Kujutle oma kodus või kontoris hõljuvat kaktust või kella, millel on osutite asemel lendav kuul või disainvalgustit, mis hõljub öökapi kohal. See ei ole unenägu, vaid päris elu.

Flyte on ettevõtete grupp, mis arendab, toodab ja müüb Skandinaavia stiilis sisekujunduselemente ja ekspordib neid üle kogu maailma. Ühtse äritarkvara juurutamisel on ettevõte avastanud andekad töötajad, kes olemasolevate protsesside säilitamise asemel mõtlevad pidevalt, kuidas ettevõtte toimimist parendada ja uusi lahendusi kasutada.

Gruppi kuulub neli ettevõtet – üks Lätis, üks USAs, üks Hiinas ja üks Hongkongis. Ettevõtte peakontor on Riias, kust juhitakse kogu grupi tegevust alates tootmisest, turundusest, müügist kuni toote kliendini jõudmiseni. Riias asub ka teenindus.

Flyte toodab viit tüüpi sisekujundustooteid – hõljuvaid ja staatilisi valgusteid, hõljuvaid lillepotte, hõljuva kuuliga interaktiivseid seinakelli ning rahustava ja meditatiivse toimega sisustuselemente, hõljuvaid kuule ehk Buda palle. Ettevõtte juht Milana Dvoranovska nimetab seda 21. sajandi Newtoni pendliks.

Toodete müük toimub e-kaubanduse, koostööpartnerite või edasimüüjate kaudu ning samuti B2B koostöös kauplustega. Milana möönab, et see on võimaldanud pandeemia ajal olla paindlik ning kohaneda ja kasvada.

Kogu grupi tegevus kuvatakse ühes süsteemis

Milana Dvoranovska rõhutab, et ettevõte on üha tõhusamaks muutunud suuresti tänu sellele, et Läti ettevõte läks üle Standard ERP äritarkvarale. See on integreeritud ettevõtte teiste süsteemidega, sealhulgas Shopify e-poe ja ladudega. Tarkvara võimaldab hallata kõiki ettevõtte protsesse ühest kohast. Kõik, mis toimub e-poes ja ladudes, kajastub Standard ERP süsteemis.

„Oleme protsessid korraldanud nii, et näeme Standard ERP süsteemis kõike, mis toimub välistes süsteemides. Varem töötasime ja haldasime kõike nii, et kasutasime igas regioonis nelja süsteemi – kokku kaheksat süsteemi. See aga tekitas juhtimise seisukohast palju probleeme. Andmete alusel otsuste langetamine toimus palju aeglasemalt, kuna andmeid tuli eksportida mitmest allsüsteemist ja need oli vaja käsitsi kokku panna. See tekitas ka palju vigu. Seega, kui on vaja langetada kiireid otsuseid, on ühte süsteemi jälgida oluliselt lihtsam kui kaheksat,“ ütleb Milana.

Praegu juurutab ettevõte sama süsteemi ka USAs, kus ühtsesse süsteemi integreeritakse kaks e-poodi ja kolm ladu.

Eesmärk on vältida käsitsi tehtavat ja ebatõhusat tööd

„Meil on plaanis kasutada kõigil turgudel ühte süsteemi, kus kuvatakse kõigi e-poodide ja ladude andmed ning samuti finants- ja juhtimisaruand

ed. Peamine eesmärk on vältida käsitsi tehtavat ja ebatõhusat tööd, andmete kopeerimist ning optimeerida meie protsessid. See on abiks nii raamatupidajale kui ka juhtimis- ja turundusanalüüsil,“ sõnab ettevõtte tegevjuht.

Ühtne süsteem aitab töötajaid motiveerida

Milana rõhutab, et ühtne süsteem aitab motiveerida ka ettevõtte töötajaid, sest nende ülesanne pole andmeid kopeerida, vaid langetada andmepõhiseid otsuseid.

„Varem oli meil kaks täiskohaga assistenti, kes tegelesid ainult andmete kopeerimisega. Juhina pidin nende töötajatega suhtlemisele palju aega kulutama. Iga inimene, kes on motiveeritud midagi saavutama, lahkub poole aasta pärast või hakkab oma töös vigu tegema, kui peab kogu aeg samu ülesandeid täitma või samu andmeid haldama,“ ütleb Milana. Ta rõhutab, et mõne töö hõlbustamine ja automatiseerimine on töötaja meeskonnas hoidmiseks loogiline samm.

Kui ettevõte võttis kasutusele Standard ERP ärihaldussüsteemi, sai ühest assistendist logistikajuht, kuna ta teab kõike alates põhiandmete sisestamisest kuni kauba saatmiseni kliendile, tollist jm. Tarkvaraga hallatakse ettevõtte inventari üle kogu maailma ning optimeeritakse ladusid ja tarnekulusid. „See on hetkel väga oluline küsimus, üks ellujäämise ja edu aluseid, mitte ainult finantspool, vaid ka protsesside juhtimine, eriti logistika ja väärtusahela juhtimine,“ ütleb Milana.

Ärihaldussüsteemi jaoks on kõige olulisem andmeanalüüs ja integreerimine teiste süsteemidega

Milana Dvoranovska ütleb, et enne Standard ERP-le üleminekut kasutas Flyte veebipõhiseid raamatupidamis- ja ettevõtte juhtimissüsteeme. „Need ei olnud omavahel ühendatud ega jaganud infot. Ma nimetan neid notebook‘iks, mis koguvad vaid andmeid, ei tegele andmetöötlusega ega ole raamatupidamise seisukohast lokaliseeritud. Neid ei ole võimalik kasutada inimjõu panuseta,“ ütleb Milana.

