Mis juhtub siis, kui tähtsad osalejad lõpu eel vahetuvad? Kas kõik algab otsast peale? Mida teha, et tarkvaraarenduse projekt ei ületaks finišijoont nõrga tulemusega, kui kõigil on ootused kõrged? E-äri arendusprojektide ebaõnnestumistest ja selle vältimisest räägib viimases, neljandas osas ligi 12-aastase tarkvaraarenduse kogemusega Lumav Commerce OÜ (Lumav.com) ärijuht Margus Ots.

Käes on e-poe avalikustamise päev. Meeskond on seda juba kuid ette planeerinud ning kõigil osapooltel oli see nädal e-poe jaoks planeeritud. Kaheksapealine arendusmeeskond on elimineerinud viimased bugid ning kaupmehe poolt e-poe, IT- ja tegevjuht koos töötajatega ootavad põnevusega avalikustamist.

Lahendus oli valmis juba kaks nädalat tagasi ning on olnud kaupmehe tuttavate poolt testimisel, et viimaseid vigu leida. Testija on proovinud läbi valmislahenduse kõikvõimalikud kombinatsioonid leidmaks viise, mismoodi peamisi funktsionaalsusi õnnestuks katki teha. Lehte on testitud erinevatel koormustel; kontrollitud kiiruseid, vaadatud erinevatel veebilehitsejatel ja seadmetel ning kõik tundub toimivat. Kliendi sõbrad on testpoes (pre-live) mänginud läbi test-tellimusi alates kauba ostmisest kuni kättesaamiseni ning vaadanud üle kliendisuhtluse poole.

Uus leht on juba varem installeeritud kliendi serverisse ning parooliga kaitstud. Piisab ainult ühest hiireklõpsust ning see asendatakse vana e-poega, mis jääb nüüd omakorda varjatuks. Arendaja teeb selle klõpsu ning avalikustatud e-poel algavad viimased live testid, tehakse viimased testostud. Kliendil on antud ette testplaan, mille alusel viib nende meeskond läbi erinevad tegevusi ning annab tulemustest arendajale märku. Uus pood on üleval ja päev jätkub tavalises rütmis! Õhtul läheb peoks!

Kahjuks ei lähe iga avalikustamine niiviisi. On pigem erand kui reegel, et projekti avalikustamisel läheb alati kiireks – nii arendaja kui ka klient leiavad veel nüansse, mis vajaksid viimasel hetkel muutmist/parandamist. „Vaikus“ enne avalikustamist võib tähendada naljaga pooleks, et üks või teine osapool ei võta testimist piisavalt tõsiselt. 

Live´i minemine tähendab ka perioodi, kus suhtluses on rohkem pinget ning osapooled ootavad üksteiselt maksimaalset panustamist. Võib ka juhtuda, et erinevatel põhjustel vajab kuupäev ümbermuutmist ja see võib tekitada planeerimisel väljakutseid, kui meeskonnal on tihedam graafik (sh teised avalikustamised). Kuna lõpupingutus on pingeline on meeskond planeeritud endale väljateenitud puhkused peale algset avalikustamist.

Oleme teinud Lumavis reegli, et ilma mõjuva põhjuseta ei avalikustata e-poode a) õhtul b) nädala viimastel päevadel ehk neljapäeval või reedel ja c) puhkuste aja tipus (augustis ja detsembri lõpus). Nendele tingimustele järeleandmised on kahjuks üks peamisi probleemide allikaid.

Kui võtmeisikud vahetuvad

On veel üks oluline põhjus, mis võib projekte mõjutada ning mida aeg-ajalt ikka paratamatult ette tuleb – see on töö käigus võtmeisikute vahetumine.

Tarkvaraarenduse kokkulepped tehakse juhatuse liikmete vahel ja suuremate ettevõtete korral teostajateks on harilikult hoopis keegi reatöötajatest. Ideaalis võiksid kokkuleppeprotsessi lõppfaasi olla kaasatud nii kliendipoole tulevane arenduskontakt kui ka arenduse projektijuht. Pooled peavad veenduma, et kokkulepete osas ollakse ühel lainel (sh kui lepingus eritingimused kokku lepitud) ning võimalus „Rootsi laua“ olukorra tekkimiseks (vaata selle kohta sarja eelmisest osast) on minimaliseeritud. Kõige tähtsam on, et osapooled on üksteise suhtes koostöövalmis, peavad kinni kokkulepetest ja suhtlevad aegsasti probleemide korral.

Üheks kõige kriitilisemaks probleemide allikaks ongi võtmeisikute väljalangemine, vahetus või nende kaasamine hilisemas faasis. Sinna alla võib liigitada ka näiteks olukorda, kus oluline otsustaja on projekti analüüsifaasist välja jäänud ning saabub alles projekti alguseks või kõige hullem – sõidab aeg-ajalt sisse ning hüppab siis välja tagasi. Või näeb lehte esimest korda vahetult enne livemist ;)

Hea dokumentatsioon ja protessikirjeldused aitavad olukorda pehmendada ning rahvatarkus „Mida rohkem paberit, seda puhtam tagumik“ vähendab määramatust funktsionaalsuste osas. Inimese vahetuse tõttu võib muutuda ka õhkkond. Seda peab eriti arvestama nüüd, kus kaugtööst on saanud uus normaalsus ning kõikvõimalike arusaamatuste tekkimise võimalus on eksponentsiaalselt kasvanud.

