Smaily turunduse teejuht ja partner Tanel Rand vaatab üle kümme kõige tähtsamat tegurit, mis määravad parima aja e-kirja saatmiseks alates publiku harjumuste mõistmisest kuni ajavöönditeni. Siit saab teada, kuidas optimeerida oma meiliturunduse ajakava.

Igapäevaselt saadetakse üle 333 miljardi e-kirja , mis teeb sellest meediast jätkuvalt ühe olulise osa tänapäeva (äri)suhtlusest. Millal neid e-kirju saata, on ülimalt tähtis küsimus. Ajastus võib märkimisväärselt mõjutada saadetud e-kirja tõhusust, olgu see siis turunduse või igapäevase kirjavahetuse eesmärgil.

Miks on ajastus meilide saatmisel nii oluline?

Sinu e-kirja saatmise ajastus mõjutab suuresti selle efektiivsust järgmiselt.

• Mõju avamismääradele. Oma sõnum saada siis, kui sinu publik on kõige erksam, see võib parandada avamismäärasid. Tavaliselt toob e-kirjade saatmine töönädala jooksul ja eriti keskhommikul või varajasel pärastlõunal kaasa suurema kaasatuse.
• Mõju kaasatusele. E-kirja ajastus võib märkimisväärselt mõjutada klõpsamismäära (CTR). Adressaadid suhtlevad tõenäolisemalt e-kirja sisuga, kui see saabub ajal, mil nad pole üle koormatud muude ülesannetega. See rõhutab ka e-kirja saajate rutiini ja eelistuste mõistmise tähtsust, et maksimeerida klõpsamise tõenäosust.
• Mõju konversioonimäärale. Õigeaegselt saadetud e-kiri jõuab potentsiaalsete klientideni siis, kui nad on vastuvõtlikus olekus. See suurendab tõenäosust, et nad teevad soovitud toimingu, olgu selleks veebivormi täitmine, ostu sooritamine või muu konversiooni eesmärk.

Strateegia täiustamiseks kaalu järgmist ajastust:

• Tipptund. Aeg, mil kasutajad kontrollivad regulaarselt oma e-posti.
• Rutiin. Häälesta meilisuhtlus vastavalt oma publiku igapäevastele mustritele.
• Nädalapäev. Kesknädalad toovad sageli kaasa suurema aktiivsuse.
• Kellaaeg. Tavaliselt on parimad ajad hommikud ja varajased pärastlõunad.

Valides hoolikalt e-kirjade saatmise aega, asetad oma sõnumi silmapaistvamale kohale lugejate ülekoormatud postkastides.

10 tegurit, mis mõjutavad e-kirjade saatmise aega

Õige hetke valimine e-kirja saatmiseks on tõhusa digiturundusstrateegia kriitiline komponent. Saatmisaegade optimeerimine ei seisne universaalse ideaalse hetke leidmises, vaid pigem publiku mõistmises ja nende harjumuste ning eelistustega kohandumises.

Mitme võtmeteguri arvestamine tagab, et meiliturundusse investeerimine on seda väärt.

1. Valdkonnaspetsiifilised suundumused

Meiliturunduse strateegia koostamisel on ülioluline arvestada oma valdkonna konkreetsete suundumustega. Erinevates sektorites on ainulaadsed ajad, mil nende publik on meilisuhtlusele kõige vastuvõtlikum.

Näiteks B2B (ingl Business-to-Business) ettevõtted näevad sageli suuremat seotuse määra töönädala ajal, eriti nädala keskel. Seevastu B2C (ingl Business-to-Consumer) organisatsioonid võivad paremaid aegu näha varaõhtutel või nädalavahetustel, mil tarbijad kontrollivad tõenäolisemalt oma isiklikke e-kirjade kontosid.

Mõned nipid parimate aegade kohta erinevates sektorites on sellised.

Jaekaubandussektor:

• Kõrgeimad avamismäärad 9.00 – 12.00.
• Kõrgeimad klõpsamise määrad: 12.00 – 15.00.

Tehnoloogia ja SaaS:

• Kõrgeim seotus nädala keskpaigas.

Tervishoid:

• Optimaalne saatmisaeg teisipäeviti ja neljapäeviti.

Peamised tegurid, mida arvesse võtta:

• Varasemate meilide avamis- ja klikkimismäära analüüs
• Oma konkreetse sihtrühma käitumise mõistmine
• Tellijaskonna ajavööndi erinevustega arvestamine

Integreerides need näpunäited oma valdkonna konkreetsete omadustega, saab kohandada oma meilikampaaniaid nii, et need jõuaksid postkastidesse ajal, mil tellijaskond kõige tõenäolisemalt tegutseb.

