Koosolekud võivad olla tõhusad hetked, et terve tiimi töö paremaks ja efektiivsemaks muuta, kuid need võivad üsna kergesti muutuda tüütuks kohustuseks ja aja raiskamiseks. Mismoodi neist maksimumi võtta? Seda uuris Teamlab 110 inimeselt. Järeldused küsitluse tulemustest teeb ja soovitusi edukaks koosolekuks jagab koolitaja ning töötubade juht Reimo Rehkli.

Uuring koosolekute tõhususe kohta paljastas palju olulisi valupunkte ja muidugi ka võimalusi nende lahendamiseks. Vastajatest 56% näiteks leidis, et koosolekutel puudub selge struktuur ning 53% märkis eesmärgi ja päevakorra selguse puudumist. Peaaegu pool (48,2%) osaleb nädalas 1-3 koosolekul, kuid paljud tunnevad, et need pole kuigi tõhusad.

Ühel koosolekul osaleb küsitletute sõnul tavaliselt kas 3 kuni 5 osalejat (48,2% vastanutest) või 5 kuni 10 osalejat (45,5% vastanutest). Üks vastaja tõi välja, et koosolekul on peamiselt kaks inimest ja 6 vastajat ütlesid, et nende koosolekutel on tavaliselt rohkem kui 10 osalejat.

Efektiivsete koosolekute põhitunnused on selge eesmärk, struktureeritud päevakord, pädev juhtimine, osalejate aktiivne kaasamine ja ettevalmistus, selged kokkulepped ja otsused ning positiivne õhkkond.

Oluline on ka osalejate eelnev ettevalmistus ning järgmiste sammude selge kokkuleppimine koosoleku lõpus. Uuenduslik lähenemine koosolekutele, nagu erinevad formaadid ja paindlikkus, aitab samuti tõsta nende kokkusaamiste efektiivsust.

Üle poolte valmistuvad koosolekuks ette

Kuigi edukaks koosolekuks peaksid osalised ette valmistama, teevad seda vaid 54,5% vastanutest. Paar vastajat tõid koguni välja, et nad ei tee seda kunagi. Põhjenduseks toodi, et koosolekud on tavaliselt ettearvamatud või organisatsiooni kultuur ei soosi seda.

Siiski tõid suurem osa vastanutest (75,5%) välja, et üldiselt on konkreetsed sammud ja tulemused koosoleku lõpus siiski kokku lepitud.

Mõnevõrra rahulolevate osalejate osakaal oli märkimisväärne, ulatudes 48,2 protsendini, mis näitab, et päris suur osa inimestest on koosolekute kvaliteediga siiski üldiselt rahul, kuigi on arenguruumi on. Kuigi enamik inimesi oli koosolekutega vähemalt mõnevõrra rahul, oli siiski oluline osa rahulolematuid või neutraalseid, mis viitab vajadusele koosolekute kvaliteedi parandamiseks.

Mis teeb põhiliselt muret?

Küsitluse tulemused näitavad, et koosolekutega seotud peamised valupunktid on järgmised.

• Enamus vastajatest (56%) tõi esile, et koosolekutel puudub selge struktuur, mis raskendab koosolekute efektiivsust.
• 53% vastanutest märkis, et koosolekute suurimaks probleemiks on selge eesmärgi ja päevakorra punktide puudumine.
• 55% vastajatest leidis, et koosolekud kipuvad minema üle planeeritud aja, mis võib viia tõhususe languseni ja osalejate frustratsioonini.
• 50% tõid välja, et koosolekutel osalejad ei panusta piisavalt, mis võib viidata osalejate passiivsusele või ebapiisavale kaasatusele.
• 42% vastanutest mainis, et koosolekute teemad ja arutelud on korduvad, mis võib viidata vajadusele uuendada koosolekute sisu ja formaati.
• 32% tõid välja tehnilised probleemid, nagu kehv internetiühendus.
• 38% vastajatest leidsid, et koosolekutele on kaasatud osalejaid, keda tegelikult ei peaks kaasama, mis võib viia aja ja ressursside raiskamiseni.
• 19% vastanutest ütlesid, et koosolekutel puudub sageli läbiviija, mis võib viia struktuuri ja eesmärgistatuse puudumiseni.

Seega kõige suuremad probleemid on, et koosolekutel puudub selge struktuur, eesmärk ja päevakord. Samuti kipuvad need üle aja minema – võib oletada, et ajakulu on seotud just sellega, et koosolekutel ei ole kasutatud selgeid struktuure.

