Ettevõtte kultuur on nagu üks müstiline olevus, mille edendamiseks otsitakse pidevalt uusi võimalusi. Sageli aga unustatakse, et tegelikult on kõigil ettevõtetel olemas suurepärane tööriist – retrospektiiv ehk tagasivaade. Ometi ei osata seda alati tulemuslikult kasutada. Kuidas panna tagasivaade organisatsiooni jaoks tööle, et see ka tegelikult tulemuse tooks?

Arendusteenust pakkuva ettevõtte KoFounder tegevjuhi Aive Uusi sõnul on tõesti just traditsiooniline retrospektiiv tööriist, millel on potentsiaali aidata ettevõtte kultuuril paremini kasvada. See ei tohiks jääda lihtsalt formaalseks ettevõtmiseks. “Väga oluline on retrospektiivi puhul regulaarsus. Piisav tihedus tagab toote ja protsesside optimaalseima arengu, kuid meeles tuleb pidada, et selle käigus tuleb vastu võtta reaalseid otsuseid,” toonitab ta.

Oluline on sisuline ettevalmistamine

Kiiresti muutuvas maailmas on pidev areng üks kriitilisemaid edu võtmeid. “Iga inimene, meeskond ja ettevõte on erinev, mistõttu ei eksisteeri kõigile ühtemoodi sobivaid protsesse,” selgitab Uus. 

Oma kogemusele tuginedes märgib ta, et äärmiselt oluline on tagasivaate puhul selle sisuline ettevalmistamine. “Oluline on, et retrospektiivi tulemusena oleks võimalik protsesse ja oskuseid parandada.”

Toimiv retrospektiiv:

• tõstab efektiivsust (õppides kogemustest)
• tõstab võimekust (jagades kogemusi)
• parandab kvaliteeti (leides eksimuste algpõhjused ning eemaldades need)
• peegeldab toimunut läbi erinevate vaatenurkade (luues tugevamat tiimitunnet ning teineteise mõistmist)
• suurendab turvatunnet (näidates, et pidev õppimine ja parandamine on normaalsus)
• aitab harjutada tagasiside andmist (selle kaudu töötajad arenevad)
• tähistab edusamme

Kui vaadata, kuidas retrospektiivi üles ehitada, siis suures plaanis moodustab selle:

5% meeleolu loomine

30–50% info kogumine

20–30% kogutud info analüüsimine

15–20% otsuste tegemine

“Muidugi ei tähenda see, et nüüd peab nui neljaks sellist ülesehitust järgima, kuid kõige olulisem on, et tagasivaatest lähtudes tuleb teha ka vastavad otsused,” rõhutab Uus. Kui tagasisidet kogutakse, aga sellest sisulisi järeldusi ja otsuseid ei tehta, siis tekib inimestel tunne, et tegu on ajaraiskamisega, sest tegelikkuses ju midagi ei muutu. 

Hea retrospektiiv haarab töötajaid

Uus meenutab, et alguses ebaõnnestus ta ise samuti, kuid jonnakus viis sihile. “Iga kord küsisin kolme küsimust: mis läks hästi, mis läks halvasti ja mida saaks parandada ning see tekitas üksluisust ega toiminud” räägib ta. Seejärel uuris ta süvitsi retrospektiivi olemust ning avastas, et seda saab korraldada oluliselt sisukamalt ning targemini.

Niimoodii samm-sammult muutus retrospektiivide ettevalmistamine Uusi jaoks aina loomingulisemaks tööks. “Sain aru, et läbi tagasivaate on võimalik saada vajalikke tähelepanekuid näiteks tiimi dünaamikast ja tunnetusest.”

Lisaks võib tagasivaade olla iga kord natuke erinev, olgu selleks erinev ajaperiood, keskendumine erinevatele tööosadele –näiteks igapäevased tööprotsessid või mingid detailsed väljakutsed. 

“Seda kõike saab teha mänguliselt ja kaasahaaravalt, sest just siis on kõik meeskonna liikmed kaasatud ning on valmis panustama,” räägib Uus ja lisab, et kaasatus ühendab, on praktiline ning annab ettevõtte kasvu jaoks olulist informatsiooni. 

Mõned nipid ja trikid, kuidas retrospektiivi tulemuslikkus saavutada:

• ole loominguline ja katseta erinevaid lähenemisi
• märka oma tiimi
• kombineeri ja lisa fookus sinna, kus sel hetkel tundub seda vaja olevat
• kõik retrospektiivi faasid ei pea saama läbitud iga kord (võid ühel korral koguda infot ning teisel korral jõuda otsusteni – peaasi, et on järjepidevus)
• hoia kõiki kaasatud ning loo võimalus ka tagasihoidlikumatel tiimiliikmetel oma arvamust jagada (näiteks post-it lahendused, kus igaüks saab aja mõtlemiseks ja kirjutamiseks)
• hoia eelnevad otsused alles ja tule nende juurde tagasi (neid võib alati uuesti muuta, kui need ei töötanud)
• vali igal korral kas laiem või kitsam teema, tiimi / inimeste keskne või tulemusele suunatud
• jälgi, et otsused jõuaksid elluviimiseni
• loo toredaid traditsioone. Näiteks lõpeta iga retrospektiiv küsimusega “kas keegi soovib kedagi kiita?”
• aita inimestel paremini tagasisidet sõnastada 
• hoia turvalist keskkonda

“Ja ära unusta – retrospektiivi mõte on keskenduda sellele, kuidas me töötame, mitte sellele, mis sai tehtud,” lisab Uus.