Infotehnoloogia pole ammu enam ainult IT-ettevõtete pärusmaa. Keeruline on leida valdkonda, mis infotehnoloogiat üldse ei kasuta. Millistele IT teenustele peaks ettevõte mõtlema? Kus peaks sellise ametikoha pidaja ettevõte hierarhias paiknema?

IT-juhi ja -teenuste olulisust aitab lahti mõtestada OIXIO OÜ IT-juhtimise ärisuuna juht Rein Lindmäe.

IT-juhi ülesanded olenevad ettevõtte iseloomust

Lindmäe sõnul on IT-juhil ettevõttes ülesandeid palju, alustades eelarvestamise ning arenguplaanide koostamise ja meeskonna juhtimisega ja lõpetades juhtkonna nõustamisega.

“IT-juhil peab olema tehnoloogiline visiooni, millega saab anda ettevõttele vajaliku konkurentsieelise turul,” räägib Lindmäe, kelle arvates peaks selline positsioon olema ettevõtte juhtkonna käes, kuid samas oleneb see hästi palju ettevõtte küpsusest tehnoloogia kasutamisel.

“Kui ettevõttes nähakse, et IT tähendab vaid interneti olemasolu ja arvutite töökorda, siis ei ole IT-juhiga midagi peale hakata, piisab IT-partnerist, kes asjad toimivana hoiab,” nendib Rein Lindmäe.

Sootuks teised on lood aga ettevõttes, kus väga palju protsesse on digitaliseeritud ja automatiseeritud. Sellisel juhul on IT-juht juba vajalik lüli, kes omab ülevaadet ettevõtte protsessidest ja tegeleb nendega pidevalt.

Hädavajalikuni taandatud IT-teenused

Lindmäe tõdeb, et paljudes ettevõtetes on praegu IT-teenused taandatud ainult hädavajaliku arvutiabi ehk helpdeski teenuse tasandini. Teenus koosneb tavaliselt kogu infrastruktuuri haldusest ja ei ole ainult arvutitöökohtade üleval hoidmine. Arvatavasti on see tingitud eelkõige vajadusest kulusid kokku hoida.

“Turul on näha, et ettevõte ostab helpdeski teenuse sisse ning maksab selle eest vähem, kui ta maksaks ettevõtte palgal oleva IT-spetsialisti eest,” räägib ekspert. Ta nendib, et sellisel kujul teenused ettevõtte IT-teenuseid ei arenda ning helpdeski ülesanne on eelkõige tulekahjusid kustutada.

Lindmäe soovitab ettevõttel, kellel on helpdesk sisse ostetud aga vaja äriliselt arendusi ette võtta või tarvis laiapõhjalisemat mõtlemist, endale palgata või teenusena sisse osta IT-juht. “Kasutada võib täiesti ettevõttevälist IT-juhti, tunnipõhise teenusena,” räägib ta. Nii saab sisseostetud IT-juht aidata juhtkonda nõustada ja panna kokku ka suuremaid plaane.

Ootamatud väljaminekud

Lindmäe sõnul esineb tihti situatsioone, kus ettevõttes ei olda kursis IT-osakonnas toimuvaga. Nii võib juhtuda, et ajalooliselt on jäänud IT-valdkonda üks töötaja, kes teeb ja toimetab nii palju, kui parasjagu saab, arvestades tema kompetentsi ja ajaressurssi.

Ekspert toob välja, et kui ettevõttes on sisseostetud helpdeski teenus, siis kuu lõpus kinnitab juhtkond tehtud tööde nimekirja. See jääb ka ainsaks sisendiks ning tegelikkuses ei tähenda, et juhtkonnal oleks ülevaade ettevõtte IT-lahendustest.

“Ühel hetkel avastatakse, et arvutipark on vanaks jäänud,” toob ta markantse näite, mis võib halva üllatusena juhtkonnani jõuda. Samamoodi võib ootamatult selguda, et  igasugune ketta- ja pilveruum, hakkab otsa saama väga ebasobival hetkel – näiteks siis, kui ettevõttes on parasjagu mingisugused muudatused pooleli.

