Kodulehe tellimine pole turutehing “kurgid sulle, raha mulle”, vaid vajab ka inimeste vastastikust klappi ja juba ette ootamatuste arvestamist. Kuidas tellida veebilehti nii, et kõik rahule jääksid, räägib disainiettevõtte NOPE partner ning aastaid veebiprojektide juhtinud Kristel-Maria Kadajane.
Millele peaks veebilehe tellija mõtlema enne kodulehe tellimist?
Tänaseks olen toimetanud digimaailmas palju aastaid, juhtinud sadu projekte ning vahetanud tuhandeid kirju uute klientidega, kes tulevad meie juurde sooviga saada uus veebileht.
“Mul on veebilehte vaja,” on üsna sageli esimese e-kirja sisuks, mis meile saadetakse. Mõnikord on lähteülesanne juba täpsemalt kirjeldatud, ning sellisel juhul läheb edasine üsna ladusalt, kuid enamasti on mitmed olulised detailid läbi mõtlemata ja suurem töö alles algab.
Minu esimesed küsimused on alati mitte otseselt veebi, vaid kliendi enda kohta – millega ettevõte tegeleb, mis plaanid on neil müügi- ja turundusega seoses ning kes on nende sihtgrupid. See on ka üks tüüpilisi kitsaskohti, mida veebilehte tellides tehakse ehk mõeldakse vaid ühele sihtgrupile, klientidele. Tegelikkuses on paljudel vähemalt kaks sihtgruppi – kliendid ja töötajad. Sageli on neid aga rohkemgi, näiteks investorid, koostööpartnerid, tarnijad, laiem avalikkus või meedia jne. Iga sihtgrupi jaoks tuleks veebilehe sisustrateegia aga läbi mõelda ja vastavalt disainida.
Enne agentuurile kirjutamist soovitan seega täpselt läbi mõelda, kuhu veebileht ettevõtte strateegias sobib ning mis rolle peab kandma. Kas veebileht on vaid müügiks ja turunduseks või ka värbamiseks mõeldud? Veebileht üksi ei too kunagi suurt pööret ei käibes ega nähtavuses, vaid uut veebilehte peab toetama ülejäänud tegevus turunduses või müügistrateegiates.
Lisaks eelnevale on kriitilise tähtsusega see, kui palju aega ettevõttel on veebiprojekti võimalik panustada. Ma toon alati näiteks ühe projekti, millega töötasin kui valdkonnas aastaid tagasi alustasin. See projekt on siiani lansseerimata puhtalt seetõttu, et kliendil polnud aega tegeleda tagasiside andmise ning sisuloomega. Nii mõnedki projektid lähevad üle tähtaja, sest klient ei ole arvestanud töömahuga, mida veebiprojekt nõuab – vaja on anda tagasisidet disainile ja arendusele, luua sisu või testida. Selleks on kliendil vaja määrata konkreetne inimene enda tiimist, kes kogu projekti vältel on kontaktisikuks ning kellele on eraldatud aega teemaga tegelemiseks.
Millised on kodulehe tüüpilised eelarved?
Eelarved sõltuvad üsna otseselt lähteülesandest ehk sellest, mida teha on vaja. Rätseplahenduste puhul on vaja veebilehe disaini ja arendust, ning olenevalt kliendist ka sisuloomet, SEO ning analüütika sisseseadmist. Enamasti selgitavad agentuurid ka tellijale täpsemalt, mida eesmärgi saavutamiseks vaja on ning annavad juba konkreetsemad hinnasildid igale tegevusele külge. Eelarved kipuvad olema turul seinast seina ehk ainult hinna järgi ei soovita endale pikaajalist partnerit siiski valida. Alati ei ole kõige kallim pakkuja kõige parem ning vastupidi ka – kõige odavama pakkuja puhul võib tulla ette ootamatuseid, mis hiljem kogueelarvet kõvasti kergitavad. Minu kliendid on öelnud, et on saanud sama lähteülesandega pakkumisi mõnest tuhandest kuni mõnekümne tuhandeni. Seetõttu on oluline ka teha lisaks kirjavahetusele ka kõne tegijaga, et saada aru, kas päriselt on ka inimlikul tasandil klapp olemas. Numbrid üksi ei taga head koostööd.
Soovitan tuua enda päringus ka juba ligikaudse eelarve või vähemalt suurusjärgu, millega arvestanud ollakse. Digilahenduste puhul saab tegelikult olenevalt ajaraamist ja eelarvest ka mõelda erinevaid viise, kuidas samaväärse tulemuseni jõuda ning kui on ette teada mänguruum, siis teab, kuidas ülesandele läheneda.
