Veebikoosolekud on saanud ja jäänud uueks reaalsuseks – neist ei pääse ilmselt enam kaua ja selles pole ka midagi väga halba. Alati polegi vaja füüsiliselt koosolekuruumis kokku saada, kui aega ja kütust säästvalt võib sama hästi kokku saada ka virtuaalruumis. Kuid veebikoosolekute edukaks pidamiseks tuleks siiski üht-teist ette valmistada, et need ei muutuks kasutuks lobisemiskohaks.

Microsoft on Teamsi koosolekute jaoks kokku pannud mõned juhised, mida enne, koosoleku ajal ja pärast koosolekut teha.

Enne koosolekut – jaga materjale ja kutseid

Kui kohaletulekuga koosolekul saab alguses kõigile näidata vajalikke materjale või need välja jagada, siis virtuaalkoosolekul tuleks kõigi osalejate samale lainele viimiseks materjal juba enne välja jagada või viia kõik osalejad nii-öelda ühele lehele, samade allikate juurde. Microsoft 365-s saab jagada ühistööks kõiki dokumente, mida kontoritarkvaras kasutatakse ja võib neid ühiselt samal ajal muuta.

Koosoleku kava võiks koos kutsetega kõigile enne välja saata 24 kuni 48 tundi enne algust. Liiga palju aega varem või liiga hilja kutseid saata pole hea – esimesel juhul võidakse kutse ära unustada ja teisel juhul ei jõua kõik oma plaane ümber seada või teemaga end kurssi viia.

Tee osalemine mugavaks nii oma töötajatele kui väljast kutsututele

Veebikoosolek toimub tavaliselt veebis – veebilehitseja on kõigil olemas, tuleb vaid õigelt lingilt oma nimega sisse logida ja ongi ligipääs olemas.

Kui osalejaid on väljastpoolt, siis kutsu veebikoosolek alati kokku nii, et välis-osalejad ei peaks installima endale eraldi koosolekutarkvara või looma kontot neile mittevajalikesse keskkondadesse. Isiku tuvastamine käib kas unikaalse vaid osalejale teadaoleva lingiga või e-postiga, millele kutse saadeti.

Paku ligipääsu ja infot eelmiste koosolekute kohta

Kui koosolekuid samal teemal on plaanis teha mitu, siis jäta alles ka eelmiste koosolekute materjal ja info, millele oleks võimalik enne järgmist koosolekut ligi pääseda. Koosoleku juht või kokkukutsuja võib küll olla kõigi materjalidega kursis, kuid kõik osalejad ei pruugi samamoodi kõiki materjale enda jaoks salvestada.

Kandvad pausid on olulised

Tavaliselt on veebikoosolekul raskem küsimusi esitada ja sekkuda, kuna ühendused toimuvad väikese viitega ja raske on aru saada, kui mitu inimest hakkavad korraga rääkima või keegi küsib esinejale vahele. Sellepärast soovitatakse virtuaalkoosolekul esinedes oma jutu sisse pikemaid pause teha, et oleks võimalik teistel sekkuda ja saada aru, millal on võimalik vahele rääkida või küsimusi esitada.

Veel parem on aga koosolekutel kasutada käe tõstmise funktsiooni, mis annab märku, kui kellelgi on küsimusi. Need võib esitada ka kirjalikult koosoleku vestlusaknasse, kui esineja ei anna pausidega võimalust kohe küsida.

Salvesta koosolekuid

See on tõsi, et peaaegu keegi ei viitsi pärast veebikoosolekut salvestatud heli- ja videomaterjale otsast lõpuni läbi vaadata. Kui tegemist on oluliste läbirääkimiste või vaidlustega, on salvestatud koosolek oluline, et tagantjärgi vaadata, kes mida ütles.

Kui aga koosolek on rohkem info edastamiseks, siis võib täiesti piisav olla ka märkmete tegemisest. Oluline on lihtsalt tähtsamad mõtted kirja saada.

Koosolekute salvestamisel on mitmeid võimalusi – heli, video ja isegi ekraanipiltide ja dokumentide salvestamine. Muidugi saab salvestada ka vestlust tekstiaknas.

Pane seaded paika enne osalemist

Mõistlik on koosolekukutse avada mõned minutid enne koosoleku algust, et jõuaks vajalikud seadistused ära teha. testi koosoleku seadetest mikrofoni ja veebikaamera töötamist – pea kõigil tarkvaradel on see võimalus olemas. Soovitatav on kasutada sama seadme mikrofoni ja kõlarit – kas võtad sülearvuti sisseehitatud mikrofoni ja kõlari või peavarustuse mikrofoni-kuulari. Kui kasutad sama seadet, on vähem probleeme viite ja kajaga.

Kui näiteks mingil põhjusel mikrofon ei tööta, siis uuri, kas taustal pole lahti mõnda teist suhtlusrakendust, mis mikrofoni nii-öelda hõivab.

Kui oled kohas, kus taust pole sobiv, kasuta videopildis filtreid – näiteks tausta hägustamist või asendamist mõne pildiga.

Kui koosolekul osalejaid on palju ja sinu mikrofonist võivad kosta segavad taustahääled, vaigista mikrofon selleks ajaks, kui ise sõna ei võta. Kui oled koosolekujuhataja, siis esinedes võid muidugi ka ise paluda teistel mikrofonid vaigistada (mõnikord saab koosolekujuhataja seda ka ise tarkvarast teha).

Peale koosolekut – saada kokkuvõte

Kui koosolek on läbi, tuleb koosoleku juhatajal või kokkukutsujal saata kokkuvõte. See on igati viisakas osalejate suhtes ja aitab ka ühiselt aru saada, mida siis lõpuks koosolek andis. Kui keegi esines slaididega või jagas dokumente, saada hiljem kas faililisandid või lingid neile materjalidele.

Hea koosolek on tegelikult nagu korralik turunduskampaania – koosoleku tulemuseks peab olema mingi tegevus või kutse tegevusele – jah, Call to Action ehk CTA. Peale koosolekut saadetud kokkuvõtvas kirjas peakski sellest rääkima, mis nüüd edasi saab ja kes mida teeb.

Järgmine tegevus võib olla ka järgmise koosoleku kokkukutsumine. Lepi koosoleku lõpus kokku, kas ja millal uuesti kokku saadakse ja kus (online´is või päris-elus).

Mida teha enne?

• Jaga koosoleku kava
• Kutsu kokku osalised (majasisesed ja väliskülalised)
• Vaata üle märkmed ja eelmiste koosolekute materjalid
• Enne alustamist kontrolli üle mikrofoni ja kaamera seaded

Mida teha veebikoosoleku ajal?

• Tutvusta kava ja juhi kava järgi koosolekut
• Salvesta koosolekut
• Jaga materjale, millest räägitakse
• Tee kokkuvõte ja lepi kokku järgmised tegevused

Pärast koosolekut

• Lepi kokku jätkukoosolek
• Jaga esitatud materjale

Artikkel ilmus algselt Veebimajutus.ee blogis.