“Selliste asjaoludega seotud ja ennetavaid ettepanekuid sisseostetud helpdeski teenus ei tee,” märgib Lindmäe. Tema sõnul ei ole see ka helpdeski spetsialisti töö, seda peakski tegema IT konsultant või juht, kes omab ettevõtte ja IT toimimisest suuremat pilti.

Jooksvad probleemid või pikaajalised plaanid

Rääkides IT teenuse sisseostmisest nendib Lindmäe, et see on  täiesti seinast seina teenus, olenevalt, kui palju ettevõte konsultatsiooni vajab. “On ettevõtteid, kes saab viie tunniga kuus hakkama ning on ettevõtteid, kellele jääb ka 120 tunnist väheks,” toob ta näiteid, kus töömahud võivad drastiliselt erineda.

“Laias laastus on siin kaks suunda, mille järgi vaadata, millist teenust valida,” räägib Lindmäe. Üks on konsultatsioon, mille eesmärgiks on jooksvate probleemide lahendamine või lühiajaliste plaanide elluviimiseks. Teine suund on siis pikaajalisem vaade, mida läheb vaja ettevõttel, kes on otsustanud hakata muudatusi ellu viima. “Sellistel puhkudel on kindlasti hea IT-juhti kaasata,” toonitab Lindmäe.

Sisseostetav teenus võib olla kulutõhusam

“Paljud arenenud ettevõtted on praegu otsustanud, et IT-juht on ettevõttes strateegiline positsioon,” kommenteerib Lindmäe olukorda organisatsioonides.

Põhjustena toob ta välja esmalt selle, et suuremates ettevõtetes on meeskond, mis vajab juhtimist. Samas näeb ta, et IT-juht omab enamasti ettevõtte kohta nii olulist infot, et seda inimest on juba strateegiliselt mõistlik ettevõttes palgal hoida.

Sisseostetava IT-juhi teenuse peale mõeldes toob Lindmäe välja, et turul on sellise teenuse järgi vajadus olemas. “Ettevõttes on sageli paika pandud, et IT-juhti on vaja, kuid tegelikkuses talle täistöökohta siiski ei jagu,” viitab Lindmäe olukorrale, mil sisseostetav teenus oleks kulutõhusam.

“Olles olnud ise ettevõtte IT-juht ning hiljem sisseostetav IT-juht, näen, et ka ettevõtte IT-spetsialistil on vahel vaja välist konsultatsiooni,” räägib Lindmäe oma kogemustest valdkonnas. Ta põhjendab, et väline konsultant annab võimaluse aeg-ajalt arutada, kas tehtavad otsused ja plaanid on mõistlikud või on mõni viga kahe silma vahele jäänud. 

Tehes koostööd erinevate ettevõtetega on välisel IT-juhil kindlasti laiem kogemustepagas, mille pealt on hea erinevaid lahendusi analüüsida. Nagu öeldakse, mida suurem on probleem, seda rohkem on abi vaja. “Ma ei ole häbenenud seda abi küsida,” lisab Lindmäe.

Mõistlik on teha 3-aastane arengukava

IT arengukava on Lindmäe sõnul väga oluline ja seda eriti nende jaoks, kes arengukava hakkavad ellu viima.

“Oluline on rõhutada, et IT arengukava peab olema kooskõlas ettevõtte äristrateegiaga,” toonitab ta ning märgib, et just IT osakond peab vaatama läbi ärieesmärgid ning leidma üles punktid, kuidas infotehnoloogilised vahendid saavad aidata kaasa ettevõtte arengule.

“Üldiselt on mõistlik teha 3-aastane arengukava,” räägib Lindmäe ja ütleb, et võiks ju teha ka 5-aastase kava, kuid tehnoloogia kiire arengu tõttu jäävad viimased kaks aastat juba n-ö ehku peale.

Lindmäe märgib, et selline arengukava loob teatud selguse nii töötajatele, kes seda järgivad, kui neile, kes seda kirjutavad ja toonitab, et regulaarselt tuleb arengukava ka üle vaadata. “See mis toimib praegu, ei pruugi toimida mõne aasta pärast,” põhjendab ekspert.