Samuti aitab see ka kiirelt välja filtreerida agentuurid, kes kohe üldse ei sobi kas ajapuuduse või eelarve tõttu ning pole tarvis enda aega raisata edasise suhtluse peale.
Küll aga tasub mainimist, et veebileht eeldab püsivaid investeeringuid. Arvestada tuleks majutuskulude, domeenitasude kui ka regulaarsete veebilehe hoolduskuuridega, et leht oleks turvaline ja ajakohane. Turg ja konkurendid muutuvad kiiresti ja seetõttu ei tasu ka veebi riiulisse seisma jätta.
Kuidas klient veebitehnoloogiaid sügavamalt tundmata arendajale oma soove paremini arusaadavaks saaks teha?
Õnneks ei pea tellija tehnoloogiatest väga palju jagama, kuid muidugi tuleks kasuks kui baasteadmised on olemas. Alati võib ka enda arenduspartneril või siis potentsiaalsel arenduspartneril paluda täpsemalt selgitada, kuidas-mis töötab. Kõige olulisem aga on tellija poolelt kirjeldada ära veebilehe äriline vajadus ja kriteeriumid, mille siis veebilehe arenduspartner tõlgib ise juba tehnilisse keelde. Enamasti käib see ka juba pakkumise koostamise juurde, et agentuur analüüsib vajadused ning pakub välja võimaliku lahenduse. Muidugi juhul, kui lahendus on keerukamat laadi ning nõuab sügavamat tehnilist analüüsi, võidakse see töö ka eraldi tellida.
Milline on hea lähteülesanne kodulehe tellimiseks?
Muidugi on iga klient ja koostöö erinev, kuid üldistades on protsess selline:
Kõigepealt leiab klient oma tee agentuurini ning kirjutab, et vajab veebilehte. Parimal juhul on kirjaga kaasas ka juba täpsem lähteülesanne, mis teeb edasise protsessi tunduvalt kiiremaks ja lihtsamaks. See võimaldab ka saada võimalikult täpseid ja hästi võrreldavaid pakkumisi, kui korraga kirjutatakse mitmele tegijale.
Hästi koostatud lähteülesandes on kirjas lühidalt ettevõtte taust ning tegevused; veebiprojekti täpsem kirjeldus ehk millist veebilehte on vaja, millised on ootused veebilehe kasutajakogemusele ja tehnilisele poolele, kui võimalik siis ka funktsionaalsed nõuded. Funktsionaalsete nõuete all mõtlen kõiki asju, mida lehe külastaja saab lehel teha – näiteks päringuvormid või kalkulaatorid, e-poe puhul selle loogika, liidestused väliste süsteemidega jms. Eriti hea, kui lähteülesandes oleks kirjas ka veebilehe sisustruktuur ehk kirjeldatud, millist sisu veebilehel peaks kuvama.
Samuti peaks olema toodud ajaraam ehk millal on projekti eeldatav valmimisaeg. Sellest sõltub, kas agentuuril on üldse võimalik pakkumist teha. Näiteks kui tähtaeg on nädala-kahe pärast, kuid agentuuril on kalender mitu kuud täis, siis ilmselt jääb koostöö sel korral katki. See aitab ka agentuuril tellijat nõustada realistliku tähtaja osas ning vajadusel pakkuda alternatiivseid lahendusi. Muidugi ka eelarve vahemik, milles tellija peab omalt poolt püsida.
Kui veel võhma on, siis soovitan ka kirjeldada veebilehe tulevikuperspektiivi. Mis plaanid on pärast veebilehe lansseerimist? Lühidalt – kui leht tehakse vaid mõneks kuuks, siis on lähenemine üks; kui aga aastateks, siis teine. See on samuti info, mida agentuuril oleks hea teada.
Veebikujundusele mõeldes on oluline detail ka see, kas ettevõttel on olemas kaasajastatud brändiraamat. Kui seda pole, saab selle muidugi luua või mõelda koos välja mõni muu metoodika veebilehe disaini loomiseks.
Kuidas küsida veebilehe pakkumisi nii, et neid oleks võimalik omavahel võrrelda?
Üks lihtsamaid näitajaid, mille järgi võrrelda, on muidugi hind. Tellija saab ilmselt kallimaid ja odavamaid pakkumisi, ning numbreid on muidugi lihtne omavahel võrrelda. Reaalsuses aga ei pruugi hind üksi näidata, mis on lõpuks see saadav tulemus.
