Sisuturundus

5 nippi, kuidas lepingutega töötamine paremaks muuta

Lepinguid luuakse sageli ükshaaval ja käsitsi, allkirju kogutakse aeganõudva e-kirjavahetuse käigus ning lõpetuseks kaovad tähtsad dokumendid e-kirjakasti sügavustesse pahatihti ära. Mis siis, kui seda saaks teha teistmoodi?Foto: Shutterstock

Digitaalne allkirjastamine on elu Eestis väga mugavaks teinud ning äriprotsesse oluliselt
kiirendanud. Sellest hoolimata kulub lepingute ettevalmistamisele ja allkirjastamisele endiselt väga palju aega. Lepinguid luuakse sageli ükshaaval ja käsitsi, allkirju kogutakse aeganõudva e-kirjavahetuse käigus ning lõpetuseks kaovad tähtsad dokumendid e-kirjakasti sügavustesse pahatihti ära.

Mis siis, kui seda saaks teha teistmoodi? Mis oleks, kui kümnete lepingute ettevalmistamisele kuluks vaid minuteid ja see kõik toimuks vigadeta? Kas poleks mõistlik, kui allkirjastatud dokumendid liiguksid ise õigesse kausta? Kas see tähendaks, et teatud inimesi ei ole enam vaja? Või pigem seda, et saame keskenduda nendele teemadele, mis meid päriselt kõnetavad ja huvitavad?

Sellest artiklist leiad 5 kasulikku nippi, kuidas nutikamalt lepinguid sõlmida ja vähendada tüütut käsitööd, mis lepingute vormistamise ja allkirjastamisega tihtipeale kaasas käib.

1. Vali lepingute allkirjastamiseks sobiv platvorm

Selleks, et allkirjastamise platvorm oleks kasulik, peab see võimaldama mugavalt läbida kõik lepingu sõlmimise etapid: ettevalmistamine, allkirjastamine ja hoiustamine.

Ühes keskkonnas töötamine ja koostöövõimalused kolleegide ja partneritega lihtsustavad ja kiirendavad lepingute sõlmimise protsessi. Samuti on oluline omada head ülevaadet kõikidest ettevõtte lepingutest ja nende allkirjastamise staatusest. Saamaks veel rohkem kasu, peaks allkirjastamise platvormi olema võimalik oma ettevõtte tööriistadega mugavalt ühendada ning dokumentidega seonduvaid toiminguid ja allkirjastamise protsessi automatiseerida.

Aastatega juurutatud protsesse on vaevaline muuta ja seetõttu peab uue tööriista kasutamine olema lihtne ja kasutajamugav. Üks võimalus on kasutada Agrello platvormi, mis pakub dokumentide haldamise ja digitaalse allkirjastamise teenust. Hea platvormi valik ja selle juurutamine ettevõttes toob sulle tagasi väärtuslikku vaba aega.

SIIT saad lugeda lugu sellest, kuidas suure kliendibaasiga ettevõte Horeca Sevice oma lepinguid efektiivsemalt haldama hakkas.

2. Kasuta dünaamiliste väljadega lepingupõhja

Kuna suuremalt osalt kasutatakse dokumentidega töös Microsoft Wordi, siis just sellele tööriistale on Agrello loonud lahenduse. Nipp seisneb selles, et piisab vaid ühe lepingupõhja loomisest, mis on seejärel korduvalt kasutatav (näiteks tööleping või müügileping).

Lepingupõhi peaks sisaldama dünaamilisi välju, mida iga töötaja puhul on tarvis lepingus muuta. Sellise põhja kasutamisel ei ole tarvis ühte ja sama faili dubleerida, eraldi välju täita, salvestada, e-kirja teel allkirjastamisele saata ega eraldi kaustadesse arhiveerida.

Dünaamiliste väljadega lepingupõhjad aitavad sul lepinguid kiiremini ette valmistada, vältida lepingu väljade täitmisel vigu, saata vaid kliki vajutusega leping pooltele allkirjastamiseks ning seejärel saada teavitus selle kohta, kui kõik osapooled on allkirjad andnud.

Lepingupõhjasid on võimalik hoiustada oma Team Space’is, mida saab kolleegidega jagada. Nii on ajakohased lepingupõhjad igal ajahetkel kõigile mugavalt kättesaadavad ning lepingute ettevalmistamine sujub kiiremini.

