Alustaval mikroettevõtjal on käed tööd täis: tuleb sõlmida lepinguid, teha turundust, jälgida erinevaid seaduseid, et tegevus nendega vastuollu ei läheks. Ilmselt tuleks aega leida ka põhitegevuse jaoks. Ja siis veel raamatupidamine … kuidas seda õigupoolest tegema peaks?

Suurematel firmadel on enamasti oma raamatupidajad, kes selles keerukas maailmas hästi orienteeruvad ja sagedasti muutuvat maksundusalast seadusandlust jälgida jõuavad. Alustaval või mikroettevõtjal pahatihti sellist luksust pole. Õnneks on olemas just sellistele ettevõtetele loodud teenuseid, nagu näiteks Xolo – lahendus, kus saab vaat et täiesti automaatses süsteemis oma finantse hallata ise, aga kus samas hoiavad professionaalsed raamatupidajad rahaasjadel silma peal ning vajadusel aitavad nii nõu kui jõuga.

Aga muidugi oleks hea, kui iga ettevõtlusega alustaja teaks raamatupidamise põhialuseid vähemalt sel määral, et enam-vähem oleksid selged näiteks nii bilansi kui aastaaruande mõisted. Xolo pearaamatupidaja Eli Simson toobki välja olulisemad põhitõed ja terminid alustavale ettevõtjale.

Üldine hea raamatupidamistava, uue nimega Eesti Finantsaruandluse Standard

Et raamatupidamine toimuks kogu Eestis ühtsete põhimõtete järgi, on olemas üldine tava, mida järgida. Ilmselt on paljud kuulnud heast raamatupidamistavast. Alates 2017. aastast on see nimetus pigem ettevõtete “slängimõiste”, mida siin-seal ikkagi vanast harjumusest kuuleb. Ametlik nimetus ühisele raamatupidamisliku arvestuspõhimõtete juhenditele ja kogule on praegu Eesti Finantsaruandluse Standard.

See on avalikuks kasutamiseks mõeldud rahvusvaheliselt tunnustatud nõuete kogum, mis annab aluse raamatupidamise arvestuse ja aruandluse põhimõtetele. Standardi põhimõtted on kinnitatud raamatupidamise seadusega, neid täiendavad Raamatupidamise toimkonna juhendid.

Vastavalt standarditele on raamatupidamise põhinõuded suures pildis järgmised:

• Ettevõtte raamatupidamine peab kajastama ettevõtte finantsseisundit, majandustulemusi ja rahavoogusid. Kajastatud info peab olema aktuaalne, objektiivne ning teistega võrreldav.
• Kõikidel toimunud tehingutel peab olema algdokument, millega saab sõltumatutele osapooltele tõendada tehingu toimumist ja detaile.
• Kõik majandustehingud tuleb kirjendada raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist.
• Kohustuslik on esitada pärast majandusaasta lõppu majandusaasta aruanne.
• Kõik raamatupidamislikud dokumendid tuleb säilitada vastavalt raamatupidamisseaduses toodud ajale, mis võib eri dokumentide puhul ka erineda.

Eesti Finantsaruandluse Standardiga saab tutvuda siin.

Raamatupidaja hea tava kohustused

Raamatupidajale on ettevõtte raha, varade ja kohustuste haldusel antud oluline ja äärmiselt vastutusrikas ülesanne. Sestap on standardid ja hea tava kehtivad ka raamatupidajatele.

Raamatupidaja kohustub:

• pidama arvet eranditult kõigi ettevõtte sissetulekute ja väljaminekute kohta;
• tagama, et ettevõtte dokumentatsioon erinevate finantstehingute (sissetulekud ning väljaminekud) kohta on süsteemselt kajastatud;
• korraldama raamatupidamise standardite ja -seaduste poolt nõutud aruandluse, sh. esitama kohustusliku aastaaruande ja muud perioodilised aruanded;
• aitama ettevõtet maksuküsimustes ja maksude planeerimises;
• säilitama raamatupidamise dokumente vastavalt nõutud perioodi jooksul.

Iga ettevõtja jaoks on aga ülimalt oluline teada, et kuigi need kohustused on raamatupidajal, vastutab kõikide raamatupidamislike toimingute õigsuse eest siiski ettevõtte juhatus. See tähendab, et juhatuse liikmel peaks olema ettevõtte rahaasjadest pidev ülevaade ja kindlus, et asjaajamine on korrektne.

