Hübriidkonverentside ja -koosolekute arv on viimastel aastatel hüppeliselt kasvanud ning sellega koos on suurenenud ka vajadus tehnilise võimekuse järele, et viia eri kontorites või riikides viibivad kolleegid ühe ekraani taha. Ükski konverents ega virtuaalne koosolek ei möödu praegu enam korraliku esitlustehnikata. Enam ei mõelda selle all lihtsalt ühe projektori lauale panemist. Nüansse, millele esitlustehnikat tellides mõelda, on rohkem, kui võiks esiti arvata.
Esitlustehnika ja videokonverentsi lahendused on aastatega jõudsalt arenenud. Kuigi esmalt tundub lihtsam ise projektor koos vajalike kaablitega rentida, võib selline kokkuhoid korraldajale kehvasti lõppeda. Ala spetsialistid oskavad näha detaile ja ohte, mis oskamatult valitud tehnika endaga kaasa võib tuua. Keegi ei taha osa saada konverentsist, mille esitlus iga väikese aja tagant kokku jookseb või pole kuvatavat infot üldse osalistele nähagi.
Uue aja trend on minimalism ja multifunktsionaalsus
Pandeemiaaeg on muutnud ka ootusi ruumidele ja tehnikale. Esitlustehnika ja videokonverentside lahenduste ettevõtte Proscreeni projektijuht Raido Reilson sõnab, et enam kui kümneaastase tegutsemisaja jooksul on väljakutsuvaid projekte tulnud ette nii mõnigi.
“Enim väljakutset pakkuvad soovid on olnud seotud vajadusega luua konverentsiruumid, mis on multifunktsionaalsed. Näiteks võib olla vajadus kohandada ruum pildi ja heli mõttes 200 külalisele ja siis järgmine päev kasutada sama ruumi hoopis neljaks jaotatuna, kus igas ruumis 50 külalist ja nii pilt kui heli peavad jääma väikse ruumi piiresse.” Selliste lahenduste puhul läheb vaja kogemust ja teadmisi, et ruumid vastaksid ootustele ja oleksid töötajatele hõlpsasti kohandatavad. “Ruumi ümbermuutmine toimub minutitega,” kinnitab Reilson.
Lisaks ruumide multifunktsionaalseks muutmisele on trend liikumas ka hübriidlahenduste suunas. “Järjest enam on klientidel soov leida lahendus, mis aitab jagada informatsiooni nii, et info vastuvõtja asub info jagajaga samas ruumis või hoopis kuskil mujal maailmas – teisisõnu hübriidlahendused,” selgitab Reilson. Pole ka ime – koroonaaeg on muutnud ettevõtted paindlikuks, kuid töö peab ometi tehtud saama. Kui kõrvuti istudes informatsiooni või mõtteid pole võimalik vahetada, tuleb seda teha tehnika abil virtuaalselt. Paljudel ettevõtetel vastav tehniline võimekus enne kriisi puudus ning nii on tehnikutel olnud kiired ajad, et töö saaks ka distantsilt jätkuda.
Et koosolekuruumid oleksid pidevalt valmis järgnevateks hübriidkoosolekuteks, on saadaval erinevad tehnikavidinad. Näiteks Barco ClickShare Conference on äriruumidesse loodud juhtmevaba videokonverentsilahendus, mis ühildub kiirelt ruumis oleva esitlustehnikaga. Nii ei ole vaja otsida kaableid või kedagi, kes oskaks tehnilise poole toimima saada. Vastavalt ruumi suurusele saab paigaldada lisamikrofone, mis tagavad distantsilt osalejatele hea kuuldavuse, ning kaamera, mis tagab distantsilt osalejatele kvaliteetse pildi. Kõik on võimalik panna toimima näpuliigutusega.
Esitlustehnika areng viib juhtmed ja häguse pildi
Kui veel mõni aeg tagasi mõisteti sõna “esitlustehnika” all üht lihtsat vahelüli, mis ekraani pildi seinale kuvas, siis praeguseks on süsteemid arenenud ning arvestavad ruumi omapärade, ürituse ja kasutajate vajadustega. Reilsoni sõnul on aasta-aastalt kasvanud soov projektori asemel kasutada LCD ekraane.
