Firma võib kanda või maksuvabalt hüvitada kõik kulud, mis on otseselt või kaudselt selle tegevusega seotud. Eriti alustavate ettevõtjate puhul võivad sellisteks olla näiteks kulud sõiduautole, mobiiltelefonile või arvutile. Muidugi on neid kulusid veel – aga milliseid ja mida nende puhul silmas peaks pidama?

Miks üldse midagi ettevõtte väljaminekutesse kanda võiks ja miks ei võiks kulutusi kanda lihtsalt juhatuse liikmele või töötajale makstud töötasu arvelt? Tegelikult võib teha ka viimast, kuid enne tasu maksmist makstakse selle pealt erinevad tööjõumaksud. Firma tegevusega seotud kulud võib hüvitada aga maksuvabalt ning käibemaksukohustuslase puhul saab nendelt isegi käibemaksu tagasi küsida, kui seda makstud on.

Seega on teatud teenuste või toodete ettevõtte vahenditest soetamine mõistlik maksukohustuse vähendamiseks. Ning kuna ettevõte luuakse enamasti kasumi saamiseks, ongi kasulik mõningaid kulutusi teha firma alt. Väiksemate ja värskemate ettevõtete puhul tekib aga ikka ja jälle küsimusi, mida täpselt võiks ettevõtte kuludesse kanda ja mida kindlasti mitte.

Sõiduauto kasutamise eest saab maksta kompensatsiooni

Raamatupidamise ja ärihalduse teenuseid pakkuva Xolo pearaamatupidaja Eli Simsoni sõnul on enim küsimusi näiteks kodukontori ja sõiduki kasutamisega seotud kulude kohta. Viimase puhul on erinevaid võimalusi. Värske ettevõtja jaoks on neist sageli lihtsaim ja mõistlikem isikliku sõiduvahendi kasutamise kompensatsiooni maksmine.

Selle eelduseks on, et firma töötajal või juhatuse liikmel oleks võimalus kasutada sõiduvahendit, mis ei pea olema isegi isiklik, piisab lihtsalt auto kasutamise õigusest. Autokompensatsiooni võib sõidupäevikut pidades ühe inimese ja sõiduauto eest maksta maksuvabalt piirmäära ulatuses, mis praegu on 335 eurot kalendrikuus ja 30 senti kilomeetri kohta.

Küll tuleb tähele panna, et sõiduk ei tohi kuuluda ettevõttele, mis kompensatsiooni maksab. Samuti ei tohi firma sel juhul mingil muul moel sõiduki soetamise või pidamise kulusid hüvitada. Lisaks tuleb kalendriaastal makstud sõidukikompensatsioon uuel aastal maksuametile deklareerida.

Kodukontori puhul peab arvestama proportsioonidega

Kui ettevõtja tegeleb oma äriga kodust, saab hüvitada ka kodukontori kasutamisega ja sisustamisega seotud kulusid. Oluline on aga teada, et mitte täies ulatuses, kuna tavapärase praktika kohaselt tegeldakse kodus lisaks tööle ka elamisega, mis paraku ettevõtlusega seotud tegevuseks ei liigitu.

Sestap tuleb kodukontori kulude hüvitamisel jälgida proportsioone. Näiteks viietoalises majas, kus kontorina on kasutusel üks väike tuba, võib kodu kuludest hüvitada viiendiku, kui arvestada tubade järgi. Samas võib arvestada välja ruutmeetrite kasutuse ning kulusid selle järgi hüvitada.

Kodukontori kulude puhul on mõistlik tehtud kalkulatsioonid välja kirjutada ja säilitada, et vajadusel oleks kulutusi hiljem maksuametile lihtsam põhjendada ja et heade selgituste puudumisel tagantjärele maksukohustust ei tekiks. Samal põhjusel tasub proportsioonide arvestamisel mõistlikkuse piirides püsida.

Näiteks kui kodus on elektrikerisega saun ja bassein, siis võib hiljem olla raske põhjendada, kuidas suured vee- või elektriarved ikkagi firma tegevusega täpselt seotud olid. Sellisel puhul ongi mõistlikum tasuda elektri- ja veekulud firma arvelt vähem kui viiendiku ulatuses. Samas internetiarvest võiks maksta juba poole. Tööruumi sisustusele tehtud kulutused võib aga kogu täiega ettevõtte kanda jätta.