Väiksematel ettevõtetel ja OÜ-del, kel oma raamatupidajat pole, täidavad raamatupidaja kohustusi erinevad teenusepakkujad. Näiteks Xolo, mis on töötanud spetsiaalselt mikroettevõtjate jaoks välja automatiseeritud raamatupidamise teenuse, millega saab rahaasjad aetud kiiresti ja mugavalt ning mille abil on ettevõtjal raamatupidamisest olemas sisuliselt reaalajas ülevaade.

Mis on raamatupidamise algdokument ja kuidas seda vormistada?

Majandustehingute sisu ja numbrilisi näitajaid, osalisi ning toimumise hetke tõendab raamatupidamise algdokument. Ehk lihtsamalt öeldes on raamatupidamise algdokument ettevõtte mis tahes kulu või tulu tõendav dokument, mille põhjal kas audiitor või maksurevident saab auditi käigus veenduda ettevõtluse seadusjärgsest korraldamisest.

Raamatupidamislikus algdokumendis peab olema selgelt konkreetset majandustehingut puudutav:

• sisu ja arvnäitajad, sh kogus, hind, summa koos kasutatud valuutaga;
• müüja ja ostja nimi koos kontaktandmetega;
• periood või kuupäev, millal toimus teenuse osutamine või kauba müük või ost;
• dokumendi nimi, number ja koostamise kuupäev ning
• soovitatavalt ka maksekuupäev ning -info.

Et ettevõttel oleks võimalik käibemaksu tagasi küsida, lisanduvad eraldi algdokumentidega tingimused käibemaksukohustuslasele. Sel juhul on oluline välja tuua ka käibemaksukohustuslase number, käibemaksumäär ning tasumisele kuuluv käibemaks eurodes. Samuti esineb dokumente, mida peab formaalselt tõendama ettevõtet esindava isiku allkiri ja lisatud leping.

Algdokumentide säilitamine ja puudumine

Raamatupidamislikke algdokumente või nende digitaalseid koopiaid peab seaduse järgi säilitama seitse aastat alates majandusaasta lõpust, mil algdokumendi järgi tehing sooritati.

Kui aastaaruande koostamise ajaks mõni kulupõhine algdokument puudub, loetakse vastav kulu automaatselt ettevõtlusega mitteseotud kuluks ning sellelt tuleb tasuda tulumaksu. Ettevõtte ootamatute maksukulude vältimiseks on seetõttu alati soovitatav kõik kuludokumendid nõuetele vastavalt hoolega alles hoida. Lihtsamaks ja mugavaks lahenduseks on täna turul teenusepakkujaid, sh Xolo, kes aitavad ettevõtjal kulumajanduse protsessi automatiseerida.

Ettevõtte arve koostamine – sissetuleku alus

Ettevõtte tulu tekib läbi müügiarvete, mis on muuhulgas ettevõtte majandustehinguid tõendavad algdokumendid, mille koostamist reguleerivad standardid ja seadused. Seetõttu tuleb arvete koostamisel järgida olulisi algdokumendi nõudeid ning märkida igal esitataval arvel:

• arve järjekorranumber (nt Arve 111);
• arve koostamise kuupäev (nt 1.02.2022);
• majandustehingu sisu: teenuse nimi ja kirjeldus;
• teenuse esitamise kuupäev või periood, müügikuupäev (nt turundusteenuse osutamine maikuus);
• konkreetsed majandustehingut puudutavad arvnäitajad: kogus, hind, arve summa kokku koos kasutatava valuutaga (nt 5h , 35 €/h. Kokku 175 €) ning
• müüja ja ostja kontaktandmed, nimi ja aadress (nt Xolo OÜ, Kalasadama 4, Tallinn).

Käibemaksukohustuslase korral on tarvis lisada veel käibemaksukohustuslase number ning summa ilma käibemaksuta, käibemaksu summa ja summa kokku.

Arve(te) tegemiseks on mitmeid erinevaid mooduseid, alates tavalises Word-dokumendis koostatud arvest, lõpetades mugavate automaatsete platvormidega, nagu näiteks Xolo.

Millist kuludokumenti saab ettevõtluses kasutada?

Alustava ettevõtjana võib tekkida küsimusi kuludokumentide osas. Ettevõtja huvi on võimalusel kasutada ettevõtlustulu, et mitmed igapäevased ja ettevõtte seisukohalt olulised kulud katta. Kuludokumente saab vormistada näiteks telefoni või auto kasutamisel või vajalike töövahendite soetamisel. Sarnaselt arvetega, on ka kuludokumendid ettevõtte algdokumendid, mille puhul tasub järgida neidsamu seatud standardeid ja nõudeid.

