Raamatupidamine on kahtlemata üks olulisematest ettevõtte igapäeva tegevustest, olenemata sellest, kas tegu on väikese- või suuremahulise äriga. Raamatupidamine võib kohati olla üsna aeganõudev töö – arvete ja tšekkide sisestamine, bilansi koostamine, töötajate palga arvestamine jpm. Kõik see on täppistöö, vajab suurt korrektsust ja seetõttu on valdkond siiani püsinud väga suures mahus inimtööjõu põhine.
Digiteerimine leiab tee üha rohkematesse eluvaldkondadesse ja nüüdseks pole puutumata jäänud ka raamatupidamismaailm. Enam ei pea ettevõtte kõiki tšekke ja arveid sisestama raamatupidamisprogrammi käsitsi, vaid selle protsessi teeb ära rakendus. Kuidas? Las me selgitame.
Märkimisväärne võit ajas
Teadagi peavad raamatupidajad päevast päeva tegelema suuresti andmesisestusega. Sestap otsustas kodumaine ettevõte CostPocket muuta selle protsessi kordades lihtsamaks ja mugavamaks, säästes sealjuures märgatava hulga aega.
CostPocket on äpp, mis aitab nii ettevõtjaid kui ka raamatupidajaid kulude haldamisel, muutes toimingu poolautomaatseks. Kuidas see töötab?
Oletame, et käes on kuu lõpp ning hakkad enda rahakoti ja kaustade vahelt otsima firma tšekke. Ühe leiad siit, teise sealt ja mõni ei tulegi välja. CostPocketi äpp aitab kõike seda vältida, sest rakenduse peamine funktsioon on automaatne tekstituvastus, mis suudab tšekkidelt ja arvetelt andmed üles leida. Äpi eesmärk on kõik dokumendid kohe pildistada ja digitaalselt salvestada, et midagi ei läheks kaduma ja et info jõuaks raamatupidamisse võimalikult kiiresti.
Tarvis läheb kõigest nutitelefoni, millega tuleb tšekist pilt teha. Vaid mõne sekundiga on tarkvara andmed digiteerinud ning edastanud need otse raamatupidamisprogrammi. Kuna kogu tööprotsess on digitaalne, võib ära unustada paberdokumentide kogumise. CostPocketi abiga sääästetakse seetõttu 63% tšekiga tegelemisele kuluvast ajast.
Kui raamatupidamistarkvara puudub
Kuigi raamatupidamistarkvara kasutamisel on õige mitu kasulikku omadust, ei pruugi see näiteks mõnes väiksemas ettevõttes end ära tasuda. Ent kuidagi peab ju aruanded esitama?
CostPocketi mobiilirakenduse arendamisel on mõeldud ka sellele – äpp saab enda tööga edukalt hakkama ka siis, kui ettevõte ühtegi tarkvara ei kasuta.
Kõik äpiga tehtud pildid kuludest saab mugavalt ja lihtsa vaevaga teha kuluaruande saata enda meilile ning sealt edasi juba raamatupidajale. Digiteerida on võimalik nii PDF, JPG, TIF, DOC, PNG, XML kui ka HTML formaadis faile.
Kaks võimalust digiteerimiseks
CostPocketis on digiteerimine võimalik kahte erinevat moodi. Esimene neist on roboti poolt digiteerimine ning teine CostPocketi inimeste poolt kontrollitud digiteerimine.
Roboti digiteerimise kasuks räägib eelkõige kiirus ja mõnevõrra taskukohasem hind, ent see-eest ei pruugi andmed olla alati nii korrektsed kui inimeste poolt teostatud digiteerimisel. Võrdluseks: robot suudab tulemused saada paari sekundiga ja andmed on vähemalt 70% õiged, inimestel kulub selleks keskeltläbi 5–7 tundi, aga see-eest on tagatud 99,5% korrektsus sisestatud andmetes.
Roboti digiteerimine maksab 5 eurot kuus ühe kasutaja kohta, mis võimaldab sisestada sel perioodil 100 kuludokumenti. Inimeste poolt teostatud digiteerimise maksumus on 7 eurot kuus, kuhu kuulub aga 30 kuludokumenti. Samuti on võimalus soetada tšekipõhine digiteerimine (40 senti dokument), kui ei olda dokumentide või kasutajate arvus nii kindel.
CostPocketi rakendus on saadaval nii Google Play kui App Store’i poodides. Sellest, kuidas raamatupidamisele vähem aega kulutada, saab lähemalt lugeda siit.
