Standard Booksi blogi

Jälle kodukontor ja haiguspäevad: kuidas uute piirangute ajal ettevõtte finantsasju kontrolli all hoida

Kodukontor on uute piirangutega taas paljude jaoks normaalsus.Foto: Shutterstock

Eelmisel pühapäeval jõudis Eesti mitmete tabelite põhjal Covid-19 nakatumisnäitudega maailma esiotsa ning taaskord on kodukontor uus reaalsus. Pandeemia ajal tuleb aga eelkõige mõelda sellel, kuidas end ja teisi viiruse eest kaitsta. 

Selleks, et viiruse massilise levikuga võidelda on valitsus kehtestanud mitmeid piiranguid.

Koroonaviirusega leviku tõkestamisega seotud uued piirangud

Siseruumides nõutakse kaitsemaski kandmist, mida ei saa enam asendada suu ja nina katmisega salli, krae või muuga. Rangelt soovituslik on kasutada meditsiinilisi või nendega võrdsustatud maske. 

Kaubanduses, teeninduses ja üritustel peavad maski kandma kõik külastajad, kes on vähemalt 12. aastased. Maskikandmise kohustust tuleb jälgida ka teenusepakkujatel ja kauplejatel, kelle alal või ruumides inimene viibib. 

Need, kes ei saa maski tervislikel põhjstel kanda, peavad seda arsti vastava otsusega tõendama. 

Lisaks maskikandmisele tuleb enamus kohtades esitada kas COVID tõend vaktsineerituse või läbipõdemise kohta esitama kõik vähemalt 12-aastased inimesed. Siinkohal tuleb meelde jätta, et COVID tõend kehtib koos isikut tõendava dokumendiga. 

Kui vaktsineerimine on tervislikel põhjustel vastunäidustatud, tuleb osalemiseks esitada vastav arstitõend.

COVID tõend koos isikuttõendava dokumendiga tuleb esitada pea kõikjal, ka näiteks sellistes kohtades nagu näiteks teatrid, museumid, ujulad, avalikud koosolekud, konverentsid, restoranid jne.  

Praegused kontrollmeetmed kehtivad vähemalt 10. jaanuarini 2022, kuid uuel nädalal võivad piirangud veel muutuda. 

Mida tuleb silmas pidada kodukontoris tööd tehes?

Valitsus ja terviseamet soovitavad kõigil, kel vähegi võimalik, teha tööd kodust. Millised on aga parimad võimalused kodust töötamine võimalikult mugavaks muuta?

Kaugtöö nõuab nii töötajatelt kui tööandjatelt tavapärasest erinevat lähenemist. Tuleb teha kindlaks, et kõigil oleks korralikud ja turvalised töövahendid, kokkulepitud virtuaalsed töökeskkonnad, regulaarne suhtlemine ja ühine meelelahutus, mis aitavad uues olukorras juurutada sama eduka rutiini kui koos töökohal töötamine.

Pikaajalise kodutöö puhul on hea, kui kodukontorisse on võimalus viia ka töötool, monitor jm töövahendeid. 

Kui töötajal tuleb hakkama saada laste ja pereelu keskel, tuleb mõista, aktsepteerida ja toetada, et lapsed võivad mõneks ajaks muutuda koosolekute osaks. 

Võimalusel tuleks leppida kokku töötajale sobivad tööajad, puhkuse kasutamine väljaspool graafikut või võimalus erandkorras kontoris tööd teha. 

Kindlasti aitab kaasa ka kaasaegne äritarkvara, mis on ükskõik millisest maailma nurgast tööprotsessi juhtimise ning dokumentide ja töövoo haldamise äärmiselt lihtsaks teinud. Vaja läheb vaid toimivat internetiühendust.

Juhul kui ettevõtja töötab kodukontoris võiks mõelda sellele, et osa koduga seotud jooksvaid kulusid on võimalik firma kaudu kompenseerida. 