Pea meeles, et andmed on siin sinu abistamiseks, seega kasuta neid oma meilide ajastuse täpsustamisel ja müügivihjete muutmisel uuteks klientideks.

2. Tellijaskonna demograafia

Sihtklientide mõistmine on e-kirjade saatmiseks sobivaima aja otsustamisel ülioluline. Tellijaskonna vanuserühma eelistused mõjutavad oluliselt seda, millal nad tõenäoliselt oma e-posti kontrollivad.

Näiteks kontrollivad töötavad spetsialistid sageli oma e-kirju varahommikul või lõunapauside ajal, mis viitab sellele, et keskhommikust varajase pärastlõunani võiks olla optimaalne saatmisaeg.

• Nooremad inimesed võivad oma postkasti külastada päeval hiljem või isegi öösel.
• Vanemad inimesed võivad eelistada hommikuid, kuna nad kipuvad veidi varem ärkama ja võivad seetõttu vaadata e-kirju oma hommikuse rutiini osana.

Lisaks vanusele võta arvesse oma vaatajaskonna geograafilist asukohta ja ajavööndeid:

• Meili saatmine adressaatidele erinevates ajavööndites nõuab strateegiat, mis võtab arvesse iga piirkonna parimaid saatmisaegu.
• Kui sihtgrupp asub kindlas piirkonnas, joonda oma e-kirja saatmisaeg selle konkreetse koha tipptundidega.
• Kui tellijaskond on mitmekeelne, peaks keelespetsialistidel laskma oma tekstid tõlkida.

Meilikampaaniate kavandamisel on maksimaalse kaasatuse saavutamiseks ülioluline oma sihtrühma igapäevaste rutiinide ja eelistuste mõistmine. Geograafiline asukoht ja vanus on tähtsad tegurid, mis võivad ajastuse tõhusust mõjutada. Allpool kirjeldan juba üksikasjalikumalt, kuidas need tegurid on eduka strateegia aluseks.

Esiteks mõtle, kuidas geograafiline asukoht erinevate ajavööndite tõttu optimaalseid saatmisaegu mõjutab. Inimesed suhtlevad tõenäolisemalt nende aktiivsel ajal saadud meilidega, mis tavaliselt langevad kokku nende kohaliku tööajaga.

Järgmisena tuleb mängu vanuseline demograafia. Erinevatel vanuserühmadel on erinevad võrgus käimise mustrid, mis mõjutavad seda, millal nad kõige tõenäolisemalt e-kirju avavad ja nendega suhtlevad.

Selle illustreerimiseks jagame teabe kaheks temaatiliseks osaks.

Geograafiline ajastus

• Ida-standardaeg (EST): ideaalne “äriprofessionaalide” poole pöördumiseks, kes tõenäoliselt kontrollivad oma e-kirju tööpäeva hommikutundidel.
• Kesk-Euroopa aeg (CET): sobib suurepäraselt milleniumilaste generatsiooni puhul, kes eelistavad oma e-kirju vaadata varajasel pärastlõunal.
• Vaikse ookeani standardaeg (PST): optimaalne eakamate jaoks, kes loevad oma e-kirju tõenäolisemalt pärast hommikust tegevust.

Demograafiline fookus

• Äriprofessionaalid: nendeni jõuab kõige paremini EST ajavööndi hommikutundidel, kui nad oma tööpäeva alustavad.
• Millenniumilapsed: enim hõivatud varajasel pärastlõunal, järgides oma tüüpilisi veebitegevusi.
• Vanemad inimesed: eelistavad lugeda e-kirju hiljem päeval, muutes ideaalseks ajad PST hilishommikust varajase pärastlõunani.

Pea meeles, et oluline on arvestada ka töögraafiku ja nädalavahetustega. Näiteks võivad äriprofessionaalid oma tööpäeva alguses rohkem aktiivsust üles näidata, samas kui nädalavahetustel võib kõigi demograafiliste rühmade kaasatus olla madalam.

3. E-kirja eesmärk

Erinevat tüüpi e-kirjad annavad parimaid kaasamistulemusi, kui need saadetakse välja kindlatel kellaaegadel, mis vastavad nende eesmärkidele.