Kõige kurvem on siis, kui võtmeisiku vahetumisel ollakse sunnitud panema pausile kogu arenduse, samas uue inimese leidmisega läheb aga aega ning lisaks tavatööle sisseelamisega peab ta paralleelselt ka arenduse lõpuni viima.

Lisaks tango-efektile (vaata sellest samuti artikliseeria eelmisest osast) suureneb oht „rootsi lauaks“ – uus inimene soovib ikkagi oma visiooni teostada, mitte kellegi teise oma lõpuni viia.

Kuidas lahendada vastuolusid?

Lõpuks veel mõned olulised soovitused projektide juhtimise tervise ja sisekliima parandamiseks. Lapsevanematele tuleb tuttav ette olukord, kus kahe järglase tüli lahenduseks mänguasja pärast polegi head varianti – mõlemad on õnnetud ning nende nutt teeb õnnetuks ka lapsevanema. Kumbki pool usub, et neil on täielik õigus ja kisa tõuseb iga sekundiga. Võimetuna otsustamaks, kellel on „õigus,“ paned mänguasja kapi otsa ning üritad vaenupoolte tähelepanu mujale juhtid.

Paraku võivad arenduste vaidlused jõuda välja olukorda, kus mõlemad pooled tunnevad kompromissitult, et neile on liiga tehtud. Põhjuseks võib olla kas üks või mitu ülalpoolmainitud nüanssi, aga lõppkokkuvõttena tunneb tellija, et pole saanud seda, mis tema meelest pakkumises sees on ning arendaja ei ole nõus rohkem töid kahjumisse kandma.

“Jäta emotsioonid kõrvale” on küll väga lihtne kõrvalt öelda, kuid paraku oleme me kõik inimesed. Ebaõnnestunud või vähem kvaliteetne lahendus võib kaupmehele tähendada saamata jäänud tulu, täitmata lubadusi partneritele ja probleeme klientide ootuste täitmise osas. Tagajärjed arendaja jaoks võivad olla projektist tüdinud ja demotiveeritud töötajad, stressist haigestumine ja inimeste lahkumine. Arendajale kahjulike kompromisside puhul tähendab see kõigi töötajate hüvede vähendamist ja väiksemate ettevõtete korral ka likviidsusprobleeme või hullemal juhul pankrotti.

Mitmetel juhtudel (näiteks ootamatu töökoormuse langus, portfooliokliendi leidmise soov, alustav ettevõte jne) võib tellijal olla soodne juhus sõlmida kokkulepe eriti soodsatel tingimustel.

Siin tuleb aga mõlemal osapoolel tõsiselt peeglisse vaadata ning hinnata olukorda pikemas perspektiivis. Ühele poole tugevalt kaldu võida-kaota (win-lose) kokkulepe on pikas perspektiivis alati kaota-kaota (lose-lose). Kuigi vastutus lasub sel juhul arendajal, tasub just väiksemate partnerite puhul kriitiliselt hinnata, kas sellistel tingimustel töö tegemine on jätkusuutlik ja motiveeriv?

Kahjumliku projekti ressursid tulevad kasumlike projektide ehk kellegi teise kliendi makstud töö arvelt. Kui valid partnerit strateegilises valdkonnas partnerit valid, soovitan veenduda, et koostöö oleks pikas perspektiivis motiveeriv ja jätkusuutlik mõlemale osapoolele.

Ära osta tarkvara nagu jäätist!

Tarkvaraarenduse ostmine ei ole enamike ettevõtetele nagu poest jäätise ostmine – kui ei meeldi, ostad homme uue. Nagu varasemalt öeldud on arendus teenus mitte toode ning selle käigus on lihtsalt nii palju pisidetaile, mis võivad minna valesti ka parimate kavatsuste juures. 

Oluline on teadvustada, et ka koostöösse investeeritud ajal ja koos tehtud vigadel on suur väärtus. Ise läbi tehes on teine tunne kui blogist lugeda ;). Ebaõnnestumiste vastu ei ole keegi kindlustatud ei eraelus ega ettevõtluses – loeb see, kuidas ja mis õppetundid ning suhtumisega sellest välja tullakse.

Vali partner, kes otsib pikaajalist koostöösuhet ning ole ka ise hea partner.

Tahad rohkem teada? Võta Lumav’iga ühendust.

Sarja eelmisi osasid vaata siit:

• 1. Miks e-äri arendusprojektid ebaõnnestuvad? Põhjus 1: võimaluste üle- või alahindamine
• 2. Miks e-äri arendusprojektid ebaõnnestuvad? Põhjus 2: vale platvormi valik
• 3. Miks e-äri arendusprojektid ebaõnnestuvad? Põhjus 3: nõuete ebaselgus

Artikkel ilmus algselt Veebimajutus.ee blogis.