Toome teieni kolm edulugu, kuidas kodumaised ettevõtted on lepingutega seonduvaid protsesse Agrello lepinguhalduse platvormi kasutades kiirendanud. Fookuses on lepingute ettevalmistamine, allkirjastamisele saatmine, allkirjastamine ning hoiustamine.
Igal ettevõttel on oma ettekujutus ja praktika, kuidas protsessid võiksid välja näha. Samuti esinevad ettevõtetes sõltuvalt äri olemusest erinevad probleemid, mis kõik vajavad lahendamist. Seetõttu on ka kolm kogemust täiesti omanäolised ning lahendavad erinevaid kitsaskohti.
Disainkeriste tootja HUUM uuendas üle 100 lepingu korraga
Vahel võib juhtuda, et korraga vajab uuendamist suur hulk lepinguid, mis ükshaaval ette valmistades tähendaks tundidepikkust administratiivset tööd. Kuna lepingupõhjad on reeglina standardsed ning klientide info juba varasemalt olemas, tuleks mõelda, kuidas saaks olemasolevat ära kasutades protsessi automaatselt läbi viia.
HUUM on rahvusvahelistelt edukas Eesti kerisetootja, kelle disainkeriste ja innovaatiliste sauna juhtsüsteemide edasimüüjad asuvad 23 riigis üle maailma. Kui uuendamist vajas korraga üle 100 müügilepingu erinevates müügipiirkondades, pöörduti abi saamiseks Agrello poole.
Olenevalt müügipiirkonnast oli vaja ette valmistada 3–4 lepingupõhja, mis pärast Agrello platvormile üles laadimist muutusid täidetavateks lepingupõhjadeks. Kuna kõik kliendiandmed olid juba olemas, tuli võtta vastava müügipiirkonna klientide andmetega Exceli fail ning sellele toetudes luua korraga suur hulk lepinguid.
Agrello abil sai vaid paari klikiga tõmmata Excelis olevad andmed välja ja saata need lepingupõhjal õigetesse lahtritesse. Hulgi loodud lepinguid saab enne välja saatmist veel üle kontrollida ning seejärel allkirjastamisele saata.
Allkirjastamine on mugav nii kohalikele Eesti klientidele, kes saavad seda teha kasutades Mobiil-ID või Smart-ID lahendusi või välismaistele partneritele, kelle jaoks on saadaval Agrello allkiri.
Horeca Services hoidis lepingute ettevalmistamiselt kokku hulgaliselt aega
Põhiline ajakulu ühe lepingu allkirjastamise teekonnal on lepingu ettevalmistamine, eriti kui lepinguid tuleb sõlmida sageli ja suures mahus. Horeca Services OÜ on puuviljade ja toidukaupade hulgimüügiga tegelev Eesti ettevõte, kellel on väga suur kliendibaas.
Horeca juhatuse liige Raul Vaet defineeris lepingute sõlmimisega seotud probleemi järgmiselt: “Horeca kliendilepingute maht oli suur ning vajadus oli seda protsessi kiirendada ja lihtsustada ning saada edaspidi ülevaade, millised lepingud on millises faasis ning kelle poolt allkirjastud.”
Manuaalne dokumentide koostamine ja e-postiga allkirjastamisele saatmine võttis liiga kaua aega ning puudus ka hea ülevaade dokumentide staatusest. Neile probleemidele leidis Horeca lihtsa lahenduse kasutades Agrellot.
Agrello meeskond aitas Horecal luua olemasolevatele Microsoft Wordi lepingupõhjadele dünaamilised täidetavad väljad. Selleks oli vaja kasutada loogelisi sulge kohtades, mida hiljem täita soovitakse.
Agrello platvormile üles laadides saab müügimeeskond tühja lepingupõhja abil edaspidi luua uusi dokumente, täita sellel väljad kliendiinfoga platvormilt lahkumata ning seejärel lepingu koheselt allkirjastamisele saata. Seega toimub kogu lepingu loomise ja allkirjastamisele saatmise protsess mugavalt ühes keskkonnas ning sellega hoitakse varasemaga võrreldes oluliselt aega kokku. Samuti on dokumentidei staatusest olemas hea ja kiire ülevaade.
Pidula WakePark loob kliendilepinguid broneerimissüsteemi vormide põhjal
Mõne ärimudeli puhul on enne teenuse osutamist lisaks müügitööle vajalik võtta kliendilt teenusepakkuja kaitseks kinnitus kasutustingimustega nõustumiseks. Seejuures on oluline, et nõusolek oleks dokumenteeritud ja säilitatav.
Üks sellise teenuse näide on Saaremaal vanadele kalakasvatustiikidele rajatud Pidula WakePark, mis pakub nii algajatele kui ka professionaalidele mõnusat võimalust wake’imise harrastamiseks.
Tipphooajal on wakepargis väga kiired ajad, sest hooaeg on lühike ja huvilisi palju. Juunikuust augustini külastab parki keskmiselt 300 klienti kuus, seega on kogu personal väga hõivatud ning paberimajandusega tegelemiseks aega ei jää. Küll aga peab iga wakepargi külastaja enne rajale pääsemist allkirjastama pargi kasutamise lepingu, millega klient kinnitab, et on võimalikest wakepargi kasutamise riskidest aru saanud, ning lubab tingimusi täita.
Lepingute väljatrükkimine, paberil allkirjastamine ning hiljem paberlepingute haldamine on küllaltki tüütu ja ajamahukas ning kiirem ja efektiivsem lahendus leiti koostöös Agrelloga.
Pidula WakePark kasutab broneerimissüsteemi, mille abil on külastajatel võimalik nende kodulehel endale sobiv aeg broneerida ning selle käigus täidab klient broneerimisvormi oma andmetega. Kõige efektiivsem lahendus oli Agrello ja broneerimissüsteemi ühendamine läbi Zapieri selliselt, et kliendi poolt broneerimisvormile sisestatud info liiguks automaatselt pargi kasutamise lepingule. Pärast vormi täitmist saab klient e-posti aadressile kutse dokumendi allkirjastamiseks, mida Agrello platvormil on võimalik teha Agrello allkirja, Smart-ID või Mobiil-IDga.
Dokumendid salvestuvad wakepargi kausta Agrello platvormil ning iga dokumendi nimeks saab automaatselt selle kliendi nimi, et oleks võimalik hiljem lihtsalt dokumente leida ning korduvate klientide puhul ei ole vaja enam igal kasutuskorral uut lepingut allkirjastada. Samuti on wakepargil Agrello töölaua vaadet kasutades hea üldine ülevaade, millised pargi kasutamise lepingud on allkirjastatud ja millised mitte.
Töö lepingutega saab muuta efektiivsemaks ja kiiremaks
Ülaltoodud edulood annavad aimu ja inspiratsiooni, et lepingutega tööd on võimalik kiiremaks muuta väga erinevates valdkondades ning erinevate ärimudelite ja olukordade puhul.
Kui sind selle artikli lood ei kõnetanud, siis kirjelda meile oma lepingutega seotud protsessi ning mõtleme välja, kuidas saaksime sulle abiks olla. Võta ühendust harry@agrello.io.
