Kui näiteks raamatupidamise ja personalihalduse jaoks on digitaliseerimisega tegeletud ning erinevaid platvorme ja tarkvarasid kasutatud juba rohkem kui 10 aastat, siis muude protsesside (näiteks tootmise monitoorimine, müügiprotsesside ning tööülesannete jälgimine) üle viimine digiplatvormidele alles hakkab populaarsust koguma.

Koroonapandeemia on andnud tehnologiliste lahenduste kasutusele võtmisele veelgi jõulisme tõuke ning hea meel on tõdeda, et aina enam hakatakse mõtlema ka töötervishoiu ja tööohutuse digitaliseerimisele. Siiski peab märkima, et vaatamata mõningasele arengule on see teema alles üsna lapsekingades, kirjutab töötervishoiu ja tööohutuse tarkvara arendava idufirma VITS  asutaja Jaanika Jelistratov.

Väikeettevõtetes on digitaalseid lahendusi vähe

Täielikult mõnele platvormile üleminek koos kõikide töötervishoiu ja tööohutuse protsessidega on tavapärane pigem väga suurtes ja rahvusvahelistes ettevõtetes. Keskmise suurusega ettevõtetes on on digitaalselt lahendatud mõni üksik protsess.

Väikestes ettevõtetes on töötervishoiu ja tööohutuse lahendamine pigem erand. See on tegelikult ka arusaadav, kuna pisemates organisatsioonides ei ole töötervishoiu ja tööohutusalased tegevused väga sagedased ja üldjuhul piisab näiteks mõnest Google Drive’i kaustast ja/või dokumendihalduse või personaliprogrammist, kuhu on võimalik tähtaegade meeldetuletusi lisada.

Tuleb aga märkida, et digitaalsete platvormide ja tarkvara kasutusele võtmine aitab kindlasti kaasa ohutuskultuuri tõstmisele. 

Protsessidesse on kaasatud kogu organisatsioon

Kui organisatsioon võtab kasutusele uue platvormi või mõne digitaalse töövahendi, siis saab sellest teadlikuks kogu organisatsioon. Mõnel juhul on uue töövahendi kasutamisse kaasatud kõik organisatsiooni liikmed (nt intsidentide raporteerimine). Mõnel juhul on aga kõik küll teadlikud, kuid reaalselt kasutavad seda vaid protsessi eest vastutavad isikud (nt riskianalüüsi koostamine). Kuid kuna tegevustest on pidev ülevaade ja tulemus on kõikidele nähtav. 

Ühtsed protsessid panevad kõiki ühtemoodi käituma ning mõistma eesmärki

Kui excelit kasutades kujundab igaüks endale sobiva süsteemi ja kujunduse, siis ühtne digitaalne platvorm võimaldab kogu organisatsioonil ja kõikidel vastutavatel isikutel järgida sama süsteemi ning märkida üles kõik nõutud andmed ning kuvada tulemusi ühtselt arusaadavalt.

Samamoodi ühendab protsessis osalejaid ühtsete eesmärkide poole püüdlemine ning platvormid võimaldavad protsesside ja KPI täitmiste visualiseerimist. 

Suurem ajavõit võimaldab tegeleda ennetuse ja ohutuskultuuri tõstmisega

Suurema osa digivahendite kasutamise olulism võit on ajavõit, kuna see võimaldab erinevaid protsesse efektiivsemalt lahendada. Suurem ajavõit tähendab aga rohkem aega, mida on võimalik suunata ennetusse ja ohutuskultuuri tõstmisse.

Otsus peab aga olema teadlik ning tuleb aru saada, mida saaks võidetud ajaga teha ning planeerituda siis ka päriselt tegeleda. 

Digilahendused aitavad muuta töökeskkonnas nähtamatu nähtavaks

Suurem osa platvorme võimaldab välja võtta raporteid või teha kokkuvõtteid, mis näitavad trende näiteks intsidentide põhjustes ja põhjustajates. Samuti saab nende abil parandada protsesse ning vähendada riske. Kui selgunud trendidega süstemaatiliselt tegeleda, saab kidnlasti parandada ohutuskultuuri etevõttes. 

Digitaliseerimise peamised kasud

1. Juurdepääs – kõik vajalikud osapooled pääsevad andmetele ligi. 

2. Kergesti leitavus – andmed on struktureeritud ja seetõttu kergesti leitavad

3. Ühtne ülevaade – andmed on ühes kohas ning protsesse täidetakse ühes kohas, mis võimaldab tulemusi ja hetkeseisu reaalajas üheselt arusaadavalt kuvada 

4. Säilitamine – andmeid säilitatakse ühes kohas ja ühtsetel alustel

5. Suhtlemine – kasutajad saavad süsteemi kaudu näidata progressi, täita tegevusi ning saada meeldetuletusi. 

6. Ühenduvus – mõned süsteemid vajavad teiste süsteemidega ühendamist, nt personalihaldamise tarkvarad, mille kaudu käib töötajate info vahetamine 

7. Taastatavus – üldiselt saab kõikides süsteemides taastada andmeid juhul kui on kogemata midagi kustutatud 

Tehnoloogia kasutamine töötervishoiu ja tööohutuse korraldamisel aitab tõsta ohutuskultuuri. Seega tasub hoolega läbi mõelda, millised tegevused vajavad digitaliseerimist ning seejärel leida selleks sobivaim töövahend.