Kui puuduvad ka selged eesmärgid ja päevakord, siis kipuvadki arutelud laiali valguma üle algselt planeeritud ajamahu. 

Kuidas mõjutavad probleemid töötajate rahulolu ja produktiivsust?

Küsitluse käigus küll üldist töörahulolu ei uuritud, kuid vesteldes erinevate meeskondadega on selgunud, et tihti ongi rahulolematuse põhjusteks halvasti läbi viidud koosolekud.

Ilmselt võib siin vaadata seda mitmeti ja probleeme võib nimetada erinevate nimetustega. Kindel on aga see, et kui juhid või ka meeskonna liikmed ei oska koosolekuid läbi viia, siis see tekitabki rahulolematust.

Tõsi, juhiga rahulolematuse taga võib lisaks koosolekute korraldamisele olla ka teisi põhjusi.

Kui vaadata neid, kellel on rohkem kui kolm koosolekut nädalas ning koosolekud lähevad üle aja või kui neil puudub selge struktuur ja eesmärgid, siis on suurem osa koosolekuid maha visatud aeg. See kindlasti mõjutab samuti produktiivsust.

Millised on levinumad vead koosolekutel ja kuidas neid vältida?

Suurim viga on see, kui puudub selge eesmärk ja päevakord, saadakse lihtsalt kokku ning koosolekut ei juhita.

Juht peab siiski olema hea läbiviija, kes teab, milliste tööriistadega osalejaid kaasata ja millist inimeste sisendit koguda.

Koosolekutel on rakendatavad erinevad meetodid, mida kasutatakse näiteks töötubades.

Töötubades on samuti erinevad protsessid, mida tasub kasutada, et jõuda eduka tulemuseni, mis muidu võib lihtsalt koosolekuid pidades võtta ilmatuma aja.

Näiteks disainisprindid on hea näide, kus ühikese ajaga suudetakse disainisprindi töötoa meetodeid kasutades luua uus või parendatud teenus või toode. Neist on väga häid kokkuvõtteid teinud Andres Kostiv Futuristist – tasub lugeda, kui on suurem huvi disainisprintide vastu.

Milliseid nippe saab töötubadest üle võtta koosolekute läbiviimiseks?

Töötubades kasutatakse erinevaid nippe, nagu näiteks seda, kuidas kaasata kõiki, et kõik osalised saaksid päriselt ka sõna. Selleks töötatakse töötoas küll üheskoos, aga samal ajal ka endamisi. See tähendab, et veel enne, kui suuremaid arutelusid pidama hakatakse, saavad kõik oma mõtted kuhugi märkmepaberile välja kirjutada.

Filosoofia selle taga on aga selline, et kõigepealt on vaja KOGUDA infot, siis VALIDA, mida lahendada, siis LUUA lahendusi ning lõpuks LUUA tegevusplaan.

Kui erinevates protsessides kasutatakse töötubasid, et soovitud eesmärgini jõuda, siis tekib ka selge kogemus ja arusaam, et vaja on struktureeritud lähenemist.

Eks see ole ka üks mõttemustrite murdmine, et alati polegi vaja koosolekut – struktureeritud töötubade lähenemine jääb keerukamate probleemide jaoks ning koosolekud rohkem informatiivseteks kohtumisteks.

Millist rolli mängib tehnoloogia koosolekute parendamisel?

Tehnoloogiat tuleb võtta kui võimalust. Seda eriti tänapäeval, kui meeskond võib olla mööda maailma laiali. Virtuaalsetel koosolekutel soovitan kasutada erinevaid virtuaalse assistendi ja tehisintellekti võimalusi, mis transkribeerivad kogu vestluse tekstiks ning teevad kokkuvõte ilma, et keegi seda käsitsi peaks looma. 

Töötubades, kus on vaja kaasata teiste mõtteid ja lasta hääletada näiteks erinevate võimalike lahenduste vahel, soovitan kasutada Mirot, aga muidugi on ka teisi tööriistu.

Kuidas koosolekul paremini kaasata ja kokkusaamine huvitavamaks teha?

On erinevaid harjutusi, aga ennekõike tuleks soodustada avatud suhtlemist, et kõik kolleegid julgeksid oma arvamust avaldada. Selleks on olemas platvormid. Näiteks mainitud Miro keskkonnas saavad enne arutelusid kõik oma mõtted virtuaalsete märkmepaberite peale kirja panna.

