Virtuaalne assistent on nagu isiklik assistent või sekretär, keda oled harjunud nägema kontoris või vastuvõtu laua taga, kuid tema roll erineb traditsioonilisest kontori assistendist selle poolest, et kõik toimub kaugteel. Nii saab abistada ettevõtteid ja üksikisikuid sõltumata asukohast. Kuidas endale sellist head kauget abilist leida, seda selgitab Vassistent.ee juht Kirsike Kukk.
Tänapäevaste digivõimaluste juures on võimalik pea kõik kontoritööd kaugtööna ära teha. Virtuaalne assistent saab abiks olla kõiges, kalendri haldamisest ja e-posti korraldamisest kuni veebisisu loomise ja sotsiaalmeedia eest hoolitsemiseni. Koostöö võib olla ühekordse konkreetse tegevusena, ühe kindla projekti raames või igapäevaste jooksvate ülesannete täitmisena pikema aja jooksul.
Mille järgi endale assistent valida?
Enne assistendi otsinguid tasub esmalt endale selgeks teha, milliseid ülesandeid oled valmis delegeerima.
Mõistlik on alustada väiksematest ampsudest ning usalduse kasvades saab seda nimekirja alati täiendada. Mõned näited, kuidas VA saab sulle abiks olla, leiad siit.
Kindlasti vestle mitme assistendiga, sest videokõne ajal saad tegelikult aru, kas tegemist on nii-öelda sinu inimesega. Lisaks isiklikule klapile tasub aga tähelepanu pöörata veel järgmistele asjadele.
- Klientide tagasiside – vaata üle, millist tagasisidet, milliste ülesannete eest ja kellelt sinu potentsiaalne assistent saanud on. See annab ülevaate tema tööeetikast, usaldusväärsusest ja oskustest.
- Ajahaldus – esmase vestluse käigus veendu, et assistendi tööaeg, vastamise kiirus ning suhtluskanalid ühtuvad sinu ootuste ja vajadustega. Assistendid on enamasti paindlikud, aga parim on oluline kohe alguses läbi rääkida.
- Keelekasutus – kui üheks delegeeritavaks ülesandeks on ka sinu klientidega suhtlemine või sotsiaalmeedia haldamine, siis on üleminek lihtsam, kui assistendil ja sinul on sarnane suhtlusviis. Kõik on õpitav, aga minu kogemuste põhjal on koostöö sujuvam, kui osapooltel on sarnane arusaam keelekasutusest ja suhtlusstiilist. See aitab vältida vääritimõistmisi (ka omavahelises suhtluses) ning tagab, et sõnumid on järjepidevat tooni, mis on klientidele tuttav ja seega ka usaldusväärne.
- Oskused ja kogemused – on igati mõistetav, et ühel assistendil ei ole kõikide sinu delegeeritavate ülesannete kogemust. Üsna tõenäoliselt pole tal kõikide tegevuste osas oskusi. Siinkohal on oluline, et kandidaat oskaks välja tuua läbitud koolitused nende tegevuste puhul, mida ta on valmis täitma. On kindel, et virtuaalsel assistendil on võimas ekspertide tugivõrgustik, kui ta kuulub Assistendikooli Virtuaalassistentide VIP klubisse.
Kui paistab, et teie koostöö võiks sujuda, siis tasub virtuaalassistendile anda proovitöö. See ei pea olema midagi pikka, aga ülesande kirjeldusse saab mõned sinu jaoks olulised tähelepanu proovikivid ära peita. Sellega saad kõige paremini aimu, kuidas ta edaspidi sinu antavatele tööülesannetele tähelepanu pöörab ning milline on tema käekiri.
Siin on mõned näited, mida saad ülesandena kasutada:
- otsi konkreetse teema kohta teavet ja esita see sette antud viisil;
- koosta sotsiaalmeedia postitus;
- tee kujundus;
- näidisdokumendi üle vaatamine ja paranduste tegemine.
Kust teda leida võiks?
Kui oled märganud, et mõni tuttav kasutab virtuaalassistendi abi, siis esimese asjana tasub küsida temalt soovitusi.
Eesti virtuaalsed assistendid on teinud Facebooki grupi ning sealses liikmeskonnas on üpris palju kogenud virtuaalseid assistente lisaks neid otsivatele ettevõtjatele.
Kui otsid abi konktreetse ülesande jaoks, siis võib abi olla ka fikseeritud hinnaga teenuseampsude platvormist Teenuseampsud.ee.
Väärtusta oma aega ja delegeeri need tegevused, mis sinul võtavad kordades rohkem aega, kui selleks spetsialiseerunud inimesel!
