Kuna veebiarendus on väga loomerikas tegevus, siis on kliendisuhtlus seal olulisem, kui nii mõneski muus protsessis, sest selle käigus luuakse kliendi soovidele ja ootustele vastav digitoode. Kuidas kliendiga kõige paremat veebi teha, sellest kirjutab Woofy OÜ loomejuht Ergo Menov, kes on üle kümne aasta juhtinud erinevaid veebiprojekte.
Pikaaegse kogemuse põhjal saab välja tuua kümme kõige olulisemat sammu, mis võivad kodulehe tellijale ja arendajale koostöö arendamisel kasuks tulla.
1. Tee ühenduse võtmine võimalikult lihtsaks
Kui suhtlus on nii tähtis arenduse juures, siis on mõistlik teha see lihtsaks. See tähendab, et pakkuda tuleks oma klientidele erinevaid sidevõimalusi, mille kaudu nad saavad ühendust võtta.
Need võimalused võivad olla e-posti, telefoni või isegi reaalajas netivestluse teel rääkimine.
See tähendab ka seda, et peaks lisama lihtsa viisi, kuidas kliendid saavad arendaja saadetud sõnumitele vastata.
2. Ole vastamisel järjekindel ja kiire
Aeglased või ebajärjekindlad vastused klientide päringutele tekitavad tihti suhtlustõkkeid ja takistavad ühtlast töövoogu. See tekitab klientides usaldamatust. Kui aga vastata kiiresti ja järjekindlalt, suurendab see kindlasti ka usaldust.
Määra klientidele vastamiseks ajavahemik, mis ei ületa 24-48 tundi. Hädaolukordades tuleks vastata muidugi kiiremini. Usalduse loomiseks pea oma reeglist kinni.
3. Kasuta selgeid ja arusaadavaid suhtlusstiile
Arusaamatused suhtluses põhjustavad sageli halba koostööd. Kui klientidel on raske arendaja tegevusi või kavatsusi tõlgendada, võib taas tekkida segadus ja usaldamatuse tunne. Veendu, et suhtlus oleks selge ja lühike. Jää teema juurde ja kasuta keelt, millest klient ka aru saab. Enne muude probleemide juurde minemist lahenda senised peamised mured.
4. Kutsu klient külalisena projekti suhtluspaneelidele
Paljud virtuaalsed meeskonnad kasutavad koostöötarkvarasid, et omavahel suhelda ja jälgida ülesandeid, projekti tähtaegu ja vahe-eesmärke. Paljudel juhtudel sisaldavad koostöö tarkvarad võimalust, kus kõik meeskonnaliikmed saavad teha ülevaate projektist ja ülesannete hetkeolekust.
Klientidel saab sellesama vahendiga aidata projekti jälgida ja anda selgema pildi erinevate ülesannete olekust, lisades nad projekti juhtpaneelile külalistena. Paljud platvormid võimaldavad selliseid külalisi lisada, kellel pole lubatud faile kustutada ega ülesandeid täita ning nad on seetõttu ainult vaatlejad.
5. Kontrolli seda, mida kliendid näevad
Kliendid ei pea nägema projektitöö kõiki detaile. Näiteks esialgsed mustandid või eelnõude kohta käivad teated võib ära peita, piirates oma kliendi juurdepääsu projekti üldvaatele. Paljud kliendid on õnnelikud, et saavad projekti kulgu jälgida, teadmata täpsemalt, kuhu iga mutter ja polt sobib.
6. Määra projektile vahe-eesmärgid
Pole paremat viisi kliendi kaasamiseks, kui näidata talle, et projektis on toimunud edusamme. Üks parimaid viise selleks on vahe-eesmärkide seadmine ja tagamine, et meeskond neid täidab.
Kliendid näevad nende saavutamist kui edusamme projekti lõpule viimisel.
7. Kodulehe omaniku võiks kaasata tööülesannete jagamisse
Projekti edu sõltub kommunikatsiooni selgusest. See tähendab, et meeskonnaliikmetel peaks olema väga hästi selge, milliseid tööülesandeid nad saavad. Kodulehe omanike kaasamine tööülesannetesse muudab meeskonnaliikmetel kliendi vajaduste tõlgendamise siis juba palju lihtsamaks.
8. Paku iganädalasi või igakuiseid eduaruandeid
Oluline on hoida kliente kõige vajalikuga kursis ja tagada, et nad saaksid kogu aeg aru, mis projektiga toimub. Iganädalased või igakuised eduaruanded aitavad hoida kliente asjadega kursis ja rahulolevana.
Failide või mis tahes asjakohaste andmete jagamine klientidega tekitab neis ka kodulehe omaniku tunde ja julgustab osalema.
9. Pea arvet kliendile kuluva aja üle ja esita see arvetes
Üks projektide kõige vaieldavamaid küsimusi on arvete esitamine. Kliendid tunnevad tihti, et neid röövitakse, samas kui meeskonnaliikmed tunnevad end tasuta ületunde tegemas. Parim viis läbipaistvuse tagamiseks on jälgida kliendi projekti ülesannetele kuluvat aega ja nende tundidega saavutatud tulemust.
Investeeri ajajälgimise platvormi ja veendu, et meeskonnaliikmed tõesti seda kasutavad. See annab kindla mõõdiku, millega projekti ajakulgu mõõta ja kliendile kulusid põhjendada.
10. Loo võrgus teadmiste haldamise baas
Kogu projekti vältel edastatakse klientide ja meeskonna vahel palju väärtuslikku infot e-kirjades ja muudes projektiga seotud dokumentides. See info võib lihtsasti kaduma minna paljude e-kirjade ja jagatud failide hulgas.
Seega on oluline luua ülesannete jaoks eraldi kaust väärtuslikule lisateabele, nagu töömaht, koosolekute protokollid, spetsifikatsioonid ja palju muud sellist. Ülesannete platvorm, mida saab hõlpsasti otsida ja värskendada, osutub väga väärtuslikuks, kui inimesed vajavad teavet projektist täieliku ülevaade saamiseks.
Koostöö julgustamine ei pruugi olla lihtne, kuid see on väärt iga sellele kulutatud sekundit.