Proportsioon

Kodukontoriga seotud kulud peavad olema ettevõtlusega seotud, kui korterist või majast on kasutusel osa isiklikuks otstarbeks ja osa ettevõtluseks, siis tuleb leida proportsioon.

Proportsiooni aluseks võib olla pindala suhe, kui suur osa on ettevõtluses kasutatav ja milline isiklikuks tarbeks olev osa. Seda võib ka ajaliselt määratleda, et kui suures ulatuses toimub ettevõtlusega tegelemine ja mil määral isiklik. Kui proportsiooni määramine on keeruline, siis on aktsepteeritav ka pool ja pool määratlus, st 50 protsenti on ettevõtluseks ja 50 protsenti on isiklikus kasutuses. Kindlasti tuleks vastavad proportsioonid ka kirjalikult fikseerida. 

Näiteks võtame kolmetoalise korteri, millest üks tuba on sisustatud kontoriks. Korteri pindala on kokku 40 m2, kontorina kasutatav tuba 10m2, siis on keskmiselt neljandiku kulude ettevõtte kuludena näitamiseks õigustatud. 

Kui ettevõtja otsustab oma kodus olevat ühte tuba kodukontorina rentida, siis tuleb jälgida, et rendihind oleks turuhinnas. Selgi juhul on oluline vaadata, et renditud ja isiklikus kasutuses oleva pinna proportsioon oleks mõistlik. Kui rendihind on turul kehtivast erinev, siis maksustatakse tehingu hinnavahe erisoodustusena. Renditulu on maksustatav tulu, millelt tuleb tulumaks kinni pidada. 

Kui tegemist on ainult kulude osalise kompenseerimisega, siis see ei ole eraisiku jaoks maksustatav tulu. Siinkohal peab tähelepanu juhtima sellelegi, et üürikorteri üüri mingi osa kompenseerimine on võrdeline üüri endale maksmisega, mille puhul läheb see ikkagi maksustamisele. 

Kommunaalkulud

Kodukontoris töötamisel saab ettevõtte kuludesse kanda vaid neid kulusid, mis seonduvad kodu kasutamisega töö tegemiseks. Selliste kulude kandmist töö tegemiseks ei käsitleta eluasemekulude katmise ja erisoodustusena. Kulude proportsioon peab olema põhjendatud ja kantavad kulud dokumentaalselt tõendatud. 

Näiteks oleks tõenäoliselt õigem kajastada veekuludest ettevõtlusega seotud kuluna väiksem osa kui neljandik, kaabel-TV kulu ja ühistu kogutav laenumakse hoopiski ettevõtte kuludest välja jätta. Seevastu internetikulust võib ettevõtte arvele kanda pool. Täpne arvestus näitab ka maksuametnikule, et ettevõtja on korrektselt kulusid hinnanud. 

Vormistamine

Ettevõte võib vastava osa kuludest nii otse omalt arvelt maksta kui kodu omanikule kompenseerida. Tavaliselt tehakse selleks lihtne üheleheküljeline leping, kus kirjas, millised kulud kompenseeritakse ja millises ulatuses. Seejärel teeb korteri omanik (näiteks kord kuus) kuluhüvitisnõude, kuhu lisab vajalikud tšekid ja arved ning selle alusel saab ettevõttelt raha tagasi. Lisatud tšekkidele ja arvetele tuleks märkida kasutatav proportsioon ja lisada ettevõtte nimi ja aadress.

Kodukontoriga seotud kulude käibemaks

Käibemaksukohustuslasena registreeritud äriühing saab sisendkäibemaksu maha arvata kaupadelt ja teenustelt vaid siis, kui arve on suunatud äriühingule ja selle peal on äriühingu nimi. Kuludokumendiks sobib küll ka ettevõtja kui eraisiku poolt esitatud kuluhüvitisnõue, millele on lisatud eraisiku nimele väljastatud arved ja tšekid, aga ostukäibemaksu ettevõte neilt tagasi ei saa. 