3. Automatiseeri lepingute ettevalmistamine

Mõnikord tuleb ette olukordi, kui on vaja kiiresti allkirjastamiseks saata kümneid või sadu dokumente ühe ja sama lepingupõhja peale. Olgu selleks töösisekorra eeskirjade uuendamine, kliendilepingute muudatused või liitumislepingute allkirjastamine. Siin on näide, kuidas on võimalik kiiremini kõikide ettevõtte töötajatega allkirjastada uuenenud töösisekorra eeskirjad.

Esiteks, tuleb luua dünaamiliste väljadega lepingupõhi ning kõikide töötajate andmetega Exceli tabel, kus iga töötaja kohta on täidetud tema andmed (nimi, amet, kontaktandmed, isikukood jms). Selleks, et töötajate andmetest saaks automaatselt luua allkirjastamiseks ettevalmistatud töösisekorraeeskirja dokumendid, oleks vaja ühendeda Agrello ja Excel. Edasi ei ole enam vahet, kui palju töötajaid nimekirjas on, kas kümneid või sadu, lepingud valmistatakse Agrellos ette automaatselt ja kiiresti.

Sedalaadi püsivat ühendust kasutavad täna juba mitmed ettevõtted, et säästa dokumentide ettevalmistamisele kuluvat aega. Ühest näitest (kuidas Agrello abiga kiiremini investoritega lepinguid sõlmida) oleme pikemalt kirjutanud SIIN.

4. Kogu allkirju kiirelt ja lihtsalt ka välismaistelt partneritelt

Allkirjade kogumine lepingule ei pruugi olla midagi keerulist, kui allkirjastajaid on kaks ja nad mõlemad on Eestist. Keerulisemaks muutub olukord siis, kui allkirjastajaid on mitu või mõni allkirjastaja on välisriigist, sest välismaalastel ei ole reeglina meile tuttavaid digiallkirjastamise vahendeid.

Paljude allkirjastajate korral kulub manuaalselt dokumendi edasi-tagasi saatmisele väga palju aega, mistõttu on mõistlik otsida efektiivsem lahendus protsessi paremaks organiseerimiseks ja administratiivse koormuse vähendamiseks.

Dokumendi e-kirjaga saatmine, seejärel printimine ja käsitsi allkirjastamine ning uuesti skaneerimine ja lõpuks e-kirjaga tagasi saatmine on väga aeganõudev, kuid tihti piiriüleste tehingute puhul tavapärane praktika.

Agrello platvormil saab dokumenti allkirjastada nii Mobiil-ID kui ka Smart-ID lahendusega, kuid valikus on ka Agrello allkiri, mis on kättesaadav ja lihtne kasutada kõikidele sinu välismaistele partneritele.

Vaata SIIT, kuidas kõik rahvusvahelised lepingud allkirjastada kiirelt ja turvaliselt Agrello allkirjaga.

5. Halda ja organiseeri lepinguid omale sobivas kohas

Pärast dokumendi allkirjastamist tõuseb päevakorda küsimus selle hoiustamise kohta. Tihti tehakse seda mõnes pilveteenuses või kõvakettal, aga vahel lähevad dokumendid hoopis postkastisügavustes kaduma ja nii on neid hiljem raske leida.

Agrello platvormil saad allkirjastatud dokumente hoida muretult ja need on sulle alati kättesaadavad. Samuti saad dokumente kaustadesse organiseerida ja oma meeskonnaga jagada. Kui hoiustamiseks kasutatakse mõnd pilveteenust, siis saab Agrello platvormi sellega ühendada (seda ka näiteks Google Drive’i või Dropboxi kaustaga) ning panna lepingud automaatselt sealsetesse kaustadesse liikuma.

Samuti saad seadistada teavitused Slacki või MS Teamsi, mis annavad sulle või sinu meeskonnale märku, kui lepingud on allkirjastatud. Kui soovid, et pärast lepingu allkirjastamist ilmuks soovitud staatus näiteks Pipedrive’i müügikanalisse, siis saad ka selle ühenduse hõlpsalt luua.

Proovi ise järele

Kui sinus äratas käesolev lugu uusi mõtteid ja sinu ettevõte on allkirjastamise platvormi kasutamisest huvitatud ning vajab töövoogude seadistamisel ja juurutamisel abi, siis miks mitte valida just kodumaine Agrello oma partneriks.

Tule ja proovi ise järele! Vaata lähemalt veebilehelt Agrello.io/ee.

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.