“Üsna tavalised on koosolekuruumides 75″–85″-suurused LCD ekraanid ja videoseinad, mis koosnevad näiteks neljast 55″-suurusest LCD ekraanist. See võimaldab näidata 2,5 meetri laiust pilti,” märgib Reilson. Samas möönab ta, et suuremates ruumides pildi näitamiseks kasutatakse endiselt projektorit. Kuid ka selles vallas on arenguid. “Projektorite maailmas on juba aastaid lamprojektoreid välja tõrjumas laserprojektorid, mis tähendab, et puudub vajadus lambi vahetamiseks, kuna laseriprojektori valgusallika elueaks on 20 000 töötundi,” kiidab Reilson uusi lahendusi. Ajaga kaasas käimine tagab parema kvaliteedi, suurema mugavuse ja pikemas plaanis ka rahalise kokkuhoiu.
Miks üldse on vaja erinevaid lahendusi eri ruumidele? Pilt on ju pilt ja heli on heli? Mis vahe on sellel, kas esitlustehnikat vajatakse elutuppa või klassiruumi? Tegelikult oleneb spetsialisti sõnul ruumist palju ning ruumi eripärasid arvestamata võib tehnika valikuga rappa minna.
“Klassiruumis on võimalik nii pildi kui heli edastamiseks vajalik tehnika paigaldada nii, et see on alati töövalmis,” selgitab Reilson. “Elutoa igapäevane funktsioon on teine ja seega tuleb esitluse tarvis hea pildi ja heli edastamiseks seadmed paigaldada, ühendada ja seadistada. See ei ole igaühele jõukohane, lisaks on olulised ruumi valgustus ning taust.” Ta rõhutab, et ruumi esitluse jaoks sobivaks muutmisel on hea konsulteerida spetsialistiga, et tulemus vastaks ootustele.
Kuidas saavutada suurepärane tehniline lahendus?
1. Koosolekuruumi suurus ja inimeste arv. Planeeri ruum vastavalt inimeste arvule, kes seal tavaliselt viibivad. See mõjutab laua suurust, toolide arvu, ekraani suurust ja akustikat.
2. Akustika ja heliisolatsioon. Hea akustika tagamiseks kasuta heli neelavaid paneele, vaipu või akustilisi lae- ja seinapaneele. Vähenda välismüra isolatsiooni ja ruumi õige kujundusega.
3. Kvaliteetne video-konverentsitehnika. Investeeri usaldusväärsesse videokonverentsi lahendusse, nagu Logitech, Barco või Lumens jne. Veendu, et kaamera, mikrofonid ja kõlarid vastaksid ruumi suurusele. Kõiki peab olema videokõnes näha ja veel olulisem, et kuulda.
4. Ekraan või projektsioonilahendus. Paigalda piisava suurusega ekraan või kõrge resolutsiooniga projektor. Veendu, et kõigil osalejatel oleks selge ja takistusteta vaade.
5. Võrgukiirus ja ühenduvus. Tagatud peab olema stabiilne ja kiire internetiühendus. Kaabliga ühendused on usaldusväärsemad kui Wi-Fi.
6. Valgustus. Looduslik ja reguleeritav kunstvalgus on oluline. Väldi varjusid ja peegeldusi ekraanidel, paigaldades hämardatavaid valgusteid.
7. Tarkvara ja integratsioonid. Valmista ruum ette populaarsete platvormide, nagu Zoom, Microsoft Teams või Google Meet kasutamiseks. Kasuta platvormidega ühilduvaid seadmeid.
Nende punktide täitmine tagab professionaalse, funktsionaalse ja kasutajasõbraliku koosolekuruumi.
Proscreen on ettevõte, mis sai alguse suurest huvist tehnikavaldkonna vastu. Proscreeni märksõnadeks on innovatiivsed lahendused, kvaliteetne teenus ja lahendustele orienteeritus. Ettevõtte käe all kujunevad tehnilised lahendused, mis võimaldavad tuua kokku inimesed kiirelt ja kasutajasõbralikult.
Vaata tehtud töid ja pakutavaid teenuseid lähemalt veebilehelt https://proscreen.eu.
