digitaalselt

Küll aga ei ole ette nähtud, et neid dokumente peaks ilmtingimata alles hoidma paberkujul turvakapis, vaid need võivad olla ka digitaalsed. Näiteks sobivad e-arvete failid või telefoniga tehtud pildid pabertšekkidest. Kui digitaalne koopia on olemas, polegi paberkujul originaaldokumenti enam säilitada vaja.

Mõned raamatupidajad ja ettevõtjad piirduvadki oma dokumentide ühte kausta salvestamisega. Kuid spetsiaalsed tarkvarad võimaldavad asju veelgi lihtsamalt ja mugavamalt ajada. Näiteks raamatupidamise ja ärihalduse teenuseid pakkuva Xolo pilvelahendustes saab iga kande juurde kohe ka kuludokumendi lisada.

Kuludokumendi lisamiseks on kaks võimalust. Neist mugavam on näiteks teenuse või toote ostmisel arve saaja andmetesse märkida Xolo poolt antud meiliaadress. Sel moel peab arve süsteemi saabudes vaid selle andmed üle kontrollima ning rohkem polegi midagi teha vaja.

Paberarvete ja tšekkide puhul võib neist aga pildi teha ning kas üles laadida või samuti arvete vastuvõtmiseks mõeldud meilile saata. Andmete kontrollimisega tegelevad juba Xolo raamatupidajad.

Raamatupidamise algdokumente tasub kaustade asemel säilitada pigem arvutis või pilveteenuses. Foto: Shutterstock

On igaühe enda asi, millal arved üles laadida, peamine, et need jõuaksid süsteemi kulu tekkimise kuu jooksul. See on eriti oluline käibemaksukohustuslastest ettevõtete puhul, kes peavad igakuiselt maksuametile aruandeid esitama, kuid tegelikult käib muidugi kõikide firmade kohta.

Üldine soovitus Xolo pearaamatupidaja Eli Simsoni poolt on iga kuludokument kohe esimesel võimalusel üles laadida. Lisaks nende kaotsimineku ohule veel sellepärast, et kui raamatupidajatel tekib mõne tšeki või arvega seoses küsimus näiteks selle kuludesse kandmise põhjendatusega või lihtsalt andmetega, siis on aega sellega rahulikult tegelda.

Nõnda talitades ei pea enam kunagi muretsema mõne kuludokumendi kadumise või tagantjärele tekkiva maksukohustuse pärast.

Aga kui juba kadunud arvet enam ei leiagi?

Tulles lõpetuseks korraks tagasi päris algusesse: mis saab, kui juba kaduma läinud ostuarvet siiski mitte kuidagi üles ei leia? Ehk sobib pangaväljavõte, seal on ju makse selgitus peal? Paraku mitte, sest see ei vasta raamatupidamise algdokumendile seatud nõuetele.

Ometi pole kõik veel kadunud. Sel juhul võiks esimeseks lahenduseks paluda kauplejal arve lihtsalt uuesti saata. Eriti suuremate ostude ning väiksemate kauplejate puhul tullaksegi tavaliselt palvele vastu ja arve raamatupidajale saatmise järel ongi mure suuresti lahendatud.

Kui aga muud võimalust pole, võib väiksemad summad lihtsalt isiklikest vahenditest katta. Kuigi sedasi ei saa ostu maksumust ettevõtte kuludesse kanda, pääseb vähemalt täiendavast maksukohustusest.

See lugu ilmus ajakirjas Digi nr 211, november 2022

Kõik selle ajakirja lood

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.