Oluline on teada, et kui kuludokument ei vasta nõuetele, võib dokument minna ettevõtlusega mitteseotud kulu alla, mis toob ettevõttele kaasa planeerimatud kulud ja lisamaksud riigile. Hoolas tasub olla ka tavaliste tšekkidega, sh krediitkaardiga maksmisel saadud tšekkidega, ning vajadusel sinna puuduv info pastakaga otse peale kirjutada.

Bilanss, aasta- ja kasumiaruanne – mis need on?

Majandusaasta aruanne näitab ettevõtte finantsilist olukorda – teenitud kasumit või kahjumit ühe majandusaasta lõpus.

Aastaaruande peamine eesmärk on teha äritegevus läbipaistvaks – aruande esitamisega näitab ettevõte riigi ja finantsasutuste silmis oma tegevuse heatahtlikkust ja võtab ära riski sattuda maksupettuste ja rahapesu ohuga nn musta nimistusse. Aruande saab esitada äriregistrisse, kus see on avalikult nähtav kõigile. Ettevõtte finantsseisuga saavad tutvuda nii partnerid kui konkurendid. Ettevõtete majandusaasta kokkuvõtted on kõigile ligipääsetavad.

Üldiselt on aastaaruande esitamiseks tarvis koostada:

Tegevusaruanne – aastaaruande osa, mille eesmärk on anda ülevaade nii ettevõttes toimunud ja planeeritavatest tegevustest, sh tehtud ja planeeritavatest investeeringutest, kui ka makromajanduslikust nägemusest.

Kasumiaruanne – majandusaasta aruande osa, mis annab ülevaate ettevõtte kõikidest kuludest (tööjõukulud, operatiivkulud, tegevuskulud jm) ja tuludest (müük, erinevate pindade väljarent, konsultatsioon jm). Sisuliselt koosneb kasumiaruanne müükidest ja ostudest mingi teatud perioodi, näiteks majandusaasta jooksul. Kasumiks loetakse aruandeperioodi jooksul tekkinud tulude ja kulude vahet, negatiivne kasum on kahjum.

Bilanss – annab selge ülevaate ettevõtte finantsilisest seisundist: varadest, kohustustest ja omakapitalist majandusaasta lõpu kuupäeva seisuga. Bilansi lihtne valem on:

Aktiva (varad) = Passiva (kohustused ja omakapital)

Majandustehinguid kujutatakse bilansis bilansikirjetena, kus aktivakirjed annavad arusaama ettevõtte käibe- ja põhivara kooslusest ja passivakirjed kohustustest ning omakapitalist. Bilanss jääb alati tasakaalu iga majandustehingu ja bilansikirje toimumise tagajärjel.

Rahavoogude aruanne ehk rahakäibe aruanne – selgitab täpselt, kust ettevõte raha sai ja kuhu see kulus ehk majandusaasta perioodi raha laekumisi ja väljamakseid. Piltlikult öeldes saab selge pildi, kuidas ettevõte oma rahadega majandada suudab, ning näitab, miks raha arvel ei tähenda alati otseselt kasuminumbrit.

Rahavoogude aruande eesmärk on aidata planeerida ettevõtte tulevasi rahavoogusid, anda ülevaade tegelikest laekumistest/väljamaksetest, võrrelda rahavoogusid varasema perioodi rahakäibega ning võrrelda erinevaid üksuseid.

Aastaaruande lisad – nendesse märgitakse muu oluline aruande kohta käiv info. Näiteks tuleb lisas ära märkida, kui tegemist on väiksema ettevõtmisega ja majandusaasta aruannet ei esitata täismahus, pigem lühendatud korras. Lisades saab välja tuua arvestusmeetodid ja muud olulised tegurid, mis võivad ettevõtte finantsilist seisu ja aruandlust mõjutada.

Sisuliselt saab lisasse tuua kõik olulised punktid alates investeeringutest kinnisvarasse ja lõpetades muude kohustustega, mis on pikemad kui viis aastat.

Raamatupidamise korraldamine – teha ise või osta teenus?

Kui raamatupidamine, numbrid, raha ja maksud on sinu jaoks põnev, siis on sul võimalus alustava ettevõtjana end vajalike maksumäärade, raamatupidamises oluliste kuupäevadega ning bilansi koostamisega kurssi viia. Kui tundub, et see kõik käib pisut üle jõu, on alati võimalik kasutada teenusepakkuja abi. Siinkohal võib appi tulla Xolo – automatiseeritud raamatupidamise lahendus vabakutselistele ja väikeettevõtjatele.