Ta rõhutab, et Flyte kasutab aktiivselt integratsiooni. Standard ERP integratsioon on midagi, mis teiste süsteemide puhul ei tööta, kuna sageli ei saa neid integreerida teiste piirkondade või populaarsete e-poodidega nagu Shopify.

„Integratsioon oli meile üks põhitegureid, kui arutasime raamatupidajaga, millist süsteemi valida. Valisime Standard ERP, kuna integratsioonivalikud on piiramatud. Meil on väga hea teeninduspartner Burti, kes aitab meid integreerimisel ja süsteemi kohandamisel. Nad annavad ka teiste ettevõtete näidetel soovitusi, kuidas midagi paremini teha,“ ütleb Milana.

Kogu ettevõte kui ühtne protsess

Milana ütleb, et ühtse süsteemi kaudu võib kogu ettevõtet nüüd vaadelda ühtse protsessina. „Kui e-poes tehti tellimus, pidime iga päev eksportima Exceli koos infoga toote ja tarneaadresside kohta jne. Excel tuli salvestada vormingusse, mis meie laosüsteemiga sobiks. Kuna tellimusi on palju, võttis tellimuse jõudmine laosüsteemi palju aega. Samal ajal toimus ka finantsprotsess, kus sama tellimus tuli sisestada raamatupidamissüsteemi. Siin tuli appi meie assistent, kes haldas käsitsi iga päev iga tellimust ja iga klienti, olenemata sellest, kas tellimus oli Aasiast, Venemaalt või Euroopast. 

“Nüüd Tuleb meie e-poodi tellimus, mis automaatselt sünkroonitakse meie Standard ERP süsteemiga ja tellimused ilmuvad Standard ERP süsteemi. Meie sekkume ja kontrollime üle ainult need juhtumid, mille kohta Shopify annab märku mõnest riskitegurist, muull juhtul liigub teave automaatselt lattu. Standard ERP haldab tellimusi, edastab informatsiooni API vahendusel laosüsteemi, sealt liigub töötlemisse, kuller võtab kauba laost, annab tellimuse jälgimisnumbri ning meie süsteemi ilmub ja salvestub kohaletoimetamine,“ ütleb Flyte‘i juht.

Standard ERP-i kasutavad kõik töötajad

Äritarkvaraga töötavad igapäevaselt kõik ettevõtte töötajad. Ainus, kes ei igapäevaselt ei kasuta, kuid saab iga päev aruandeid, on ettevõtte omanik. „Nii mina kui ettevõtte juht, samuti raamatupidaja, raamatupidaja assistent, tootmisjuht tootjatele tellimuse vormistamisel, logistikajuht saatekirjade kontrollimisel ja laojääkide optimeerimisel, e-poe ja ERP analüütika kontrollimise ja analüüsimise, tulemuslikkuse põhinäitajate eest vastutav turundusjuht – kõik need inimesed kasutavad igapäevaselt äritarkvara. Ka müüjad kasutavad seda – nad teevad pakkumisi ja loovad neist tellimusi,“ ütleb Milana.

„E-kaubanduse ja B2B-tellimuste tegemiseks ei pea me enam kaasama teist inimest, kes suhtleks laoga, väljastaks arve jms. Seda saab teha müüja. Raamatupidaja tegeleb pangaga.“

Lühem tee kliendini

Milana möönab, et ühtse äritarkvara kasutuselevõtuga on lühenenud ka toote tee kliendini – alates tellimuse esitamisest kuni toote kättesaamiseni.

„Klient ise võib-olla ei tunneta seda nii palju, sest oleme alati püüdnud tellimuse Euroopasse toimetada 2–3 päeva jooksul ja Euroopast väljapoole kuni nädala jooksul. Kuid selle saavutamine vabastab töötajad kindlasti väga suurest lisakoormusest. Käsitsi tellimuste haldamine ja klientidele 3-päevase kohaletoimetamise tagamine tekitab töötajatele palju stressi. Minu arvates on see tarbetu stress, kui selle töö saab automatiseerida ja ära teha süsteemi abil.“

Lühidalt Flyte’ist

• Grupp, mis koosneb neljast ettevõttest Lätis, USAs, Hiinas ja Hongkongis
• Töötajaid: 11
• Tegevusala: sisekujunduselementide arendamine, tootmine ja müük
• Toodete müügikanalid: e-kaubandus, koostööpartnerid ja kauplused
• aasta käive: 1,57 miljonit eurot

Kogemused süsteemidega

• Varem kasutati veebipõhiseid süsteeme
• Praegu kasutatakse äritarkvara Standard ERP
• Standard ERP on integreeritud teiste süsteemidega, sealhulgas Shopify ja ladudega
• Kasutatavad moodulid on müük, tarnijad, finants, kliendihaldus – CRM, hinnakujundus, ladu jm. Hetkel kaalutakse ka tootmismooduli ühendamist.

Standard ERP juurutamise tulemus

• Mindi kaheksalt süsteemilt ühele
• Kõiki protsesse on võimalik kuvada ja hallata ühes süsteemis
• Vähem käsitsi tööd ja vigu – kui varem tegeles andmesisestusega kaks assistenti, siis nüüd toimub kõik automaatselt
• Töötajad on rohkem motiveeritud ja neil on võimalus teha töid, mis annavad suuremat väärtust
• Kogutud andmete põhjal saab otsuseid kiiremini langetada
• Eesmärk: töötada ühe ja sama süsteemiga kõigil turgudel

Kui plaanid oma raamatupidamise automaatseks muuta, loe siit kuidas oma siiani väiksemahuline raamatupidamine tarkvarasse üle viia?