See kõik kehtib siiski jooksvate kulutuste puhul. Kodukontori eest endale üüri maksmisel lisanduvad juba täiendavad maksud, millel siinkohal praegu peatuma ei hakka.

Kulude põhjendatus oleneb ettevõtte tegevusalast

Maksuvabalt saab töötajatele riideidki osta, kuid siin on peidus väike konks – nimelt mitte ükskõik milliseid. Näiteks kaitseriietust ja isikukaitsevahendeid saab töötajatele soetada mingeid täiendavaid makse tasumata. Kuid kui soov on lihtsalt esinduslikku firmariietust muretseda, mida saab kasutada ka väljaspool tööaega, võib tekkida maksurisk.

Sel juhul tuleb määrata proportsioon rõivaste töö- ja vabal ajal kasutamise kohta ning otsustama, kas erakasutuse eest maksab töötaja ise või firma, millisel juhul lisandub erisoodustusmaks. Teine võimalus on tagada, et neid rõivaid vabal ajal ei kanta, mille tõestamine võib aga keerukaks osutuda.

Kel on oma ettevõte ning kes juba tegeleb investeerimisega, saab seda teha ettevõtte alt ning kõik sellega seotud kulud võibki kanda äriühing. Sellised on näiteks kinnisvara või aktsiate ja muude varade soetamise ning pidamisega seotud väljaminekud, samuti investeerimisalased raamatud ja ajakirjad, koolitused ja nõustamised ning juriidiline abi. Sel puhul tuleb muidugi arvestada, et äriühingu vahendusel investeerimisel erinevad maksud eraisiku omadest.

Raamatute ning ajakirjanduslike väljaannete puhul tuleks teada, et neid võib firma küll osta, kuid selleks peaks taas mingi põhjendus olema. Ilukirjanduse ostmise vajalikkuse selgitamine maksuametnikule võib olla keerukas. Samas ettevõtte tegevusvaldkonnaga seotud ajakirja või raamatu soetamise kulu on enamasti põhjendatud. Üldjoontes sama põhimõte kehtib ka erialaste messide ja konverentside kulude kohta.

Nagu öeldud, on raske kõiki selliseid väljaminekuid eraldi välja tuua, sest vajalikkus on iga ettevõtte puhul erinev ja seda tuleks igal konkreetsel juhul hinnata. Olgu siinkohal veel välja toodud mõned näited, mida võib ettevõte kuludesse kanda või maksuvabalt hüvitada:
sporditoetus (kuni 100 eurot kvartalis);

• lähetuskulud;
• esmaabivahendid;
• tasemekoolitused;
• side- ja töövahenditega seotud kulud;
• sõiduki parkimiskulu (lisandub autokompensatsioonile);
• seminari korraldamine;
• nõustamisteenused.

Sobilikest kuludest ja nende põhjendamisest saab rohkem lugeda näiteks maksuameti ja Xolo veebilehtedelt.

Põhjendamata kulud toovad kaasa maksukohustuse

Kui tagantjärele selgub, et firma on teinud väljamakseid, mis raamatupidaja või maksuameti arvates ettevõtlusega kuidagi seotud pole, siis tuleb nende pealt hiljem lihtsalt täiendavad maksud maksta suhtes 20/80.

Kahtlemata võib teatud olukordades tekkida kahtlusi, kas mingi väljaminek on siiski ärikulu või pole seda teps mitte. Et selliseid olukordi ette ei tuleks, saab kehtivate juhenditega tutvuda näiteks maksuameti veebileheküljel või küsida abi ametnikelt.

Veel enne seda tasub pöörduda raamatupidaja poole. Näiteks Xolo kogenud raamatupidajatele on raske esitada küsimust, millele nad vastust ei leia, ning kõikidele nende teenuse kasutajatele on hea nõu täiesti tasuta. Ülevaade väljaminekutest, mis ärikulud kindlasti ei ole, on olemas ka Xolo veebilehel.

Et aga raamatupidamises kõik korras oleks, tuleb ka põhjendatud kulude puhul vormistada dokumendid, et need vajaduse või kohustuse korral maksuametile esitada. Xolo kasutajatele on viimane üsna lihtsaks tehtud – piisab vaid dokumentide kas iseteeninduse või e-kirja teel keskkonda laadimisest, kus need juba vastava kandega siduda saab.