• Uudiskirja kaasatus: saadetakse siis, kui adressaadid kõige tõenäolisemalt nendega suhtlevad, mis võib avamismäära märkimisväärselt suurendada. Hilishommikul, eriti kell 9.00–12.00 saadetud e-kirjad on tavaliselt suurema seotusega.
• Sooduspakkumised ja välkmüük: ajatundlike tehingute puhul peaksid leidma tasakaalu selle vahel, et anda adressaadile piisavalt aega tegutsemiseks ja tekitada kiireloomulisuse tunne. Piiratud ajaga pakkumised võivad kõige paremini toimida, kui need saadetakse tööpäeva alguses.
• Tehingulised e-kirjad on need, mille käivitavad klientide konkreetsed toimingud, nagu ostukinnitused või parooli lähtestamine. Kuna need on oodatud, tuleks tehingute alased meilid saata kohe pärast toimingut, et tagada õigeaegne ja asjakohane suhtlus.

4. Nädalapäev

Kui plaanid oma meilikampaaniaid, võib valitud nädalapäev märkimisväärselt mõjutada kaasatuse määra. Igal päeval on oma eripärased kaasamismustrid ja nende mõistmine võib aidata oma meilistrateegiat optimeerida.

Argipäevased meilid toimivad tavaliselt nädalavahetuse meilidest erinevalt. Enamasti on tööpäevadel suurem seotus, kuna tellijaskond kontrollib suurema tõenäosusega oma e-kirju just töönädala jooksul. HubSpoti uuringu kohaselt peab 27% USA turundajatest parimaks päevaks teisipäeva, millele järgnevad esmaspäev ja neljapäev (vastavalt 19% ja 17%). Soovitatakse eelistada nädala keskpaika, et maksimeerida avamismäära ja seotust.

Siin on üks kiire ülevaade erinevatest nädalapäevadest ja nende mõjust.

• Esmaspäev: inimesed on pärast nädalavahetust sageli hõivatud oma tööga järjele jõudmisega. Meilid võivad selle aja jooksul märkamata jääda.
• Teisipäev – neljapäev: need päevad on tavaliselt kõige suurema seotusega.
• Reede: mõnikord on see hea päev olenevalt e-kirja teemast, kuid seotus võib langeda, kui inimesed keskenduvad töönädala lõpetamisele ja nädalavahetuseks valmistumisele.
• Nädalavahetus: enamasti madalam aktiivsus, kuid võib sobida teatud tellijaskondadele.

Võta arvesse oma sihtrühma harjumusi ja eelistusi. Äriteenuste puhul pea kindlasti kinni töönädalast, kui adressaadid on töises režiimis. Meelelahutus- ja vabaajatööstuse jaoks võib nädalavahetus pakkuda üllatavaid tulemusi, kuna teiste turundusmeilide üldine maht on siis väiksem. 

Pea meeles, et oluline on testida erinevaid päevi ja jälgida oma vaatajaskonna konkreetseid harjumusi, et leida, mis kõige paremini sobib.

5. Kellaaeg

Kellaaeg, mille valid e-kirjade saatmiseks, võib nende tõhusust samuti oluliselt mõjutada.

• Hommik (9.00–12.00): see on saatmiseks kokkuvõttes parim aeg, kuna paljud inimesed alustavad oma päeva postkasti kontrollimisega. See periood on sageli hea teabe- ja uudiskirjalaadsete meilide jaoks.
• Pärastlõuna (13.00–16.00): päeva murdudes ja lõunasöögi järel võib energiatase langeda, mistõttu on vähem tõenäoline, et adressaadid keskenduvad pikematele meilidele. See aeg võib olla optimaalne lühikeste teadete või meeldetuletuste jaoks, mis nõuavad minimaalset pingutust.
• Õhtu (kell 17.00–20.00): siis on kaasamismäär madalam, kuid võib ühendust saada konkreetse tellijaskonnaga, kes pärast tööd oma meile kontrollivad.

6. Meilide saatmissagedus

Meilikampaaniate jaoks õige sageduse valimine on samuti väga tähtis. Põhiline eesmärk peaks olema regulaarse suhtluse tagamine ilma adressaate üle koormamata.

Kui sageli on liiga sageli? Liiga paljude e-kirjade saatmine võib kaasa tuua kõrgema tellimusest loobumise määra. Üldiselt soovitatakse alustada kõige rohkem ühe meiliga nädalas, jälgides hoolikalt oma avamiste ja tühistamiste määra, et hinnata publiku reageeringut. 