Veebilehe tegijate puhul otsitakse enamasti ikkagi pikaajalist partnerit, kes lisaks selle algsele lansseerimisele jääb ka pärast alles seda hooldama ja edasiarendama. Heas koostöös pakub veebilehe arenduspartner ka ise lahendusi, kuidas veebilehte täiendada ning veel paremaks muuta. See aga eeldab head klappi ja mõnusat sümbioosi tellija ja tegija vahel. Seda üksnes numbrite ja kirjateel ei mõõda. Seetõttu soovitan alati teha ka vähemalt üks kõne, kus selle tunde kätte, kas koostööl oleks jumet või mitte. Selles suhtes tasub enda sisetunnet usaldada. Kõigiga ei saa ega peagi olema inimlikku klappi.
Muidugi on võrdluse aluseks ka see, et kõik pakkujad on saanud sama info. Selleks peab juba algselt välja saadetav lähteülesanne olema hästi kirjutatud ja kõigile saadetud. Kui keegi küsib täpsustavaid küsimusi, siis vastus tuleks edastada kõigile pakkujatele. See tagab, et erinevad tegijad hinnastavad sama tööd.
Kui pakkumised on käes, siis tuleks pakkumises hinnata tuleks metoodikat, millega veebilehe tegija plaanib tulemuseni jõuda; vaadata, mis on üleantav osa projekti lõpus, milline on garantii ja tehniline tugi. Samuti tasub uurida, milline on varasem kogemus veebimaailmas ning milline tehnoloogia valitakse.
Lühidalt, hinnata tuleks lisaks hinnale ka omavahelist klappi, portfooliot, metoodikat, garantiid ja seda, milline on perspektiiv pikaajaliseks koostööks.
Kuidas hinnata töö mahtu veebi arendamisel – kui kaua võib aega minna, kui palju inimesi peaks sellega tegelema arendaja ja tellija poolelt?
Kui tellija pole just ise pikaajalise veebidisaineri või arendaja taustaga, siis soovitan töömahu hindamise jätta spetsialistile. Enamasti kiputakse töö mahtu alahindama ning see toob kaasa selle, et enda kampaaniates või tegevustes jäetakse projekti valmimiseks liiga vähe aega. See tähendab liigset kiirustamist mõlemalt poolelt, palju stressi ja võibolla ka ebakvaliteetse töö.
Mida saab aga tellija hinnata, on see kui palju aega on tema tiimil projektile pühenduda. Kui tellijal pole reaalsuses aega ning pole kedagi, kes saaks muude tööülesannete kõrvalt tegeleda ja puudub võimalus ka palgata vastav inimene, soovitan veebilehe tellimus edasi lükata aega, kui see ajaressurss vabaneb.
Agentuuri poolelt on enamasti kaasatud mitu inimest – veebidisainer, projektijuht-analüütik, veebiarendaja (või isegi mitu). Hiljem lisandub ka vajadusel tehniline tugi, analüütika ja SEO ekspert. Ehk siis vahel läheb piltlikult vaja väikese küla jagu inimesi, et veebileht valmis saada. Hiljuti oli õnn olla projektis, kus mingil hetkel lugesime kokku üle 15 inimese, kes veebilehega otseselt seotud olid.
Kas projekti jooksul saab ka lähteülesannet muuta?
Hästi lihtsustatult jaguneb veebilehe tegemise protsess ettevalmistavaks faasiks ehk analüüsiks, veebilehe disainiks, veebilehe arenduseks, testimiseks, optimeerimiseks, sisuloomeks, lansseerimiseks ja seejärel järeltoeks.
Kui tegu pole agiilse protsessiga, siis lepitakse enamasti kokku selles, et muudatusi teeme veebilehe disainifaasis ning kui disain on kinnitatud, siis läheb see edasi arendusse. Arenduse jooksul disainimuudatuste tegemine tähendab muudatusi ka eelarves ja ajaplaanis, kuna iga muudatus tähendab disaini uuesti lahtivõtmist, itereerimist ja ilmselt ka juba tehtud arenduse ümberkirjutamist. Muidugi on veebilehe tegijad võimalikult paindlikud, kuid kui ajaga on kitsas, siis peab ka projekti skoop olema üsna selgelt paigas juba algusest peale. Seetõttu on ka eriti oluline just ettevalmistavas faasis ja disainis kogu äriloogika kirjeldamine.
Eks ootamatuseid tule kõigil ette ja päriselu kipub olema midagi muud kui teooria. Sellepärast on ka oluline sõbralikud suhted tegija ja tellija vahel ning hea klapp – päeva on kõik läbirääkimise küsimus.
