Nutika ettevõtja blogi

Vabakutseline disainer Helena Karu palkas tehisintellekti rahaasju ajama: ei saa arugi, et see üldse aega võtaks

Helena Karu
Vabakutselisena tegutsev veebi- ja graafiline disainer Helena Karu tunneb raamatupidamise põhialuseid, kuid oma ettevõtet luues ei tahtnud ta rahaasju siiski päris ise haldama hakata. Foto: Helena Karu

Alustaja ettevõtja jaoks võib rahaasjade haldamine keerukaks osutuda. Isetegemine hõlmab riske, hea raamatupidaja leidmine pole aga lihtne ning võib maksta kena kopika. Iduettevõte Xolo tõi aga sel aastal turule lahenduse, mis toob raamatupidamise automatiseerimise võimalused ka väikeettevõtjateni.

Mida teha, kui rahaasju ise hallata ei taha aga sobivat raamatupidajat ka ei leia?

Veebi- ja graafiline disainer ning kirjutaja Helena Karu on vabakutselisena oma teenuseid pakkunud veidi üle aasta. “Saan ise valida, kellega koostööd teen ning minu ja kliendi vahel pole ühtegi vahelüli,” põhjendab Karu, miks teda selline töövorm tõmbab. Selle suve hakul otsustas ta asjade loomuliku jätkuna tegutsema hakata omaenese osaühingu alt.

Et asjad ladusamalt sujuks, otsustas Karu osaleda alustavatele ettevõtjatele suunatud koolituses, kus räägiti muuseas nii firma registreerimisest kui seadustest, maksundusest ja äriplaanist. Muidugi tutvustati raamatupidamise algtõdesid. Aga tegu polnud siiski sellise kursusega, mille järel oma rahaasju enesekindlalt ise haldama hakata võiks.

Seega oligi üks küsimustest: kuidas rahaasju haldama hakata? Üks oli selge. “Ise ma oma raamatupidamist korraldada ei taha, kuna mul pole ikkagi väljaõpet, ja see pole ka valdkond, millega väga tegeleda tahaks,” nendib Karu. Korraks kaalus ta Eestis levinud mudelit, kus värske mikroettevõtjana pöördutakse teise samasuguse mikroettevõtjast raamatupidaja juurde, kes teenindabki kuni paarikümmet klienti. Selline lahendus toimib, küll aga on sel mõningaid miinuseid.

Neist üheks on asjaajamise rohkus. Küll tuleb koguda kulusid tõendavaid arveid, küll neid ükshaaval raamatupidajale saata. Küll võib juhtuda, et raamatupidajat ei õnnestu just kriitilisel hetkel kätte saada, või hoopis ilmneda, et mõni dokument on edasi-tagasi liigutamise käigus kaotsi läinud. Lisaks on tõsiasi, et alustaval vabakutselisel või mikroettevõtjal ei pruugi sissetulekud kuigi suured olla. See aga tähendab, et isegi 50-100-eurone igakuine väljaminek raamatupidamisteenuse eest võib paljuks osutuda.

Kus häda suurim, seal abi lähim: Karu leidis oma vajadustele vastava lahenduse Eesti enda idufirmast Xolo, mis tõi sel aastal turule siinsetele vabakutselistele ja kuni kümne töötajaga teenusepakkujatele loodud masinõpet ja automaatikat kasutava raamatupidamise ja ärihalduse teenuse. Seni oli juba 2015. aastast tegutsenud ja enam kui 115 000 kasutajaga Xolo Eestis keskendunud e-residentide asutatud väikeettevõtete teenindamisele. Eesti residentidele hakati raamatupidamise ja ärihalduse teenust pakkuma mai alguses.

Traditsioonilise raamatupidaja teenuse sisseostmisega võrreldes on Xolo lihtne selles mõttes, et kliendile on loodud veebiplatvorm, kus seotakse firma pangakontod Xolo tarkvaraga ning edasi toimibki rahaasjade haldus sisuliselt automaatselt. Teenuse osaks on täisraamatupidamisteenus, maksudeklaratsioonide ja majandusaasta aruannete esitamine. Kõik dokumendid digitaliseeritakse ja kategoriseeritakse automaatselt, suhtlus maksuameti ja äriregistri süsteemidega on samuti täisautomaatne.

Platvorm võimaldab arvete esitamist, kulude juhtimist ning jooksvat ülevaadet äritegevusest. Olemas on integratsioonid makselahendustega, et kõik tulud jookseksid ühte kohta kokku. Ühe uuema võimalusena saab otse platvormilt vaadata esialgseid bilansse ja kasumiaruandeid. “See teebki lahenduse kliendi jaoks lihtsaks, et kogu aeg on olemas ülevaade, mis raamatupidamises toimub,” selgitab Xolo pearaamatupidaja Eli Simson. Platvormil näeb ära pangakontode jäägid, olemas on reaalajas ülevaade tuludest ja kuludest.

Igakuine raamatupidamine võib saada tehtud minutitega

“Kasutamine on väga mugav,” kinnitab ka Helena Karu. “Näiteks arvete esitamiseks sisestan vaid kliendi andmed, summa ja teenuse nimetuse ning arve läheb automaatselt teele ja salvestub ka süsteemis.” Kui palju kuine asjaajamine Xolo süsteemis aega võtab? “Teiste tööde vahel ei saa arugi, et võtaks,” ütleb Karu.

Teiseks eeliseks on mõistlik hind. Helena Karu kasutab alustava ettevõtjana lihtsaimat lahendust, mille eest maksab umbes 10 eurot kuus. “Uurisin võimalusi ja 50 oleks minimaalne summa, millega raamatupidaja teenust muidu saaksin,” toob disainer näite. Põhivajadused rahuldab praegune lahendus kenasti ära: müügiarved saavad esitatud ja kuluarved hallatud. Samas saab vajaduste suurenedes mugavalt paketti muuta ning juba tuttavat keskkonda edasi kasutada.

Xolo pakubki praegu nelja paketti hinnavahemikus üheksa kuni 159 eurot kuus. Kui väiksem pakett on mõeldud pigem alustavale vabakutselisele, siis tipmine standardlahendus on mõeldud juba kuni kümne töötajaga, kuni 200 igakuise pangatehinguga ja tütarfirmasid omavatele ettevõtetele – minema ei aetaks ka suuremate vajadustega klienti, siis vaadataks lahendusi pakkudes juba firma nõudmisi ning vajadusel tehtaks ka paindlikumaid lahendusi.

Suurima ja väikseima vahele jääb veel kaks paketti, mis peaksid rahuldama vahepealse suurusega ettevõtete vajadused. Lihtne platvorm on aga ühine kõikidele kasutajatele, lisaks veel isegi kõige väiksemas paketis sisalduv majandusaasta aruande esitamine ning pidev kasutajatugi, kust kliendid vajadusel nõu saavad.

Ning nagu ütleb Simson, siis sugugi mitte ainult tehnilist abi, vaid suur osa Xolo raamatupidajate tööst on sisuline nõustamine: näiteks küsitakse nii endale töötasu maksmise, kodukontori kui sõiduautoga seotud kulude kohta. “Alustades ongi küsimusi rohkem ja on hea, kui saab raamatupidajaga asjad kohe selgeks rääkida. Suuremaks kasvades on teadmine ja pilt juba olemas,“ leiab Simson.

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.