Eestlaste armastust heategevuse vastu on raske mitte märgata. Heategevuslikud telesaated koguvad igal aastal miljoneid eurosid ning huvi annetamise vastu aina kasvab. Mittetulundusühingute vaatest on aga oluline, et annetajad ikka nendeni jõuaks. Kuidas saavad MTÜ-d ennast digikanalites nähtavamaks teha ja oma protsesse juhtida, kirjutab maailma suurima kliendihaldusplatvormi Salesforce’i partneri LeverUPi Baltikumi juht Märt Jõesaar.

Mittetulundusühing on oma olemuselt üks keerukamaid organisatsioone. Nendes on kõrvuti meeletult palju erinevaid protsesse. MTÜ-del on hulk stakeholder’eid, neil on hulk eraisikutest annetajaid, tavaliselt ka riiklikud toetused, neil on vaja välja õpetada ja juhtida vabatahtlikke. Kui nad on toetused kokku korjanud, tuleb neid hakata välja jagama. Tõenäoliselt pakuvad nad veel teenuseid, mille eest küsivad raha.

Keskeltläbi on MTÜ-del vaja juhtida ja jälgida vähemalt kümmet erinevat protsessi. Igas punktis on vaja koostada raporteid, kuna iga osapool soovib näha, mis tegelikult nende panusest saanud on.

Tänases seisus on kogu see virvarr enamikul veel Excelis või meili peal, kus on kõik kokkulepped kirjas. Või siis selle valge paberilehe peal, mille koristaja valel päeval ära viskab.

MTÜ-d kannavad mineviku taaka

LeverUPis aitame igapäevaselt ettevõtetel ja organisatsioonidel kasutusele võtta Salesforce’i. Salesforce jälgib väga täpselt, mis igas tööstuses toimub ja milline on digitaliseerituse aste. Täna võib öelda, et MTÜ-d on kõige kehvemal järjel: kui hinnata, kui digitaalselt jälgitav ja läbipaistev organisatsioon on, siis MTÜ-de puhul on see tase globaalselt 20 protsendi juures. Kuna Eestis on väiksemad organisatsioonid, usun, et meil võib see protsent olla veelgi madalam. Järjest enam pöördutakse LeverUPi poole, kuna nähakse, et hädasti on vaja digitaliseerimist.

Meil on üks taak, mida kantakse minevikust kaasas. Oodatakse, et iga viimne kui annetatud euro jõuaks sihipäraselt kohale. Seejuures läheb meelest, et heategevuse kõrval kulub raha ka haldustegevustele. Selle ootuse tõttu on püütud alati haldustegevuste arvelt koomale tõmmata.

Tänaseks oleme jõudnud olukorda, kus palgad on tõusnud ning isegi kui kasutada töös vabatahtlikke, on ka nende haldamine omaette protsess. On näha, et tõesti kõik organisatsioonid hakkavad jõudma punkti, kus saadakse aru kliendihaldus- ja turundustarkvara vajalikkusest. MTÜ-de puhul on turundus tegelikult justkui stakeholder management ehk kõikide huvitatud osapoolte haldamine. Ainult üks osa sellest on seotud raha ja annetustega, teine on pidev maailmavaate propageerimine.

Kuidas huvilised annetama saada?

MTÜ-de puhul on klienditeekond väga sarnane ükskõik millise ostuteekonnaga. Kõigepealt tekib tunne, et tahaksid maailma parandada. Siis hakkad otsima infot, milline on annetamiseks parim koht – millises organisatsioonis näed kõige rohkem kasu. Kui otsus on tehtud, jõutakse olukorda, kus valitakse annetamiseks kõige lühem teekond. See tähendab, et annetamisprotsess peab olema tehtud nii lihtsaks, et selle saaks enam-vähem paari klikiga digitaalselt ära teha. See on esimene valukoht, mis on vaja lahendada – kui inimene tahab annetada, kuidas ta saab seda lihtsalt teha.

Kui annetus on tehtud, ei jää süda rahule enne, kui tead, et sinu toetusest on kasu olnud. Seega on organisatsioonil vaja teada anda, mis selle rahaga on tehtud. Kui inimesi regulaarselt kursis hoida, saavad neist suurema tõenäosusega püsiannetajad. MTÜ-del on sellevõrra lihtsam kui tavalistel ettevõtetel, et annetajad on reeglina päriselt huvitatud ja tahavad teada, mida ja kuidas tehakse. Suhtlus on palju avatum.