Juhul, kui korteriühistu on käibemaksukohuslane, saab ka nende väljastatud kommunaalkulude arvetelt proportsionaalselt käibemaksu tagasi küsida. Elektriarvetelt paraku käibemaksu tagasi ei saa. Telefoni- ja internetiarvete osas võib võimalusel vormistada lepingu ettevõtte nimele ning osa kuludest ettevõttele hüvitada või vormistada eraldi lepingud. Omaniku eluasemelaenu ja –intressikulusid hüvitada ei saa.

Riskid

Soovides kunagi korterit või maja müüa, tuleks mingil mõistlikul ajal enne müüki (Maksuamet on toonud oma juhendis näiteks kolm aastat, tõenäoliselt piisab ka aastast) lõpetada korteri ametlik kasutamine ettevõtluses. Tulumaksuvaba on müügist saadud tulu (müügihind – ostuhind – tehingukulud) eeldusel, et tegemist oli müüja peamise elukohaga. Maksuamet ütleb, et kui korterit kasutati näiteks kodukontorina, tuleb vastavas ulatuses saadud tulult tulumaks ära maksta.

Lisaks võib tekkida pigem filosoofiline küsimus, kas osaliselt kodukontorina kasutatava eluasemelaenuga soetatud korteri korral võib omanik laenuintressid 100% tagasi küsida või tuleks ka seal arvestada proportsionaalselt. Välja üüritud korteri laenuintressidelt tulumaksu tagasi ei saa.

Oluline on pöörata tähelepanu ka küberturvalisusele

Ülemusena on oluline hoolikalt läbi mõelda ja vajadusel spetsialistiga nõu pidada ning töötajaid juheldada, kuidas kaugtöö tingimustes nii inimeste kui ka ettevõtte andmeid kaitsta. Sealhulgas tuleb läbi mõelda, millist äritarkvara ja videorakendusi kasutatakse, mida tuleb silmas pidada, et salasõnad oleks hästi hoitud ning ka hästi koostatud ja neid vahetataks piisavalt sageli. Lisaks tuleb tähelepanu pöörata sellele, et nutiseadmed ja arvutid oleksid kaitstud viirusetõrjega, et kodune WiFi-võrk oleks võõra sissetungija eest kaitstud ja andmete jagamisel mõeldaks selle vajalikkusele ja turvalisusele.

Haigusleht Covid-19 nakatumisel

Kui ollakse haigestunud COVID-19sse, väljastab arst haiguslehe põhjusega “haigestumine”. Haigusleht väljastatakse ainult tööandja ravikindlustust omavatele haigestunutele.

Kui ollakse lähikontaktne, väljastatakse töövõimetusleht põhjusega “karantiin”.

Kui ollakse lähikontaktne ja on väljastatud haigusleht põhjusega “karantiin” ning haigestutakse ise, siis arst lõpetab karantiini põhjusel väljastatud haiguslehe ja väljastab järglehe (põhjus “haigestumine”).

Haiguslehe põhjusega 1 “Haigestumine” alusel maksab tööandja hüvitist 4. päevast kuni 8. päevani, kokku 5 päeva. Haigekassa maksab kokku 182 päeva alates 9. päevast, hüvitise määr 70 protsenti; ehk:

  • 1 – 3 päev – töötaja omavastutus,
  • 4 – 8 päev – hüvitab tööandja (kokku 5 päeva),
  • 9 – 190 päev – hüvitab haigekassa.

Haiguslehe põhjusega 10 “Karantiin” alusel maksab tööandja hüvitist 4. päevast kuni 8. päevani, kokku 5 päeva. Haigekassa maksab kokku 7 päeva alates 9. päevast, hüvitise määr 70 protsenti; ehk:

  • 1 – 3 päev – töötaja omavastutus,
  • 4 – 8 päev – hüvitab tööandja (kokku 5 päeva),
  • 9 – 15 päev – hüvitab haigekassa.