Milliseid metoodikaid veebiarendusel kasutatakse?
Metoodika võib tähendada siin paljusid erinevaid asju. Ma ei hakka erinevaid tehnoloogiaid loetlema, vaid pigem kirjeldan kahte võimalikku lähenemist eelarve- ja ajaraami osas.
Enamasti on tellijatel paigas kindel kuupäev, millal veebilehte on vaja ja üsna sageli ka kindel summa, mida nad saavad veebilehte investeerida. See tähendab, et aeg ja raha on fikseeritud ning sellega koos ka suuresti lähteülesanne. Sellisel juhul pannakse täpselt paika, mis mahus tööd tehakse disaini ja arendusetappides, millised on funktsionaalsused jne. Selle lähenemise puhul on eriti oluline kirjeldada lähteülesanne nii täpselt kui võimalik juba päringut saates, sest ruumi vigadeks ning ümbertegemisteks on vähe.
Teine viis on mõnevõrra paindlikum ehk tegu on agiilsema meetodiga. Ka sellisel juhul on paigas eesmärgid, mida on vaja saavutada, kuid kogu protsess on paindlikum ja enamasti ajaraamid ja eelarved on paindlikumad. Alustatakse olulistest ja ärikriitilistest funktsionaalsustest ja kasutajateekondadest ning vastavalt progressile ja võimalustele jätkatakse jooksvalt. See meetod sobib siis, kui mingil põhjusel pole võimalik lähteülesannet täpselt kirjutada ja tellija tahab jätta endale paindlikkust teha jooksvalt projektiplaani ja prioriteetidesse muudatusi.
Millised on tüüpilised vead veebiarenduse mahu hindamisel?
Tüüpilised vead kipuvad IT valdkonnas, olenemata projektidest, tellijast, tegijast ja sektorist, olema üsna sarnased.
Üks levinumaid vigasid on see, et eelarveid ja ajakulu hinnatakse liiga madalalt ning reaalsuses kulub rohkem aega nii töötundides kui ajaraamis. Piltlikult öeldes veebileht ei lansseeru õigel ajal ning kui ta lõpuks LIVE’i läheb, siis tunduvalt suurema töötundide arvuga kui eeldatud. See kehtib mõlemalt poolelt – ka tellija peab arvestama kümnete, võib-olla isegi sadade töötundidega, mida on vaja projekti panustada mitme kuu vältel. Üks oluline nüanss on ka see, et kui disainietapis küsitakse tellija tagasisidet, siis mida nobedamalt see tuleb, seda suurem tõenäosus on projekti õnnestumiseks.
Kel on tegu esimese projektiga, see ei arvesta ka projektiplaani testimise, sisu loome ja sisestamisega seotud tunde, mistõttu võib tulla ootamatult see tööhulk, mis kulub veebilehe lõplikuks viimistlemiseks ja valmisseadmiseks.
Lisaks kipub meelest minema, et oma tulu tagasi teenivad veebilehed ei ole kunagi staatilised. Kui veeb lõpuks LIVE’i saab, siis on vaja seda regulaarselt uuendada, et tagada selle turvalisus ja töökindlus. Samuti tasub aeg-ajalt üle vaadata selle vastavus turul, teha vajalikke visuaalseid ning tehnilisi täiendusi.
Tasub alati ka veenduda, et veebilehega käib kaasas tehniline garantii ehk sisuliselt kui on lehega mured, siis saate pöörduda enda veebipartneri poole, kes aitab ja kaasa mõtleb.
Minu jutust võib jääda mulje, et tellija peab ka suure osa asju ise tegema, näiteks tegelema sisuloome või testimisega. Enamasti soovivad tellijad küll ise sellega tegeleda, kuid tasub alati enda partnerilt ka küsida abi või otsida väliseid partnereid, kes sellega aitavad. Agentuuridel on häid kontakte, kes saavad aidata copywritingu, tekstisisestamise, SEO või analüütikaga.
Millal on parem valida vabakutseline tegija, millal aga peaks kindlasti veebiagentuuri poole pöörduma?
Vabakutseliste seas on väga häid tegijaid. On ette tulnud, et olen mõned kliendid vabakutselise juurde suunanud ning hiljem on mulle kirjutatud ja tänatud, sest jäädi tulemusega väga rahule. Vabakutselise boonuseks võib olla paindlikkus ning see, et neil võib olla võimalik kohe tööga pihta hakata. Mõne jaoks on ka boonus see, et vabakutselise puhul pole nö bürokraatiat – tegu on hunt kriimsilmaga, kes on ise projektijuhi, disaineri, arendaja ja tehnilise toe rollis. See võib olla aga ka üks kõige suuremaid miinuseid, kuna kui teha kõike, siis ei olda tavaliselt üheski valdkonnas tippspetsialist.