Järjepidevus on võtmetähtsusega, et püsida ühenduses oma tellijaskonnaga ilma meiliturunduse väsimust tekitamata. Tasakaalu leidmine tähendab sisu regulaarset edastamist, kuid austades adressaatide postkastiruumi. Sellegipoolest saab meilide automatiseerimise kaudu neile personaliseeritud ja hästi sihitud sisu edastada.

Siin on näide praktilisest lähenemisviisist meilisageduse planeerimiseks.

1. Esialgne kontakt: kui keegi on liitunud meililistiga, saada tellimuse kinnitamiseks tervituskiri.
2. Kaasamise faas: saada esimesel kuul 2–3 e-kirja, et hoida seotust kõrgel ilma üleküllastuseta.
3. Regulaarsed värskendused: edasi liikudes võid võtta oma tavapäraseks  saatmissageduseks 1-2 e-kirja nädalas.

Pea meeles, et personaliseerimine on üks parimaid viise, kuidas meiliturunduse tõhusust suurendada. Kasuta segmenteerimist, et kohandada sagedust kasutaja käitumise ja eelistuste alusel. 

Lõpuks paku iga meiliga lugejale alati väärtust. Kasuta saatmissageduse täpsustamiseks analüütikat ja võid ka läbi viia küsitlusi, et kohandada saatmissagedust vastavalt tagasisidele. 

7. Hooajalisus ja erinevad sündmused

Meiliturunduskampaaniate kavandamisel on oluline arvestada hetkesündmustega. Hooajalised tegurid võivad märkimisväärselt mõjutada seda, millal adressaadid teie sisuga kõige tõenäolisemalt suhtlevad.

• Pühad ja hooajalised sündmused: pühade ajal, nagu jõulud, jaaniaeg või kevadpühad, muutub teie vaatajaskonna käitumine veebis. Nendel päevadel saadetud meilid võivad perekondlike koosviibimiste ja pidustuste tõttu tähelepanuta jääda.

Kui aga saadad pühadele või sündmustele eelnevalt või nende ajal oma turundussõnumeid, pea meeles nende sõnumitega piduliku meeleolu tugevdamist või tekita põnevust. Näiteks tuleks ootuse suurendamiseks saata mõni päev enne õiget päeva musta reede turundusmeil.

• Ajakohaste sündmuste ja uudistega arvestamine: pööra tähelepanu suurtele sündmustele, mis võivad sinu tellijate kaasatust mõjutada. Need sündmused võivad mõjuda erineval viisil tellijaid kas häirides või hoopis nende turundushuvi suurendades.

8. E-kirja sisu on ka oluline

Adressaatide tähelepanu tõmbavad e-kirjad, mis vastavad nende huvidele ja pakuvad väärtust. Oma tellijaskonna mõistmine ja neile kohandatud köitva sisu loomine võib mõjutada teie e-kirjade avamise määra.

• Teemaread: need on tähelepanu tõmbamisel otsustava tähtsusega. Uuringud näitavad, et teemaread, mis on asjakohased, intrigeerivad ja annavad kiireloomulisuse tunde, võivad tõsta meilide avamise määra. Näiteks „Teie eksklusiivne pakkumine lõpeb täna!” nõuab viivitamatut tegutsemist.
• Eeltekst: täienda teemarida eeltekstiga, mis suurendab põnevust, andes adressaatidele ülevaate meili väärtusest.

Personaliseerimine ulatub kaugemale adressaatide poole pöördumisest nende eesnime järgi. Sisu kohandamine adressaatide käitumise ja eelistuste järgi näitab, et mõistad nende vajadusi, mis võib mõjutada meili lugemise aega ja käitumist vastavalt CTA-le. 

Siin on veel mõned näpunäited tõhusa meilisisu jaoks:

• Kasuta olulise rõhutamiseks paksu või kaldkirjas teksti.
• Hoia lõigud loetavuse huvides lühikesed.
• Segmenteeri oma vaatajaskond ja personaliseeri sisu asjakohasuse suurendamiseks.

On arusaadav, et me kõik tunneme end aeg-ajalt loominguliselt kurnatuna. Inspiratsiooni kirjutamiseks võib saada erinevatest praegustest trendidest ja populaarsetest kampaaniatest kogu turundusmaailmas, raamatutest ja kunstist ning põnevatest sündmustest teie ettevõttes. 

9. Erineva tehnoloogia ja seadmete kasutamine

Tehnoloogilised tegurid kujundavad ümber, millal ja kuidas adressaadid oma e-kirjadega suhtlevad. Samuti võib meedium, mille kaudu adressaadid oma e-kirjadele juurde pääsevad, märkimisväärselt mõjutada avamise määra. 

