Automatiseerimine on üks peamisi väljakutseid, mis millega ettevõtted nii möödunud kui eesootavatel aastatel silmitsi seisavad. See protsess on oluline nii konkurentsis püsimiseks kui ka maksimaalse tõhususe saavutamiseks, ent toob kasu kõrval kaasa ka omajagu küsimusi, millele uute süsteemide juurutamine vastuseid peab pakkuma.

Eestis on palju väikefirmasid, kus arvete tasumise eest vastutavad ettevõtte juhid. Kõiki raamatupidamise nüansse tundmata kipub aga nii tekkima maksetel ebatäpsusi ja vahel ka vigu.

Mida teha, et klientidel nii ei juhtuks? „Pangast tulevad laekumised oleme suutnud raamatupidamissüsteemis hästi ära automatiseerida. Kuid sellega tekkis siiski üks probleem,“ jagab oma kogemust ventilatsioonisüsteeme tootva rahvusvahelise ettevõtte ETS NORD finantsjuht Ene Saluste. „Probleem tekkis ettemaksudega: kliendid kippusid ülekannet tehes unustama viitenumbri lisamise, nii et süsteem ei osanud neid ühegi arvega ära siduda. See tuli ikkagi lõpuks käsitööna ära teha.“

Lahendus makselingi abil

ETS NORD võttis olukorra lahendamiseks kasutusele LHV Panga LinkPay makselingi. 

Raamatupidamissüsteem saadab panka automaatselt kõik arve maksmiseks vajalikud andmed, mille alusel loob panga infosüsteem maksjale eeltäidetud maksekorralduse. See tuleb maksjal lihtsalt ära kinnitada, vajadusel andmeid täpsustades, ja makse liigubki automaatselt läbi nii panga kui ettevõtte raamatupidamise. Nii on kindel, et ülekanne sisaldab kõiki vajalikke andmeid ja raamatupidamises ei kulu aega vigade parandamisele, tagasikannetele ja maksete ning arvete sidumisele.

Uuele süsteemile üleminek läks libedalt. ETS NORDis on kasutusel Directo majandustarkvara, kus tuli luua vaid LinkPay makselingi ja QR-koodi automaatse lisamise võimalus arvetele, ning uus lahendus oligi kasutamiseks valmis.

Raamatupidamine lihtsam

Ka golfiklubi Rae Golf ja Pärnus asuvat White Beach Golfi juhtiv Piret Sepp märgib, et LinkPay lahendust võimaldab neil raamatupidamist lihtsustada ja klientidele nii-öelda lähemal olla, pakkudes kiiret ja mugavat makselahendust. Ettevõte on süsteemi kasutanud juba üle kolme aasta. 

Kasutusel on lahendus mitmes kohas. Näitena saab tuua võistlustasude maksmise võimaluse osalejate jaoks. „Enne võistlust saadame osalejatele lingi, mille abil saab võistlustasu mugavalt enne võistlusi ära tasuda ja nii pole hiljem kassaleti ees sajast inimesest koosnevat järjekorda – mugav ja kliendisõbralik lahendus,“ selgitab Sepp. Pangalingi kaudu laekuvad maksed seotakse aga vaid ühe arvega, mis on loodud ühisena pea kõigile osalejatele, kuna üldjuhul osalejad arvet eraldi ei soovi. See lihtsustab ka raamatupidamist märkimisväärselt: sajakonna kande asemel kantakse läbi vaid üks koondarve.

Lisaks veebilingile on seda maksekorralduse lahendust võimalik kasutada ka märksa laiemalt, näiteks iseteeninduse korras toote-teenuse eest tasudes. Maksekorralduse saab genereerida ka QR-koodina. Rae Golf kasutas seda võimalust näiteks talveperioodil.

„Panime makselingid lihtsalt majaseinale QR-koodidena. Inimene, kes tuleb mängima, maksab selle eest LinkPayga,“ kirjeldab Sepp. „Ka kohvi või snäki sai selle abil ise osta.“

Sellisel juhul muudab kasutaja enne maksmist talle saadetud makselingil summat ja andmeid lihtsalt vastavalt oma vajadusele. Niiviisi on võimalik sisse seada ka e-pood, mis mingeid erilisi tehnoloogilisi ettevalmistusi ei nõua. Kodulehele tuleb lihtsalt toote andmed ja foto üles laadida ja sinna kõrvale makselingi QR-kood lisada. Selle skännimisel on kasutajal makset juba väga lihtne teha.

“Näeme, et lahendus on mugav ja kliendisõbralik. Uuenduslikud lahendused, mis meie klientide elu mugavaks teevad, on meie jaoks alati tähtsad ja kasutame neid meeleldi,” lisab Sepp. Lisaväärtus on ka see, et lahendust on võimalik kasutada nii Eesti kui ka välismaksete laekumiste jaoks, mis on samuti tähtis. 

Probleem ja lahendus

Üks makselingi puhul üles kerkiv küsimus seostub viimasel ajal levima hakanud pettustega, kus e-maili või SMS-i teel saadetavates petukirjades kutsutakse üles kaasa pandud lingile klikkima.

ETS NORD kuvab selle riski maandamiseks makselinki mitte e-mailis vaid otse arvel endal. „Me ei tahtnud, et see oleks lihtsalt e-maili sisene lahendus. Sellistesse e-maili linkidesse suhtuvad inimesed pettusi kartes väga ettevaatlikult. Panime e-maili asemel nii lingi kui QR-koodi otse arvele, mis on kliendi jaoks tuntud ja kindlal vormil ja mida niisama lihtsalt võltsida ei saa,“ selgitab ta.

Arvete maksmisel tuleb aga ikka igaks juhuks järge hoida, et makstaks ainult selliseid arveid, millest maksja teadlik on.

Lõppkokkuvõttes on LinkPay on lahendus, mis muudab elu lihtsamaks nii ettevõttel kui tema kliendil.

„See on klientide elu mugavamaks teinud, sellist tagasisidet oleme me saanud,“ kinnitab Saluste. „ETS NORD pakub oma klientidele parimat teenust ja kvaliteetset toodet, mitte ei müü odavaimat hinda. Lahendused nagu LinkPay aitavad meid seda eesmärki saavutada.“