Agentuuri kasuks räägib aga just nimelt see, et ostetakse enamasti terve tiimi kompetentsi ning garantiid, et töö saab tehtud ka siis, kui üks jääb haigeks, ei vasta enam kirjadele või lahkub töölt. Agentuuridel on igaks projekti etapiks spetsialistid – projekti takti juhib projektijuht, disainiga tegeleb eksklusiivselt disainer, arendusega tegeleb arendaja ning tehnilise toe eest hoolitseb support. Kui üks jääb hätta, tuleb teine juurde. Agentuuridel on ka võimalik anda seega paremad garantii tingimused.
Eestis aga on minu arvates tegutsemas väga häid vabakutselisi ja agentuure, et kõik leiavad oma. Nagu eelpool öeldud, siis klapp ja usaldus peavad head olema.
Valiku tegemisel tasubki kaaluda lähemalt, et mis on see lõpptulemus, mida projektiga saavutatakse ning milline on perspektiiv pikaajaliseks koostööks ja tehniliseks toeks.
Mida teha siis, kui lõpus selgub, et tulemus pole päris see, mida oodati?
See on mõlemale poolele üsna halb olukord, kus olla. Selleks hetkeks, kui selline olukord tekib, on mitu kuud tööd tehtud mõlemalt poolelt ning esimene instinkt on nüüd süüdlast otsima hakata.
Kui suhted pole selleks hetkeks täiesti lörri läinud, soovitan siiski hoida rahulikku meelt ning meenutada, et mõlemal poolel on sama eesmärk. Veebilehe arendaja tahab kliendi õnnelikuna hoida, et koostöö säiliks ning tellija ilmselt tahaks siiski jätkata koostööd, sest partneri vahetamine on tüütu, kallis ja aeganõudev. Kuna ilmselt on tekkinud möödarääkimine projekti eesmärkides ja lähteülesandes, tasubki alustada sealt. Võtke lahti lähteülesanne ning tehtud kokkulepped ja tehke selgeks, mis on täpselt puudu.
Siin on esimene pallivise tellija käes, kes peaks väga selgelt ja arusaadavalt kirjeldama, mis on valesti ning mis on oodatud tulemus. Seejärel saab arendaja vaadata, mida annaks teha, et tulemus ootustele vastavaks viia. Tellija poolt antav täpne kirjeldus on ka kasuks siis, kui juhtub see kõige hullem – otsustatakse leida uus arenduspartner. Ka uuele partnerile on vaja täpset kirjeldust, mida muuta on vaja ning siis on juba sisend olemas.
Kui on olnud suurem möödarääkimine, siis on muidugi raskem kokkuleppele jõuda ja välja selgitada, kes jättis midagi ütlemata. Sel juhul tuleb läheneda juhtumipõhiselt, kuid siiski soovitan neid asju lahendada ühise laua taga.
Kui kokkulepet siiski ei tule, on kõigil vähemalt kindel ülevaade projekti seisust ning ka üleandmine uuele partnerile lihtsam. See on küll enamasti kõige ebasoositum variant, kuna uuele arendajale andes kaovad garantiitingimused algse tegija juures; samuti suureneb projekti eelarve ning ajaraam. Ehk siis jõuamegi ringiga tagasi sinna, et kõige olulisem on kirjeldada lahti lähteülesanne juba alguses, et möödarääkimisi tekiks võimalikult vähe.
Hea lähteülesande meelespea
Siin on spikker hea lähteülesande koostamiseks, mida saata arendajatele veebilehe pakkumisi küsides:
- Milline on ettevõtte taust, tegevused, tugevused ning peamised konkurendid?
- Mis on veebilehe eesmärk ehk milliseid ärilisi protsesse peab veebileht toetama?
- Kes on veebilehe sihtgrupid?
- Milline on veebilehe sisustruktuur?
- Millised on veebilehe nõutud funktsionaalsused?
- Milline on veebiprojekti eeldatav ajaraam?
- Milline on veebilehe eeldatav eelarve?
- Millised on üldised ootused koostööle ning tulemusele?
Tekkis veel küsimusi? Liitu tasuta veebiseminariga SIIN ning saad Kristelilt vastused!