Alustada tuleks esmalt küsimusest, kas see koosolek võiks olla lihtsalt üks e-kiri? Alati polegi vaja kokku saada, kui saaks ka lihtsalt e-kirja teel info edasi anda või tagasisidet küsida. 

Kindlasti peaks olema selge plaan ning konkreetne päevakord, kes ja kuidas mida esitab. Mina juhina küsiksin, kas see koosolek on ikka vajalik? Kuidas ma kõige efektiivsemalt vajamineva info kätte saaksin? Kas selleks on vaja ühist otsust?

Siis alles tuleks küsida, kuidas kõige efektiivsemalt koosolek läbi viia. On see informatiivne koosolek või lihtsalt info jagamiseks? Kes infot jagavad, selle peaks kirja panema.

Kui on ootus, et koosolekul osalejad peavad ise ka panustama, siis tuleb enne anda ka see info edasi ning selgelt formuleerida, millised on need küsimused, millele ja kellelt vastust oodatakse.

Alati tuleks kokku leppida konkreetsed sammud ja vastutajad ning tähtajad.

8 kõige olulisemat soovitust ettevalmistatud koosolekuks

Vastajad, kes ütlesid, et nende koosolekutel kasutatakse reegleid ja metoodikaid, tõid välja kaheksa soovitust, mis aitavad koosolekut ette valmistada ja tõhusamaks teha.

1. Struktureeritud lähenemine: rõhutatakse selge eesmärgi ja päevakorra olemasolu, konkreetse juhi rolli ning koosolekute struktureeritud formaati. See sisaldab eesmärkide seadmist, päevakorra ettevalmistamist ning teatud kindla metoodika järgimist.
2. Osavõtt ja juhtimine: koosolekud peaksid andma kõigile võimaluse sõna võtta kindla juhi juhtimisel. Virtuaalkoosolekutel mainitakse korrapärase osavõtu jaoks käe tõstmise süsteemi kasutamist.
3. Ettevalmistus ja järeltegevus: rõhutatakse koosoleku-eelset ettevalmistust, nagu materjalide ülevaatamine, ja koosolekujärgset järeltegevust, nagu koosolekuprotokollide jagamine ja ülesannete ning vastutuste kordamine.
4. Erinevad koosoleku formaadid: koosolekud erinevad oma formaadi ja struktuuri poolest. Mõnedel on range päevakord ja ajakava, teised on avatumad. Regulaarsed koosolekud, nagu iganädalased tiimikoosolekud või igapäevased kiirkoosolekud, järgivad sageli korduvat struktuuri.
5. Aja ja päevakorra järgimine: rõhutatakse kindlaksmääratud aja ja päevakorra järgimist. Lisateemade korral planeeritakse uued koosolekud senise laiendamise asemel.
6. Koosoleku kokkukutsujal on kindel roll: kokkukutsuja vastutab eesmärgi, päevakorra, rollide määramise ja osalejatelt ettevalmistumise eeldamise eest.
7. Koosolekutüüpide ja metoodikate arvestamine: erinevat tüüpi koosolekud (näiteks ajurünnakud, arengukoosolekud, Scrum-sessioonid) nõuavad erinevaid lähenemisviise. Metoodikaid nagu Scrum kasutatakse spetsiifiliste tiimikoosolekute puhul.
8. Dokumenteerimine ja otsuste tegemine: otsused tuleb üles märkida, protokollida ja tuleb tagada, et koosoleku eesmärgid on saavutatud.

Kokkuvõttes näitavad küsitluse tulemused, et koosolekute korraldamises ja läbiviimises on mitmeid kitsaskohti, mis vajavad tähelepanu. Efektiivsuse parandamine nõuab aga selget eesmärki, korralikku ettevalmistust, aktiivset osalust ja tõhusat juhtimist.

Samuti ei tohiks töised tiimi kokkusaamised ületada ettemääratud aega, mis kipub tihti juhtuma. Keskenduma peaks olulistele teemadele, vältides kõrvalekaldumist ja ebavajalikku arutelu. Kui on keerukamad probleemid, tasub kaaluda struktureeritud töötubade lähenemist ning koosolekud jäävad siis pigem informatiivsemateks kohtumisteks.

Artikkel ilmus algselt Veebimajutus.ee blogis.