Loe lähemalt koroonaviiruse ja kehtivate piirangute kohta valitsuse erileheküljelt kriis.ee.

Kaugtöö puhul on tähtis, et ettevõttes info liiguks ning töö ei peatuks. Selle jaoks on hea, kui on kasutusel äritarkvara, mis koondab kogu info ühtsesse süsteemi, millele on kõigil osapooltel ligipääs. 

Tarkvaraettevõtte Excellent Business Solutions Eesti müügijuht Heiki Maasik annab mõned head näpunäited, mida äritarkvara valimisel silmas peaks pidama.

Alustuseks tasuks endale esitada mõned küsimused: kas äritarkvara suudab ettevõttele lisaväärtust anda ja aitab suuremat kasumit teenida? Kas sellega muutub töötajate elu lihtsamaks ja tööprotsess kiiremaks, kliendisuhtlus mugavamaks ja laovarude haldamine optimaalsemaks? Kas tarkvara on paindlik ja võimaldab seda hõlpsasti integreerida teiste kanalitega, näiteks e-poega.

Maasiku sõnutsi on Excellenti pakutav tarkvara Standard Books just selline paindlik tarkvara, mille puhul on põhipaketile alati võimalik lisada just kliendi seisukohast vajalikke liideseid. Erisoovide puhul panevad konsultandid pead tööle ja igal juhul saab vajalik lahendus programmeeritud. Standard Booksi saab samades töölõikudes päris erinevatel meetoditel kasutada ja toimima seada, see tähendab, et asjatundliku konsultandiga aru pidades selgub tihti, et tegu polegi erisooviga mida programmeerima peaks vaid see on majandustarkvaras juba olemas.

Kogu igapäevane info ja tegevus ühes kohas

Kõige parema ülevaate ettevõtte tegevusest ja asjade seisust saab siis, kui kõik oluline on hoitud ühes kohas. SB keskkonnas käib igapäevane info ja tegevuste organiseerimine ühes ja samas süsteemis. E-kirjad, kliendihaldus, dokumendi- ja failihaldus ning kogu muu vajalik info ettevõtte edukaks toimimiseks, on ühes süsteemis. Samas käib ka töövoo haldus – tööülesanded, graafikud, meeldetuletused ja kalendrid on kõik Standard Booksi kaudu kättesaadavad. Andmeid hoitakse pilves, mis annab töötajatele ning ettevõtte juhtidele reaalajas ligipääsu kõigele vajalikule just sealt, kus ta ise parasjagu viibib. Peale selle, et juhil on reaalajas võimalik jälgida kuidas ettevõte toimib, kaasneb võimalus kõigil turvaliselt kodukontorist kaugtööd teha.

Tarkvara olgu kasutajale lihtne ja mugav

Äritarkavara kasutamine peaks töötajatele olema võimalikult lihtne ja funktsionaalne. Mitte keegi ei soovi liigselt väljaõppele energiat kulutada ning seejärel iga päev pead valutada, kus süsteemis mingi info on ja kuidas üks või teine tegevus käib.

Standard Booksi keskkond võimaldab töölaual mitme akna süsteemi, kus iga töötaja saab luua endale käepärase töölaua, süsteem jätab meelde akende asukohad ja suurused, mis on väga praktiline. 

Infot aitab kiiresti leida filtreeriv otsingumootor, mis toimib üle kõikide väljade. Kui tead mida otsid, siis on see põhimõtteliselt hetkega leitav. Üsna lihtsalt käib ka dokumendi disainide loomine ja muutmine, selleks ei ole vaja disaineri abi, et näiteks oma arve blankett uueks luua.

”Võimalusi ja omadusi võiks ühel heal äritarkvara pigem rohkem kui vähem, sest süües kasvab isu,” selgitas Maasik.

Kui programm võib olla mõnikord kasutajale liiga paljude võimalustega, siis sel juhul saab ise väga lihtsalt oma programmi moodulite, registrite, aruannete, väljade jms varjamise teel lihtsustada.

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.