Tegelikult ei piisa inimeste kaasamiseks ainult sellest, et hoida neid MTÜ tegemistega kursis. Kõige rohkem on inimesed kaasatud siis, kui saavad ise käed külge panna – kui nad näevad oma silmaga, kuidas nende abi kohale jõudis. See on turunduses järgmine oluline osa – ürituste korraldamine ja kuidas inimesi nendele kutsuda. Iga protsessi käigus, mis eespool kirjeldatud, oleme inimeste kohta kogunud nii palju infot, et saame hakata neile välja saatma personaalseid kutseid. Kusjuures see pole isegi tingimata oluline, et iga annetaja üritusele kohale tuleks – eelkõige on vaja teavitada, et me teeme selliseid asju ka ja võimalus on päriselt kohale tulla. Kindlasti on inimesi, kes ei leia aega, et kohale tulla, aga tähtis on, et nad tajuksid, et selline vahva võimalus on.

“Füüsilised” üritused on kasulikud veel seepärast, et kohapeal on inimesed palju altimad oma andmeid jagama. Digitaalselt on see alati pisut keeruline – inimesed kahtlustavad ja mõtlevad, et ei tea, mis neist andmetest saab. Kui nad päriselt kohal on, siis näevad kõik, et oleme ühe suure eesmärgi eest väljas.

Automatiseerimine pole ainult mugav, vaid ka tulemuslik

Salesforce’is on meil selline tööriist nagu Advertising Studio. Sinna on kokku toodud kaheksa olulisemat sotsiaalmeediaplatvormi ja selle kaudu saame alustada sihitud reklaami sotsiaalmeedias. Meil on juba hüpoteetiline teadmine olemas, keda sihime – meil on teada, kes peaksid seda reklaami nägema, kes klikivad. Vastavalt sellele, millise reklaami kaudu sa kohale jõuad, moodustame sinust erinevaid segmente ja kogume infot seoses sellega, mida sa klikkinud oled. Tänu sellele saame järgmisi sõnumeid sulle juba palju täpsemalt saata. Vastavalt sinu profiilile genereeritakse sulle personaalne e-kiri. Kogu see tegevus on automatiseeritud, ühtegi inimest vahel ei ole. Usun, et kõik tegevused, mis on korduvad ja pikapeale tüütud, tuleks automatiseerida. Elukvaliteet tõuseb, kui need protsessid ära kaotada.

Automatiseerimine ei muuda tööd ainult mugavamaks, vaid ka tulemuslikumaks. Alles hiljuti töötasime ühe ürituste sarja kallal: automatiseerisime turunduse, saatsime kirju, SMS-e ja hiljem fotogaleriid. Püsiannetajate hulk tõusis 70 protsenti võrreldes eelnevate üritustega. Küsimus ei ole selles, nagu poleks varem osatud üritusi korraldada – oluline on laiapõhjalisem kampaania, mis jõuab inimesteni vastavalt nende soovidele.

Ka vabatahtlike roll on MTÜ-de juures väga oluline. Kui tahad oma vabatahtlikke korralikult hoida, tähendab see, et sul on nende jaoks välja töötatud terve programm: kuidas neid harid, kuidas hoiad neid infoväljas, mida palud neil teha. Salesforce pakub eraldi lahendust, mis on mõeldud MTÜ-dele (see sobib ka erinevatele liitudele ja sihtasutustele, olemuselt pole sel vahet). Kogu sinu kontaktvõrgustik salvestub müügiplatvormile. See tähendab, et kontaktid on koostatud viisil, mis vastab täpselt sinu organisatsiooni vajadustele. Kui räägime vabatahtlikest, siis mõnel puhul on oluline teada, kas tal on autojuhiload olemas, mis keelt ta räägib, kas ta on vaktsineeritud jne – see info on kõik platvormil ühes kohas olemas ja õige inimesega saab kohe ühendust võtta.

Iga asja ei peagi ise oskama

Kõik algab inimeste teadlikkusest – maailmas on väga palju erinevaid teadmisi ja kõiki neid korraga omada ei saa. Seetõttu ongi oluline kaasata õige inimene, et jõuda parima tulemuseni. Sageli kardetakse spetsialisti kaasamise finantsilist poolt – kuna see maksab, mõeldakse, et teeme parem ise ära. Tegelikult pole esimeste sammude astumiseks üldse vaja kõige paremat digiplatvormi. Alguses oleks vaja kaasata need inimesed, kes aitavad sul neid protsesse disainida. Meie esindame kõige suuremat ja tugevamat platvormi, aga tegelikult on olemas ka igasugu väiksemaid tööriistu ning esimesed sammud võib teha ka lihtsama lahendusega.

Kui meie oma klientide juurde lähme, kuulame nad ära, võtame kõik protsessid lahti, vaatame, mida saame paremaks teha. Mõni asi jääb kaugemaks unistuseks, mõne teise saab üsna kiiresti ära teha. Salesforce on eraldi loonud tootesarja, mis ongi suunatud mittetulundusühingutele. Mis kõige parem, selle peamised teenused on kuni kümne töötajaga MTÜ-dele tasuta.