• Arvuti vs mobiili avamismäärad: tavaliselt võivad arvutis avatud e-kirjad viidata professionaalsele seadistusele või meilide kontrollimiseks määratud ajale. Seevastu mobiilseadmed pakuvad liikvel olevatele inimestele paremat juurdepääsetavust ja mugavust. Uuringutes on leitud, et mobiilseadmed moodustavad 62% e-kirjade avamismääradest.

Kui aga kirjutad näiteks tööpäeva ajal ärilise fookusega e-kirju, võib meilide avamismäär olla kõrgem arvutis. Teisest küljest võib mobiilisõbralik meilisõnum toimida paremini, kui vaatajaskond kontrollib oma telefone päeva jooksul üsna sageli.

• Erinevused meiliklientide vahel: meilide avamiseks kasutataval platvormil (nt Gmail, Outlook või Apple Mail) võib olla oma eripärane kasutuse tippaeg. Lisaks võib meilide kuvamine klientide lõikes erineda, mis võib omakorda mõjutada kaasamismäära. 

Näiteks kasuta sellist tabelit:

Meiliklient	Tavapärane kasutusaeg	Väike näpunäide
Gmail	Varahommik, lõuna	Optimeerige mobiilivaatele
Outlook	Tööpäev	Kasutage professionaalset tooni ja lihtsat kujundust
Apple Mail	Õhtu	Veenduge, et teie e-kiri oleks visuaalselt köitev

10. Andmed ja andmeanalüüs

Varasemate andmete analüüsimine on teie meilikampaania edukuse optimeerimiseks ülioluline. Oma varasemaid meilide toimivusmõõdikuid uurides saate tuvastada mustreid, mis võivad ennustada ka tulevast edu. Keskenduge avamis- ja klikkimismääradele ning konversioonimääradele ning vaadake nende erinevust erinevatel nädalapäevadel ja kellaaegadel. 

A/B testimine on meetod, mida saate kasutada oma meili eri saatmisaegade testimiseks. Alusta kahe erineva saatmisajaga, hoides kõik muud muutujad samasugustena ja mõõtke millise ajaga kaasneb parem seotus.

• Grupp A: Saavad meilid kell 9 hommikul
• Grupp B: Saavad meilid kell 13 pärastlõunal

Näitaja	Grupp A tulemused	Grupp B tulemused
Avamismäär	20%	25%
Läbiklõpsamise määr	10%	15%
Konversioonimäär	5%	7%

Nende tulemuste põhjal võiksid kasutada tulevaste kampaaniate jaoks tõhusaimat saatmisaega – kell 13:00.

Ära unusta ka arvutada statistilist olulisust tagamaks, et teie A/B-testide tulemused ei tulene juhuslikust juhusest. Kasuta andmete tõhusaks kogumiseks ja võrdlemiseks tööriistu, nagu sisseehitatud analüütikaga meiliturundustarkvara.

Jälgimine ja analüüs peaksid olema pidevalt toimuvad protsessid. Proovi kasutada mõnda erinevat andmekogumismeetodit. Mida rohkem andmeid kogud, seda täpsemalt saabki kindlaks teha parimad ajad e-kirjade saatmiseks.

Kas ajastus ongi sinu meiliturunduse edu võti?

Meilide saatmiseks võib optimaalse aja määramine tõesti seotuse määra märkimisväärselt tõsta.

Siin on lühike kokkuvõte strateegia loomise abistamiseks.

• 9 kuni 12 enne lõunat: kõrge kaasatuse aeg;
• 13 peale lõunat: hüpped vastamissageduses; 
• 10 enne lõunat: Veel üks tähtis ajaaken, mis võib avamismäära tõsta.

Samas ei ole olemas ühtset, 100% kõigile sobivat lahendust. Oluline on testida erinevaid aegu ja päevi, et leida, mis konkreetsele tellijaskonnale kõige paremini sobib. E-kirjade suhtlusmustrid arenevad pidevalt, seega on kõige olulisem olla kursis ja oma taktikat kohandada.

Pea meeles, et e-kirjade edu sõltub adressaatide eelistuste ja käitumisega arvestamisest. Jätka testimisega ja püsi kursis viimaste trendidega ikka selleks, et hoida oma meilistrateegia tõhusana. 

Artikkel ilmus algselt Veebimajutus.ee blogis.